Aby przedsiębiorstwo mogło operować w KSeF, czyli generować, otrzymywać faktury lub przyznawać dostęp do KSeF (przykładowo, swoim pracownikom lub firmie księgowej), musi w pierwszej kolejności przejść proces identyfikacji w obszarze tzw. uprawnień właścicielskich. Następnie, w dalszej kolejności, może autoryzować personel. Im szybciej to wykonasz, tym korzystniej, ponieważ już teraz pojawiają się trudności.
- W przypadku działalności gospodarczych prowadzonych jednoosobowo, wejście do KSeF wymaga weryfikacji za pomocą profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego
- Dla firm, obligatoryjnym krokiem jest wskazanie menedżera systemu lub/i nabycie pieczęci elektronicznej
- Dysponując certyfikatem KSeF, istnieje możliwość wykorzystania zewnętrznych narzędzi do administracji systemem i wystawiania faktur w trybie offline
- Więcej tego rodzaju wiadomości odnajdziesz na portalu Businessinsider.com.pl
Wejście do Krajowego Systemu e-Faktur to kluczowa kwestia. Każdy podmiot gospodarczy, posiadający NIP, ma już założone konto w systemie. Aby uzyskać do niego dostęp, wystarczy zweryfikować swoją tożsamość w KSeF. Jak to zrealizować? To zależy od formy prawnej prowadzonej działalności.
Zobacz też: Wydatki pracownicze w KSeF. Tak to trzeba robić
Jak uzyskać dostęp do KSeF 2.0, jeśli prowadzisz JDG
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, to wystarczy zalogować się do KSeF poprzez nieodpłatne instrumenty udostępniane przez Ministerstwo Finansów: Aplikację Podatnika KSeF 2.0 (lub Aplikację mobilną KSeF 2.0, od 1 lutego 2026 r. Ministerstwo planuje opublikować jej nową edycję) lub e-mikrofirmę.
Można zalogować się do nich, używając podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Po zalogowaniu automatycznie uzyskujesz tzw. uprawnienia właścicielskie. Następnie możesz pozyskać certyfikat do KSeF (jest w większości przypadków niezbędny, jeśli chcesz korzystać z komercyjnych programów do KSeF) i nadawać uprawnienia np. swoim pracownikom lub firmie księgowej. W tym celu należy zalogować się do Modułu Certyfikatu i Uprawnień (MCU), przez stronę: https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/ i przypisać stosowne uprawnienia (np. do przesyłania i odbioru faktur) oraz wygenerować własny certyfikat. Jak akcentuje Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt, MCU funkcjonuje jednak tylko do 31 stycznia 2026 r., a od 1 lutego 2026 r. będzie fragmentem Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Jak uzyskać dostęp do KSeF 2.0 w spółkach
Spółki muszą desygnować osobę, która będzie upoważniona do KSeF (tzw. administratora KSeF). Najlepiej, jeśli będzie to członek zarządu lub udziałowiec spółki. Chodzi o pierwszą osobę, która będzie odpowiedzialna za KSeF i która będzie mogła delegować dalsze uprawnienia. Alternatywnie spółka może nabyć pieczęć elektroniczną. Niemniej, jak wspomina Piotr Juszczyk, spółki mogą operować równolegle na pieczęci, jak i poprzez wyznaczonego administratora, obie formy się uzupełniają.
Jeśli firma pragnie wyznaczyć osobę do KSeF, to w pierwszej kolejności musi przesłać formularz ZAW-FA. Można to uczynić w klasycznej formie, w urzędzie skarbowym lub elektronicznie poprzez e-Urząd Skarbowy. W formularzu należy zatem wskazać osobę (np. członka zarządu, właściciela, udziałowca spółki), która uzyska dostęp właścicielski (administratora KseF). Jak wyjaśnia Piotr Juszczyk, urząd musi następnie potwierdzić (np. drogą mailową), że dana osoba dysponuje upoważnieniem, a to może zająć pewien czas (obecnie nawet kilkanaście dni).
