Udało się! System jest sprawny. Tuż po północy wystawiłem swoją pierwszą fakturę w Krajowym Systemie e‑Faktur. Całość zajęła mi 30 minut! Muszę jednak przyznać, że parę aspektów mnie zaskoczyło. W ten sposób o swoich debiutanckich doświadczeniach z KSeF mówi pan Marek — przedsiębiorca, subskrybent Business Insider Polska i nasz “tester” rządowego narzędzia. Zleciliśmy mu, by osobiście przekonał się, jak wygląda w praktyce procedura generowania e‑faktury. Poniżej jego raport.
— KSeF nie stanowił dla mnie kompletnej nowości. Na początku stycznia wszedłem pierwszy raz do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Nie generowałem wtedy jednak żadnych dokumentów, jedynie zweryfikowałem logowanie, kreowanie certyfikatów oraz nadawanie upoważnień — stwierdza pan Marek, mikroprzedsiębiorca.
Dopiero dzisiaj po raz pierwszy wygenerował pełnoprawną fakturę. Co go zaskoczyło najbardziej?
— Gdy zwróciliście się do mnie z prośbą o pomoc, pomyślałem: nie będę czekał do godziny dwunastej w nocy. Byłem pewien, że Ministerstwo Finansów uruchomi system wcześniej, aby istniała możliwość jego spokojnego sprawdzenia. Natomiast w sobotę, do północy, na stronie KSeF nadal widniał komunikat o “przerwie technicznej” — relacjonuje pan Marek.
Na właściwej witrynie, czyli w aplikacji podatnika, wyświetlała się informacja o systemie w trakcie budowy. Jednakże po północy aplikacja podatnika zaczęła funkcjonować.
Czytaj też: Startuje rewolucja, czyli KSeF. Chcesz być przygotowany? Przeczytaj
Z kolei na portalu informacyjnym o KSeF pojawił się przycisk kierujący do strony logowania.
Logowanie. Tu nie było żadnych trudności
Aby uzyskać dostęp do KSeF, konieczna jest autoryzacja. Dostępne są dwie opcje: certyfikat kwalifikowany (płatny podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna) oraz profil zaufany (darmowa).
Pan Marek zalogował się do KSeF za pomocą profilu zaufanego i bankowości elektronicznej.
— Dość często korzystam z e-administracji, dlatego nie napotkałem tu żadnych problemów, chociaż dla niektórych zaskoczeniem może być podpisywanie jakiegoś “dziwnego” dokumentu. Należy jednak postępować zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi przez system — opowiada.
Aby móc korzystać z systemu, należy podać NIP firmy. Następnie pojawi się okno uwierzytelniania.
Pan Marek wybrał profil zaufany i bankowość elektroniczną, w związku z czym za ich pomocą podpisał dokument, wprowadził otrzymany kod SMS i dotarł do głównego ekranu KSeF.
Po lewej stronie widoczne jest pionowe menu, w którym na pierwszym miejscu znajdują się Faktury, a poniżej — Historia sesji, Uprawnienia, Tokeny oraz Certyfikaty.
Zobacz też: KSeF startuje 1 lutego. Sprawdź, co powinieneś o nim wiedzieć
W centralnej części strony znajduje się opis funkcjonowania Krajowego Systemu e‑Faktur — przypomnienie, że służy on do generowania, wysyłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. To właśnie stąd użytkownik rozpoczyna cały proces tworzenia faktury.
Generowanie faktury. Szeroki wybór opcji
Po przejściu do zakładki Faktury, pana Marka zaskoczyła ilość dostępnych opcji.
Dotychczas pan Marek korzystał z komercyjnego programu do fakturowania. Tam wszystko było uproszczone: program automatycznie nadawał numer faktury, datę, termin płatności był do wyboru w dniach, kontrahenta wybierało się z zapisanej listy, a przedsiębiorca wpisywał wyłącznie nazwę usługi i kwotę.
W KSeF sytuacja wygląda inaczej. Już na samym początku należy wybrać jeden z czterech typów faktury: podstawową, zaliczkową, rozliczeniową lub korygującą.
— W tym przypadku wybór był prosty: faktura podstawowa — mówi pan Marek.
Zobacz też: Czy będziesz mógł odliczyć VAT z faktury spoza KSeF? Sprawdź
Formularz uproszczony czy rozszerzony
Kolejny krok okazał się mniej intuicyjny. System wymaga dokonania wyboru między formularzem uproszczonym a rozszerzonym.
