Jeśli chcesz otrzymywać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur, a także je w nim generować, masz dwie opcje. Po pierwsze, możesz użyć bezpłatnego programu do fakturowania, udostępnianego przez Ministerstwo Finansów od 1 lutego. Po drugie, możesz zdecydować się na komercyjne rozwiązanie programowe zintegrowane z KSeF. Niektórzy twórcy oferują darmowe wersje dla mniejszych przedsiębiorstw. Specjaliści radzą, na jakie funkcje zwrócić uwagę, planując zakup oprogramowania do KSeF.
Odpłatne programy posiadają jedną zasadniczą zaletę w porównaniu z systemem stworzonym przez rząd. Jest to powiadamianie o otrzymaniu faktury w KSeF i możliwości jej pobrania.
W narzędziach dawanych przez Ministerstwo Finansów taka opcja nie istnieje i nie będzie dostępna. Oznacza to, że nigdy nie otrzymasz notyfikacji o otrzymanej fakturze. Jest to zamierzone działanie resortu, co omówiliśmy w artykule pt. “Trudno ci się połapać w KSeF? Wyjaśniamy to z Ministerstwem Finansów”.
Z tego powodu w dalszej części artykułu doradzamy, jak wybrać odpłatne oprogramowanie do fakturowania w KSeF. Zapytaliśmy ekspertów, jakie funkcjonalności są istotne i konieczne.
Czytaj też: Będziesz mógł odliczyć VAT od faktury spoza KSeF? Sprawdź
Jak dopasować program do KSeF w zależności od skali działalności firmy
— Szukając rozwiązania w kwestii połączenia z KSeF należy przede wszystkim dostosować poziom jego złożoności i możliwości do rozmiaru firmy — mówi Magdalena Jaworska, doradca podatkowy i partner w Quidea.
— W mikro i małych firmach oprogramowanie do KSeF powinno obsługiwać pełny zakres opcji przewidzianych przez regulacje, a nie tylko podstawowe wystawianie i odbieranie faktur — dodaje Monika Bartosiewicz, doradca podatkowy i partner w Rödl Poland. Według ekspertki, najważniejsze są:
- możliwość tworzenia faktur online, faktur korygujących, zaliczkowych oraz zbiorczych,
- automatyczna weryfikacja dokumentów przed wysyłką,
- działanie w trybie awaryjnym z użyciem kodów QR,
- integracja z rachunkowością i biurem księgowym.
— Równie kluczowa jest opcja uzupełniania pól nieobowiązkowych, w tym informacji o roli podmiotu trzeciego uczestniczącego w transakcji czy dodatkowych informacji handlowych, które dla wielu firm mają wymiar praktyczny i dowodowy (np. o tym, kto zlecał towar lub usługę od kontrahenta) — mówi Monika Bartosiewicz.
Brak tych funkcji — dodaje — w części dostępnych obecnie systemów powoduje wzrost liczby dokumentów i ręcznych rozwiązań, a KSeF — zamiast ułatwiać procedury — może stać się kolejnym obciążeniem biurokratycznym dla najmniejszych firm.
Upewnij się, czy dostawca oprogramowania zapewnia pomoc i aktualizacje
Magda Jaworska również przedstawia listę funkcjonalności. Jej zdaniem istnieje kilka ogólnych aspektów, które należy wziąć pod uwagę przy dokonywaniu wyboru.
Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, na jakich warunkach dostawca oprogramowania oferuje wsparcie w przypadkach jakichkolwiek awarii/ niedostępności KSeF/ problemów w trakcie przesyłania faktur, czy taka pomoc jest dodatkowo płatna i jaki jest czas reakcji.
Ponadto dobrze jest sprawdzić, czy dostawca oprogramowania proponuje jego aktualizację w przypadku zmiany wymagań technicznych lub merytorycznych związanych z KSeF, na przykład w razie aktualizacji lub zmiany wymagań samego schematu (wzoru faktury ustrukturyzowanej).
Kolejną ważną funkcją jest możliwość tworzenia wizualizacji e-faktur. — Często podczas wdrożenia okazuje się, że tworzenie wizualizacji e‑faktur jest niedopracowane albo narzędzie w ogóle nie udostępnia tej funkcji. W praktyce oznacza to, że firma musi sama zapewnić szablon PDF, zgodny z wymogami KSeF (m.in. poprawne mapowanie pól XML, oznaczenia obowiązkowe i opcjonalne, oznaczenia nabywcy), co może generować dodatkowe koszty, czy ryzyko niezgodności między plikiem XML a wizualizacją — zwraca uwagę Magdalena Jaworska.
Co powinien robić program przed wysłaniem faktury do KSeF
Kolejna funkcja, którą powinno posiadać oprogramowanie do KSeF, dotyczy walidacji, czyli sprawdzania faktury przed jej wysłaniem do KSeF.
