Największe przedsiębiorstwa są zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF począwszy od 1 lutego. Dotyczy to na przykład potentatów, takich jak Orlen, ENEA, Energa, IKEA, Orange, T-Mobile, Play, Castorama, Leroy Merlin, firmy leasingowe i wiele innych. Nie zawsze jednak będziesz zobligowany do otrzymania od nich faktury z KSeF, ponieważ regulacje do końca 2026 r. przewidują również odmienne możliwości. Wielu będzie prezentowało także wizualizacje.
Faktury z KSeF od największych podmiotów będą musiały pobierać firmy oraz klienci-przedsiębiorcy, nabywający np. paliwo czy abonament na połączenia telefoniczne i internet na potrzeby prowadzonej działalności.
Bowiem nakaz wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego obejmie największe jednostki. Ogółem jest ich 4213. Ich odbiorcy, będący podatnikami VAT (również zwolnionymi), będą musieli uzyskiwać faktury z KSeF.
Ten obowiązek nie odnosi się do faktur dla konsumentów (aczkolwiek można dobrowolnie generować faktury w KSeF). Podobnie jest z fakturami zagranicznymi (należy je generować w formie uzgodnionej z zagranicznym kontrahentem).
Od reguły generowania faktur w KSeF istnieją jednak wyjątki. Zbadaliśmy, w jaki sposób faktury będą wystawiać niektóre spośród największych podmiotów, takie jak np. Orlen, PGNIG (myOrlen), ENEA, Energa, Orange, T-Mobile, Play, Castorama i inne, oraz co to oznacza dla ich klientów, czyli kupujących na firmę paliwa, gaz, energię elektryczną, usługi telekomunikacyjne, internet, materiały budowlane itp.
Czytaj też: Będziesz mógł odliczyć VAT z faktury spoza KSeF? Sprawdź
Kto jest zobligowany do wystawiania faktur w KSeF i jakie opcje dopuszczają przepisy
Nakaz wystawiania faktur w KSeF zostanie wprowadzony stopniowo: od 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (z VAT), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
Natomiast wszyscy muszą odbierać faktury z KSeF od 1 lutego 2026 r.
Należy także pamiętać, że regulacje przewidują przesunięcia w odniesieniu do generowania faktur w KSeF.
Dopiero od 1 stycznia 2027 r. generować faktury w KSeF muszą jednostki tzw. wykluczone cyfrowo, czyli te, u których sprzedaż brutto udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.
Do końca 2026 r. można też:
— generować faktury za pomocą kas fiskalnych,
— wystawiać z kas fiskalnych paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (są to tzw. faktury uproszczone).
Jak największe przedsiębiorstwa będą generować faktury od 1 lutego
Część największych firm opublikowała już komunikaty, w których informuje kontrahentów, w jaki sposób będą mogli pobierać faktury od 1 lutego. Wszyscy akcentują zasadniczo kilka kwestii:
— klient nie otrzyma notyfikacji z KSeF o otrzymaniu faktury,
— ulegnie zmianie wygląd faktur — dotychczasową postać zastąpi faktura ustrukturyzowana (będzie zgodna ze wzorem KSeF, czyli tzw. schematem),
— część firm będzie udostępniała wizualizacje faktur, na których będzie Id_KSeF, czyli numer faktury w systemie KSeF oraz kod QR, który zapewni dostęp do faktury w KSeF.
Przykładowo:
— Orlen będzie generował faktury w KSeF, ale na stacji paliw będzie można także uzyskać wydruk fiskalny faktury (tak ma być przynajmniej do 1 kwietnia 2026 r.);
— Energa Obrót wszystkim przedsiębiorstwom i instytucjom będzie generować faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF;
— ENEA — wszystkim firmom (bez względu na to, czy jesteś mikro, małym, średnim czy dużym przedsiębiorcą) i instytucjom faktury będzie generować i udostępniać za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Faktury wystawione od 1 lutego 2026 r. dla firm i instytucji nie będą już dostarczane w formie papierowej. Firma w eBOK-u i w aplikacji Moja Enea nadal będzie świadczyć usługę e-faktury, udostępniając szczegółowe rozliczenie w dotychczasowej formie;
— IKEA — wszystkie faktury dla przedsiębiorców, w tym faktury korygujące, od 1 lutego 2026 będą generowane jedynie w KSeF. Przedsiębiorcy będą mieli możliwość otrzymania wizualizacji faktury na wskazany adres e-mail po jej wygenerowaniu w KSeF, jeśli wyrażą na to zgodę w dowolnym momencie (np. podczas składania zamówienia lub wystawiania faktury), a także na żądanie w sklepie w dziale obsługi klienta mogą otrzymać wydruk wizualizacji faktury po jej wygenerowaniu w KSeF. Takie wyjaśnienia uzyskaliśmy od biura prasowego IKEA;
— Play — faktury dla wszystkich klientów biznesowych będą generowane w formie ustrukturyzowanej (format XML i przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ale firma będzie w dalszym ciągu wysyłać wizualizację faktury wraz z obowiązkowym wykazem telekomunikacyjnym w dotychczasowej formie — na adres e-mail lub papierowo — analogicznie do wysyłki faktur przed 31 stycznia 2026 roku;
— T-Mobile — faktury klientom biznesowym (podmiot niebędący konsumentem) będą dostępne bezpośrednio w systemie KSeF, a firma nie będzie ich już przesyłać drogą mailową ani w formie papierowej. Inne dokumenty w dalszym ciągu będzie udostępniać w uzgodnionej z klientem formie, tak aby zagwarantować pełną przejrzystość i komfort w rozliczeniach. Wizualizacje faktur, zestawienia usług firma będzie udostępniać w systemie samoobsługowym;
— Orange — faktury dla wszystkich klientów posiadających NIP w Orange, będą dostępne wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), ale firma nadal będzie wysyłać wizualizacje faktur. Orange będzie wysyłało wizualizację na adres e-mail, który jest podany do wysyłki faktury. Będzie na niej Id_KSeF, czyli numer faktury w systemie KSeF oraz kod QR, który zapewni Ci dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych;
— Castorama będzie generować faktury w KSeF, ale firma będzie dodatkowo udostępniała jej wizualizację (np. PDF) lub kod QR, który pozwoli zidentyfikować fakturę w systemie KSeF. Dzięki temu nabywca-przedsiębiorca będzie miał dostęp do treści faktury bez konieczności logowania się do systemu KSeF;
— Leroy Merlin — klientom biznesowym będzie wystawiał fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dane znajdujące się na fakturze ustrukturyzowanej będą przesyłane na adres e-mail klienta podany w Koncie. Konsumentom natomiast, z wyjątkiem odbioru w sklepie, firma będzie wystawiała i udostępniała faktury elektroniczne (wystawiane poza KSeF).
Oczywiście powyższe firmy to tylko niewielka część firm, które będą musiały generować faktury w KSeF. Już tylko te przykłady pokazują, że ich klienci będą otrzymywać również informacje o fakturach albo w formie wizualizacji albo w aplikacjach.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.