— Wybrałem uproszczony, zupełnie na ślepo. Nie wiem, czym się one różnią — przyznaje.
Formularz uproszczony pomija wiele rozbudowanych pól dostępnych w formularzu rozszerzonym, takich jak adnotacje, numery WZ, dane dotyczące transportu. Jednakże brakuje takiej informacji, takiego wyjaśnienia.
— Następnie musiałem wprowadzić numer faktury. Na początku wpisałem 1, ponieważ to pierwsza faktura w lutym. Potem jednak doszedłem do wniosku, że to przecież pierwsza z wielu faktur i nadałem numer zgodny z systemem, którego używam, czyli 00001/02/2026 — relacjonuje pan Marek.
Warto wiedzieć, że numer faktury nadany przez sprzedawcę różni się od unikalnego identyfikatora faktury w KSeF — ten system generuje automatycznie dopiero po prawidłowym przesłaniu dokumentu.
Następnie pan Marek musiał wybrać datę wystawienia, lecz zaniepokoił go dopisek “z zastrzeżeniem art. 106na ustawy o VAT”.
— Nie znałem tego przepisu, więc sprawdziłem w internecie. Okazuje się, że oznacza to po prostu, że faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Byłem tym zaskoczony, gdyż komunikat w systemie był bardzo nieprecyzyjny — opisuje.
Następnym etapem w procesie generowania jest wybór daty lub okresu, którego dotyczy faktura.
— I znów zaskoczenie. Wybrałem fakturę podstawową, więc oczekiwałem, że zobaczę tylko opcje, które jej dotyczą. Mimo to system wyświetlił ich więcej — opowiada.
Chodzi o to, że “Okres, którego dotyczy faktura” wymaga wprowadzenia daty początkowej i końcowej. Brak jednej z nich uniemożliwi przejście do następnego ekranu.
Następnie przyszła kolej na wybór waluty. Dopiero po około kwadransie pan Marek dotarł do rubryki: “nazwa towaru lub usługi”.
— Na szczęście VAT system wyliczył automatycznie — dodaje.
Niedługo potem pojawiły się kolejne trudności. System zapytał o “informacje dodatkowe na fakturze”.
— Nie miałem pojęcia, co powinienem tam wpisać, więc na początku poszukałem informacji, ale ostatecznie to pominąłem — stwierdza.
Termin i forma zapłaty
Następnie przeszedł do sekcji dotyczącej płatności — i tutaj również czekała go niespodzianka.
— Zazwyczaj wpisuję po prostu termin płatności. Natomiast w KSeF to był oddzielny, opcjonalny punkt z wieloma możliwościami. Najgorsze jednak było to, że musiałem samodzielnie wybrać datę płatności z kalendarza. W moim programie wystarczy wybrać 7, 14, 30 lub 60 dni. Tutaj muszę obliczyć, kiedy dokładnie mija 14 dni — denerwuje się pan Marek.
Potem pan Marek musiał podać numer konta.
— Nie znam go na pamięć, więc znowu musiałem go szukać i tracić kolejne minuty. Przecież fiskus ma numer mojego konta, mógłby opcjonalnie go podpowiedzieć — komentuje.
Sprzedawca i nabywca
Ogromnym zaskoczeniem było to, że system po raz kolejny poprosił o podanie NIP‑u i adresu sprzedawcy.
— Wystawiam fakturę jako zalogowany, uwierzytelniony użytkownik. System wie, kim jestem, do jakiego podmiotu mam uprawnienia i jakie. Kompletnie nie rozumiem, dlaczego muszę jeszcze raz wprowadzać NIP, i nie mogę go nawet skopiować — mówi pan Marek. Na szczęście po jego uzupełnieniu system sam pobierze pozostałe dane adresowe.
Na koniec KSeF poprosił o zaznaczenie, czy nabywca jest jednostką samorządu terytorialnego lub członkiem grupy VAT. Największa niespodzianka nastąpiła chwilę później.
— Proszę sobie wyobrazić, że podczas wystawiania mogłem pobrać fakturę w formacie XML, ale nie miałem możliwości zobaczenia jej wizualizacji, aby upewnić się, czy wszystko zrobiłem poprawnie na każdym etapie. Podgląd faktury pojawił się dopiero na samym końcu — żali się pan Marek.
