KSeF: Poważne zagrożenia. Jak postąpić w przypadku awarii systemu, gdy wysyłka towaru jest niezbędna? Tryb offline i faktury zastępcze – praktyczne wskazówki.

Wkraczamy dynamicznie w epokę obligatoryjnego KSeF. Wszyscy w Polsce będą korzystać z jednolitej, centralnej platformy do generowania oraz przyjmowania faktur. Jakie są tego implikacje? Najprawdopodobniej takie, że system ten w pierwszych dniach, a nawet tygodniach, może nie podołać obciążeniu, będzie wykazywał błędy lub przestanie działać.

Temat: Największe ryzyka KSeF: Co zrobić, gdy system padnie, a towar musi wyjechać z magazynu? Procedury offline i faktury awaryjne – praktyczny poradnik.

W takim przypadku procedury w trybie offline stają się kluczowe, umożliwiając wystawienie koniecznych faktur. Pojawia się także pytanie – jak postąpić, gdy KSeF jest niedostępny, a towar musi fizycznie opuścić magazyn? Niezależnie od tego, czy mówimy o działalności jednoosobowej, czy o dużym przedsiębiorstwie, wstrzymanie wysyłek, nawet na krótki czas, może skutkować znacznymi stratami finansowymi, karami umownymi lub przerwaniem łańcucha dostaw. W dalszej części artykułu wyjaśnię, czym są procedury offline oraz tzw. faktury rezerwowe, a także doradzę, jak przygotować firmę na sytuację braku dostępu do systemu.

KSeF a moment kreowania faktury

Należy na początku zaznaczyć, że w systemie obowiązkowego KSeF moment sporządzenia faktury jest nierozerwalnie związany z jej przesłaniem do systemu i przyznaniem numeru identyfikacyjnego. Oznacza to, że w momencie faktycznego wygenerowania faktury w systemie rachunkowym przedsiębiorcy, dokument ten jeszcze nie funkcjonuje w obiegu prawnym; staje się to dopiero w momencie skutecznego zatwierdzenia jej przez KSeF. Taka metoda fakturowania powoduje, że w przypadku niedostępności systemu – np. w trakcie awarii technicznej lub przerwy konserwacyjnej, albo w razie wystąpienia problemu z integracją API – przedsiębiorstwo traci możliwość wystawienia faktury w standardowym trybie, tj. online. Dla sektorów, w których dostawa towaru odbywa się natychmiast po transakcji, obowiązują rygorystyczne terminy realizacji, a wydanie towaru jest automatycznie połączone z dokumentacją sprzedażową, brak możliwości wystawienia faktury może nawet spowodować zatrzymanie działalności.

Czy bez faktury w KSeF produkt może opuścić magazyn?

W działalności gospodarczej faktura pełni różnorodne funkcje. Przede wszystkim, stanowi dowód sprzedaży (przychodu) dla celów fiskalnych, ale również stanowi podstawę rozliczeń pomiędzy stronami oraz bywa dokumentem kontrolnym podczas transportu towarów. Równocześnie, prawo podatkowe nie warunkuje samego przekazania towaru od posiadania faktury VAT. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą faktur to jedna sprawa, a możliwość fizycznego wydania towaru – to druga kwestia. Przekazanie towaru może odbyć się na podstawie dokumentu WZ – wydanie zewnętrzne. Jednakże problem może się pojawić, jeśli regulacje wewnętrzne firmy lub wymagania kontrahentów i przewoźników wskazują na powiązanie faktury z wydaniem lub odbiorem towaru. W wielu sytuacjach bowiem:

system WMS (oprogramowanie do zarządzania operacjami magazynowymi) uniemożliwia wydanie towaru bez wprowadzenia numeru faktury;
kontrahenci żądają przedstawienia dokumentu sprzedaży przed akceptacją dostawy;
procedury zgodności w firmie wymagają wystawienia faktury przed realizacją wydania lub wysyłki towaru.

W takich okolicznościach awaria KSeF oznacza realne ryzyko wstrzymania operacji.

Procedury offline – czy stanowią wsparcie dla przedsiębiorcy?

Spójrzmy prawdzie w oczy, nikt (włączając w to twórców Krajowego Systemu) nie zakłada, że KSeF od samego początku będzie działał bez żadnych trudności technicznych, zawieszania się, blokowania czy wyłączania z powodu nadmiernego obciążenia ze strony użytkowników. Na szczęście przepisy regulujące pracę KSeF uwzględniają sytuacje, w których podatnicy mogą zastosować tzw. tryb offline oraz tryb awaryjny. Należy jednak pamiętać, że nie każde zakłócenie w działaniu systemu automatycznie uprawnia do skorzystania z tych opcji. Można wyróżnić dwa zasadnicze scenariusze, w których KSeF nie funkcjonuje. Pierwszy przypadek ma miejsce, gdy niedostępność KSeF wynika z działań administracji. Jeśli system jest niedostępny z przyczyn zależnych od administracji publicznej (np. awaria platformy), podatnik ma możliwość wystawienia faktury poza systemem, w tzw. trybie offline. Drugi scenariusz jest związany z problemami technicznymi po stronie podatnika, np.:

system księgowy przedsiębiorcy uległ awarii;
problem dotyczy integracji API;
wystąpiły braki personalne lub organizacyjne.

Procedura offline – w jaki sposób wystawić fakturę poza KSeF?

W zależności od przyczyny braku dostępu do KSeF, ustawodawca zdefiniował trzy tryby:

tryb offline,
tryb offline 24, oraz
tryb awaryjny.

Tryb offline – planowana niedostępność KSeF

Tryb offline jest przeznaczony dla sytuacji, w których KSeF jest niedostępny z powodu zaplanowanych prac konserwacyjnych, ogłoszonych przez Ministerstwo Finansów. W tej sytuacji faktura jest generowana poza systemem i musi być przekazana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy technicznej.

