Krajowy System e-Faktur to przede wszystkim zmiana dla firm i to one odczują ją szczególnie już 1 lutego. Specjaliści przewidują więc pewne komplikacje, ponieważ w obiegu znajdą się wszelkie możliwe typy faktur. Zapewniają jednak, że przedsiębiorstwa nie zostaną sparaliżowane, a ekonomia wciąż będzie działać.
— Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF 1 lutego coraz częściej klienci otrzymają zamiast faktury papierowej lub PDF, jedynie numer faktury w systemie KSeF. Przez jakiś czas będziemy jednakże dysponować równocześnie: fakturami z KSeF, tradycyjnymi, PDF-ami i będą one generowane w różnych modelach — wyjaśnia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt.
Podobnie Łukasz Krasowski, doradca podatkowy i radca prawny z Kancelarii LTCA potwierdza, że od 1 lutego w użyciu będziemy mieli pełen zakres faktur, od tych papierowych przez elektroniczne, aż po te z KSeF. — Będą się one między sobą różnić nie tylko zawartością danych, ale także zmieni się ich wygląd zewnętrzny. Może to spowodować znaczny chaos w temacie poprawnego dokumentowania transakcji, z którym podatnicy będą musieli poradzić sobie samodzielnie — zaznacza Krasowski.
Eksperci jednak uspokajają, że biznesy i cała gospodarka nie zatrzymają się z powodu KSeF.
Czytaj też: Wydatki pracownicze w KSeF. Tak to trzeba robić
Jakie faktury będą w obiegu od 1 lutego
Według Piotra Juszczyka, jeśli potrzebna jest faktura, to od 1 lutego coraz powszechniejsza będzie faktura z KSeF, nawet jeśli końcowym odbiorcą jest osoba fizyczna, czyli konsument.
— Osoby fizyczne od dużych dostawców mediów (energii elektrycznej, gazu, ogrzewania) będą także otrzymywać faktury, które będą wystawiane w KSeF — podkreśla Piotr Juszczyk.
Faktury dla konsumentów będą jednak w KSeF opcjonalne.
Jak mówi ekspert, dobrą informacją jest fakt, że nabywcy-konsumenci, nieprowadzący działalności, nie będą musieli pobierać faktur z KSeF. Dostaną ją w sposób ustalony z sprzedawcami. — Faktury dla osób fizycznych w KSeF będą się pojawiać opcjonalnie, lecz w mojej opinii wiele firm jednak zdecyduje się na wystawianie w KSeF, by uniknąć dualizmu w wystawianiu faktur (w KSeF i poza systemem) — sądzi Piotr Juszczyk.
Jak dodaje Łukasz Krasowski, od 1 lutego często nie dostaniemy już faktury “do ręki” czy na adres e-mail, ponieważ sprzedawca nie będzie miał takiego obowiązku. W większości przypadków dotyczących relacji B2B dopóki faktura nie znajdzie się w KSeF, sprzedawca nie będzie mógł nam udostępnić jej wizualizacji — ewentualnie będzie mógł wydać nam potwierdzenie transakcji (to coś odmiennego niż wizualizacja — przyp. red.). — Mniejszy problem wystąpi, gdy wystawca natychmiast wyśle fakturę do KSeF, ale jeśli opóźni ten proces, nabywca będzie musiał zaczekać na moment, gdy faktura pojawi się w systemie — stwierdza Krasowski.
Co, jeśli firmy nie przygotują się do KSeF do 1 lutego?
— Jeżeli firma nie wdroży KSeF na 1 lutego 2026 r., normalne funkcjonowanie nie zostanie zakłócone. Sklepy będą kontynuować sprzedaż, szkoły będą otwarte, usługi będą świadczone. Jednakże początkowo wszystkie faktury będą w obiegu, co może wywoływać wrażenie nieporządku. Rok 2026 będzie rokiem szczególnym — odpowiada Juszczyk.
Należy pamiętać, że w 2026 r. nie będą nakładane kary za generowanie faktur poza KSeF. Jeśli firma otrzyma fakturę spoza KSeF, nadal będzie miała możliwość odliczenia VAT oraz zakwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Z KAS także napływają zapewnienia, że przedsiębiorcy nie będą karani za brak przystąpienia do KSeF w 2026 r. — Wynika to z regulacji, które prezydent podpisał latem 2025 r. — zaznacza Piotr Juszczyk.
Jak tłumaczy Łukasz Krasowski, taka amnestia i łagodne traktowanie podatników wynika z faktu, że wszyscy będziemy się tego systemu uczyć i to dopiero w momencie, gdy on realnie zacznie działać.
Czy lepiej nie dołączać do KSeF w 2026 r.?
Brak kar nie oznacza, że można KSeF zlekceważyć. Informowaliśmy o tym W TYM ARTYKULE.
— Biorąc pod uwagę treść przepisów (i to nie tylko ustawy o VAT) doradzałbym zachowanie rozwagi przed stwierdzeniem, że skoro nie będziemy karani za nieprzystąpienie do KSeF, to możemy jeszcze zaczekać i zobaczymy, jak system rozwinie się pod koniec roku — mówi Łukasz Krasowski.
Przypomina, że faktury trzeba będzie nie tylko wystawiać w KSeF, ale także odbierać faktury kosztowe. — To oznacza, że musimy regularnie sprawdzać, czy nie otrzymaliśmy od kontrahenta faktury, za którą trzeba zapłacić. Zakładam więc, że każdy, w miarę możliwości, będzie stopniowo próbował dostosować się do nowego sposobu fakturowania, a to oznacza, że KSeF nie wstrzyma obrotu gospodarczego — uważa Łukasz Krasowski.
Z drugiej strony — dodaje Piotr Juszczyk — słyszymy, że Ministerstwo Finansów wycofuje się w sprawie KSeF. Tak informuje Krzysztof Bosak, jeden z liderów Konfederacji, na portalu X.
— To pokazuje, jaka jest świadomość dotycząca KSeF, a jednocześnie niepoważne podejście do tej rewolucji. Nie zaskakuje mnie więc, że przedsiębiorstwa odkładają na ostatni moment wdrożenie KSeF — komentuje ekspert.
Piotr Juszczyk podkreśla, że bardzo ważne jest to, że faktura, która nie zostanie przesłana do KSeF, w wielu sytuacjach będzie wywoływała niepewność. Warto więc być w KSeF — przyznaje doradca podatkowy.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.