Nalega, by przed kliknięciem przycisku “wystaw fakturę” dokładnie wszystko sprawdzić. W razie pomyłki konieczne jest wystawienie faktury korygującej, na rozszerzonym formularzu.
Wysłałem pierwszą fakturę do KSeF
Ostatecznie udało mu się przejść przez wszystkie etapy i wysłać pierwszą fakturę do KSeF.
— Po kilkunastu sekundach system wygenerował numer KSeF faktury, a dokument pojawił się na liście wystawionych — relacjonuje pan Marek.
Aby ją zobaczyć, musiał przejść do “Listy faktur”. Stamtąd można pobrać zarówno e-fakturę w pliku XML, jak i jej wizualizację, przypominającą dotychczasowe faktury.
Ponieważ pierwsza próba zakończyła się sukcesem, pan Marek zdecydował się sprawdzić proces jeszcze raz.
— Ale gdy zobaczyłem, że muszę ponownie wpisywać wszystkie dane od początku, w tym pamiętać, jaki jest kolejny numer faktury, ponieważ system nie przypisuje automatycznie następnego numeru faktury, zrezygnowałem — podsumowuje.
Jednakże po kliknięciu numeru faktury na liście faktur wyświetli się jej wizualizacja i opcja “wystaw podobną fakturę” z tymi samymi danymi. To może ułatwić proces, jednak numer nowej faktury nadal trzeba wprowadzić ręcznie.
Wnioski. System funkcjonuje, ale ma wady
— System wystartował po północy i działa, ale ma swoje mankamenty. Kilka kwestii mnie zaskoczyło i rozczarowało. Pół godziny na fakturę to długo, lecz to była moja pierwsza faktura i musiałem pewne rzeczy zweryfikować. Przypuszczam, że z czasem nabrałbym wprawy — mówi pan Marek.
Rozumie, że system dopiero zaczyna, że to bardzo duże, trudne i skomplikowane przedsięwzięcie, lecz jego zdaniem sam proces wystawiania faktury mógłby być lepiej przygotowany.
— Brakuje pewnych udogodnień oraz jasnych i zrozumiałych wskazówek. Z perspektywy czasu uważam, że MF powinno efektywniej zachęcać do korzystania z wersji testowej. Skoro państwo zmusza mnie do korzystania z KSeF, powinno zaoferować narzędzie na miarę XXI wieku. Brakuje tu rozwiązań, które są standardem w komercyjnych programach — kwituje pan Marek.
Tak prezentuje się faktura ustrukturyzowana:
Wizualizacja takiej ustrukturyzowanej e-faktury wygląda podobnie jak tradycyjna faktura.
Jedynie pod numerem faktury pojawia się numer KSeF — wpisując go w systemie, można ją obejrzeć bez konieczności logowania.
Podglądanie faktur? Z kodem QR jest to aż nazbyt proste
Wyszukiwanie faktur w KSeF bezpośrednio przez osoby niezalogowane za pośrednictwem portalu wymaga wprowadzenia szczegółowych danych — numeru nadanego przez sprzedawcę, identyfikatora podatkowego nabywcy oraz kwoty należności. W praktyce dużo łatwiej jest uzyskać dostęp do e‑dokumentu poprzez… kod QR.
Każda faktura generowana w KSeF posiada przypisany kod QR, a jego zeskanowanie natychmiast przekierowuje użytkownika do portalu, gdzie można zobaczyć numer KSeF faktury i NIP sprzedawcy. Aby pobrać wizualizację, należy podać szczegółowe dane z faktury.
— Zeskanowałem kod QR za pomocą przeglądarki i natychmiast zostałem przekierowany na portal KSeF. Wyświetliły się informacje dotyczące faktury oraz opcja pobrania. To działa sprawnie i szybko. Zatem, jeżeli komuś zależy na ochronie prywatności lub zachowaniu tajemnicy handlowej, powinien uważać, komu udostępnia wizualizację e‑faktury z kodem QR — ostrzega pan Marek, użytkownik systemu.
Doradca podatkowy Małgorzata Samborska podkreśla, że kod z e‑faktury nie jest kodem płatniczym, w związku z czym nie należy go skanować w aplikacjach płatniczych ani traktować jako linku do szybkiego przelewu.
x.com
Na prośbę pana Marka numer KSeF wystawionej przez niego faktury został zmieniony.
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.