Po otrzymaniu potwierdzenia osoba upoważniona do KseF (administrator) będzie zobowiązana zalogować się do Modułu Certyfikatu i Uprawnień (MCU). Po zalogowaniu się do MCU użytkownik ma możliwość:
- zarządzać dostępami użytkowników systemu,
- składać podania o certyfikaty,
- pobierać przyznane certyfikaty.
Aby zalogować się do MCU, wystarczy przejść do aplikacji, czyli zalogować się przez stronę: https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu/.
Administrator KSeF, czyli np. właściciel spółki lub członek zarządu może później przyznawać dostępy do KSeF kolejnym osobom, np. pracownikom lub firmie księgowej.
Spółka wykorzystująca pieczęć elektroniczną może również wygenerować certyfikat podmiotu. Po utworzeniu certyfikatu należy go jeszcze wczytać do programu obsługującego KSeF, z którego korzysta firma.
Jak wyjaśnia Bartosz Zaborowski, partner w WZ Partners na LinkedIn, należy także pamiętać, że jeśli właściciel/członek zarządu pragnie mieć prawo do generowania i odbierania faktur, i złoży wniosek ZAW-FA przed 1 lutego, to musi jeszcze w Module Certyfikatu i Uprawnień nadać samemu sobie uprawnienia do pobierania/wystawiania faktur. Dopiero od 1 lutego rejestracja ZAW-FA złożonych po tym terminie będzie równoznaczna z przyznaniem pełnego zestawu uprawnień.
Spółki mogą także wykorzystać pieczęć elektroniczną. Jest to rodzaj podpisu elektronicznego dla całej spółki (każda osoba używająca pieczęci może zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0). Według Janiny Fornalik, korzystniejszym rozwiązaniem (choć też niepozbawionym wad) jest pieczęć. Z kilku powodów. — Po pierwsze, procesowanie formularza ZAW-FA może aktualnie być przedłużone. W zależności od urzędu skarbowego trwa nawet do kilkunastu dni. Pieczęcią natomiast od razu można dokonać uwierzytelnienia w systemie — zaznacza Janina Fornalik. Jakie są pozostałe atuty pieczęci? Informowaliśmy o tym w publikacji: Wydatki pracownicze w KSeF. Tak to trzeba robić
Jakie uprawnienia można nadać pracownikom lub biuru rachunkowemu
Zarówno w przypadku JDG, jak i spółek, osoby zalogowane do KSeF lub firma dysponująca pieczęcią elektroniczną, mogą przypisywać dalsze uprawnienia. Można to wykonać w Module Certyfikatu i Uprawnień (MCU).
W KSeF można przyznać pracownikom, współpracownikom lub firmie księgowej kilka typów uprawnień (należy więc podjąć decyzję, komu, jakie uprawnienie zamierzamy przyznać):
- do przyznawania, modyfikacji i odbierania uprawnień innym osobom (np. księgowej),
- do generowania faktur w KSeF,
- do wglądu do faktur w KSeF,
- do samofakturowania.
Jeśli masz oprogramowanie komercyjne, to uzyskaj certyfikat do KSeF
Podatnicy, którzy już posiadają lub planują nabyć oprogramowanie zewnętrzne/komercyjne do KSeF, będą do tego potrzebowali certyfikatu. Odgrywa on w KSeF dwie role. Przede wszystkim, jest on nieodzowny, jeśli korzystasz z oprogramowania komercyjnego do KSeF. Za jego pośrednictwem program zintegruje się bowiem z KSeF. W przypadku firm, do utworzenia certyfikatu na nią, konieczna na obecną chwilę jest pieczęć elektroniczna.
Druga rola certyfikatu dotyczy generowania faktur w trybie offline i ich wizualizacji. Dzięki niemu podatnicy będą mogli generować faktury, w sytuacji, gdy np. KSeF ulegnie awarii i przesłać jej wizualizację.
Jeśli zalogowałeś się do systemu, innymi słowy uwierzytelniłeś się w KSeF, przyznałeś uprawnienia do KSeF, dysponujesz certyfikatem, to firma jest przygotowana na KSeF.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.