— Przedsiębiorcy powinni wiedzieć, czy w ramach dostępu do oprogramowania mają także zapewnioną bezpłatną funkcję w zakresie wstępnej walidacji (sprawdzenia) przygotowanych plików .xml, zanim zostaną one wysłane do KSeF. Taka funkcja pozwala podatnikom na weryfikację poprawności technicznej plików — mówi Magdalena Jaworska. Ekspertka zaznacza, że w ramach niektórych dostępnych narzędzi do walidacji przeprowadzane są również merytoryczne (biznesowe) kontrole przygotowanych faktur, np. weryfikacja wartości stawek, poprawności dat, ogólna weryfikacja spójności danych, eliminacja ryzyka ewentualnych powielonych faktur, zanim trafią do KSeF itp.
Magdalena Jaworska dodaje, że warto również zwrócić uwagę na:
- dodatkowe koszty, związane z dostępem do dodatkowych funkcji lub dodatkowego wsparcia podczas awarii,
- ogólną funkcjonalność i to, czy obsługa programu jest prosta,
- czy aktualizacje są dodatkowo płatne,
- jaki jest czas wdrożenia.
— Niezwykle istotne jest także zapoznanie się z modelem funkcjonowania programu, a więc w jaki sposób informuje o statusie wysyłki e‑faktury (np. czy udostępnia przejrzysty dashboard, logi, powiadomienia mailowe o statusie), oraz jak jest zdefiniowany algorytm wysyłki (ile prób wysyłki podejmuje narzędzie, po jakim czasie, czy istnieje możliwość ręcznej ponownej wysyłki, blokowania wysyłki, jak są obsługiwane błędy komunikacji z KSeF ) — podsumowuje Magdalena Jaworska.
Nie tylko o fakturowanie chodzi. Ważne są dodatkowe funkcje
— Nie wyobrażam sobie programu, który nie sprawdza i nie informuje o tym, czy firma otrzymała nowe faktury w KSeF — mówi Bogdan Zatorski, ekspert biznesowo-prawny Symfonii, zajmujący się KSeF. Oczywiście, jak wspomnieliśmy na początku, oprogramowanie udostępniane przez MF (m.in. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0) nie będzie przesyłało powiadomień do użytkowników.
Zdaniem Bogdana Zatorskiego, program powinien także automatycznie przypisać fakturę pobraną z KSeF do osoby, której dotyczy i innych dokumentów (np. umowy). — To są tego rodzaju dodatkowe elementy, które powinno oferować oprogramowanie zintegrowane z KSeF — mówi Bogdan Zatorski. Podkreśla, że o te dodatkowe funkcje toczy się konkurencja między dostawcami oprogramowania do KSeF.
— Wielu dostawców oprogramowania intensywnie rozwija swoje programy i oferuje dodatkowe funkcje, takie jak np. obsługa załączników, dodatkowe uprawnienia, automatyczne pobieranie itd. Tutaj rozegra się “gra rynkowa”, o to, kto lepiej ten proces zautomatyzuje — stwierdza Bogdan Zatorski.
Zdaniem naszego rozmówcy, KSeF nie będzie jednak powodem zmiany oprogramowania u większości podatników.
— Być może się mylę, ale sądzę, że każdy przedsiębiorca w pierwszej kolejności zwróci się do swojego obecnego dostawcy oprogramowania — mówi Bogdan Zatorski. Dopiero w następnym etapie rozpocznie się poszukiwanie innego dostawcy oprogramowania, który lepiej zaspokoi potrzeby danego przedsiębiorcy.
Ekspert wyjaśnia, że chodzi o takie funkcje jak: automatyczne dekretowanie faktur, opisywanie w systemie, określanie np. miejsca powstawania kosztów. — Nieporównywalnie więcej obszarów do zagospodarowania w oprogramowaniu znajduje się po stronie tworzenia faktur. To jest np. obsługa załączników. Większość biznesu będzie szukała sposobów ich dostarczenia nabywcy poza KSeF (ponieważ w KSeF będą jedynie dodatkowe informacje, a nie np. PDF, które dotychczas firmy dołączały do faktury — przyp.red.) — wskazuje Bogdan Zatorski.
Zdaniem naszego rozmówcy, oprogramowanie powinno także umieć powiązać dokumenty (np. załączniki, protokoły odbioru) z fakturą, a także zidentyfikować faktury, które nie dotyczą danego przedsiębiorcy, a zatem mogą być nieprawdziwe. — Zanim faktura trafi do księgowości, zajdzie więc bardzo dużo procesów administracyjnych, które ulegną zmianie w związku z KSeF. Nie da się tego zrobić bez systemu obiegu dokumentów elektronicznych — przekonuje Bogdan Zatorski.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.