Tryb offline24 – w przypadku braku dostępu do internetu

Gdy przedsiębiorstwo traci połączenie z internetem, pomocny okazuje się tryb offline24. W takim przypadku fakturę można wygenerować lokalnie, z zachowaniem obowiązującej struktury FA(3), a następnie przesłać ją do KSeF, nie później niż kolejnego dnia roboczego.

Tryb awaryjny – nieoczekiwana awaria KSeF

Możliwa jest również sytuacja, gdy KSeF przestaje działać nagle, z przyczyn niezależnych od użytkowników. W takiej sytuacji Ministerstwo Finansów ogłasza awarię systemu. Właśnie wtedy podatnik może skorzystać z trybu awaryjnego. Faktury wystawione w tym trybie należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od momentu zakończenia awarii. Co istotne, dokument powinien być udostępniony nabywcy niezwłocznie po wystawieniu, w sposób uzgodniony przez strony, natomiast numer KSeF jest nadawany dopiero później. Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego zintegrowanego z KSeF może znacząco ułatwić pracę. 360 Księgowość oferuje bezpłatną integrację, a także tryb offline KSeF. Dodatkowo, dostępne jest bezpłatne wsparcie techniczne dla użytkowników programu.

Podsumowując

Podatnik sporządzający fakturę poza KSeF – niezależnie od tego, czy korzysta z trybu offline, offline24, czy awaryjnego – musi pamiętać, aby:

stosować aktualną strukturę logiczną e-faktury – FA(3);
wystawiać fakturę w formie elektronicznej;
zapewnić jej późniejsze przesłanie do KSeF, w celu uzyskania numeru identyfikującego (chyba, że przepisy ustawy o VAT zwalniają z tego obowiązku);
przekazać fakturę nabywcy w sposób wcześniej ustalony.

Termin przekazania faktury do KSeF

Fakturę wystawioną poza Krajowym Systemem e-Faktur należy przekazać do tego systemu bezzwłocznie, gdy tylko stanie się to możliwe. „Bezzwłocznie” w tym kontekście oznacza nie później niż następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia. Jest to zasada obowiązująca w trybie offline oraz offline 24. W przypadku procedury awaryjnej, fakturę należy przesłać do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. W sytuacji ogłoszenia tzw. całkowitej awarii KSeF (komunikowanej w mediach), faktur nie przekazuje się do KSeF.

Ważne! Jeśli w trakcie trwania 7-dniowego terminu pojawi się kolejny komunikat o awarii, termin ten jest liczony od momentu zakończenia ostatniej z ogłoszonych awarii.

Procedury offline – jak określić datę wystawienia faktury?

W trybie offline, offline24 oraz w trybie awaryjnym obowiązuje ta sama reguła. Datę wystawienia faktury podaje podatnik na fakturze. W KSeF jest to data wprowadzona w polu P_1 struktury logicznej FA. Zasada ta obowiązuje również, gdy faktura została wystawiona w trybie „online”, ale jej przesłanie do KSeF nastąpiło po dacie zadeklarowanej w polu P_1.

A co z datą otrzymania faktury przez nabywcę?

Podstawową zasadą jest to, że faktura wystawiona poza KSeF jest uznawana za otrzymaną w dniu przyznania jej numeru KSeF, pod warunkiem, że dociera do nabywcy za pośrednictwem systemu. Tak jest w trybie offline i offline24. Jeżeli jednak faktura jest wystawiana na rzecz podmiotów wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (m.in. podmioty zagraniczne, konsumenci, nabywcy bez NIP) i została udostępniona poza KSeF, za datę jej otrzymania uznaje się dzień faktycznego doręczenia faktury nabywcy, zgodnie z uzgodnionym sposobem. Dodatkowo, w trybie awaryjnym zakłada się, że jeżeli numer KSeF został nadany wcześniej, niż faktura faktycznie dotarła do nabywcy, decyduje data faktycznego otrzymania dokumentu.

Kody QR na fakturach offline i awaryjnych

Wszystkie trzy procedury offline są do siebie bardzo zbliżone, co dotyczy również tego aspektu. W każdym trybie faktura przekazywana nabywcy poza KSeF powinna zawierać dwa kody QR:

kod „Offline” – umożliwia dostęp do faktury w KSeF oraz sprawdzenie jej treści;
kod „Certyfikat” – służy do weryfikacji tożsamości wystawcy faktury.

Do wygenerowania drugiego kodu QR konieczne jest posiadanie certyfikatu KSeF.

Potwierdzenie transakcji

Jeśli faktura wystawiona poza KSeF nie posiada jeszcze numeru KSeF, a nabywcą jest krajowy podatnik z NIP, sprzedawca może wydać mu potwierdzenie transakcji. W trybie awaryjnym potwierdzenie transakcji może być wydane również wtedy, gdy faktura została udostępniona nabywcy w KSeF – jako dokument pomocniczy do momentu pełnej identyfikacji faktury w systemie.

Czy można wygenerować fakturę korygującą w trybach offline?

Okazuje się, że faktury korygujące mogą być generowane w trybie offline, offline24, jak i awaryjnym. Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej poza KSeF, wówczas w pierwszej kolejności należy przesłać fakturę pierwotną do KSeF i uzyskać jej numer, a dopiero później można sporządzić fakturę korygującą. W treści korekty należy uwzględnić numer KSeF faktury korygowanej. Należy pamiętać, że faktura korygująca także podlega obowiązkowi przesłania do KSeF w terminach określonych przepisami.

Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google. Artykuł sponsorowany Udostępnij artykuł Newsletter Bądź na bieżąco z informacjami ze świata biznesu i finansów Zapisz się