Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur to poważna przemiana. Niemało przedsiębiorców rozważa jednak, czy w ogóle jest on potrzebny i kto na nim zyska. Ministerstwo Finansów tłumaczy, że celem jest szybkie i efektywne usuwanie oszustów z rynku. Zatem państwo ma operować w tle, bez angażowania firm podczas kontroli. Uczciwi przedsiębiorcy otrzymają także wcześniej zwrot VAT. To fakt, lecz nie wszystko.
Obowiązkowy KSeF wystartował 1 lutego. Jaki jest powód całego zamieszania z fakturami? Wyjaśniał to między innymi Zbigniew Stawicki, wiceszef Krajowej Administracji Skarbowej w połowie stycznia. Wyjaśniał, że KSeF to okazja na polepszenie jakości stosunków państwo-przedsiębiorca i że państwo będzie pracować w tle. — KSeF to ogromny postęp, żeby procedury weryfikacyjne nie dosięgały przedsiębiorców, którzy postępują właściwie. Weryfikacje będą jedynie wtedy, gdy zaistnieje znaczne podejrzenie, że podatnik działa w celu oszustwa. Pomyłki (w rozliczeniach) będą objaśniane z przedsiębiorcami — mówił Zbigniew Stawicki w trakcie spotkania z dziennikarzami. Reasumując, weryfikacji ma być znacznie mniej, a zarazem będą bardziej efektywne.
KSeF umożliwi więc fiskusowi szybkie reagowanie, w przypadku pojawienia się domysłów o oszustwa. Do danych z faktur urzędnicy będą mogli dotrzeć niezwłocznie, a nie — jak to miało miejsce przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF — musieli żądać ich od przedsiębiorcy, co było kłopotliwe dla urzędników. Dzięki KSeF czas reakcji na nieprawidłowości będzie niemal natychmiastowy.
Dane z faktur w KSeF będą więc analizowane, podobnie jak dotychczas analizowane były dane z JPK_VAT. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oznacza również, że fiskus będzie widział wszystkie faktury kompleksowo i na bieżąco. Zapewni to większą kontrolę i wiedzę o transakcjach. Czy to oznacza także, że rzetelne firmy będą lepiej zabezpieczone przed oszustwami albo że prościej będzie im zachować należytą ostrożność? Co zyskają firmy, poza szybszym zwrotem VAT (w KSeF zwrot wynosi 40 dni, a nie 60 dni) oraz elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie? Zapytaliśmy o to specjalistów.
Czytaj też: Logowanie do KSeF 2.0 oraz nadawanie upoważnień. Wyjaśniamy czynności
Po co jest KSeF i dla kogo?
— Ideą wprowadzenia KSeF jest w głównej mierze udoskonalenie systemu i zapobieganie m.in. nadużyciom VATowskim i te zamierzenia zapewne zostaną w pewnym stopniu spełnione, gdyż instytucje będą miały wgląd do pełnych informacji z wystawianych faktur B2B 24 godziny na dobę. Natomiast z punktu widzenia podatników, samo wprowadzenie KSeF w mojej ocenie w zasadniczy sposób nie podniesie poziomu ich bezpieczeństwa i nie ochroni przed nadużyciami w VAT — mówi Krzysztof Jaros, radca prawny oraz menedżer w Zespole VAT MDDP.
Co więcej. Jak dodaje specjalista, wprowadzenie KSeF wywoła ewolucję używanych obecnie przez oszustów metod, a także doprowadzi do stworzenia nowych, przed którymi podatnicy będą musieli się zabezpieczyć.
Krystian Łatka, doradca podatkowy, starszy konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych dodaje, że KSeF to w gruncie rzeczy wyłącznie narzędzie dla Krajowej Administracji Skarbowej. — KSeF pozwoli na szybsze wykrywanie potencjalnie niepewnych operacji (dziś KAS dowiaduje się o transakcji dopiero z plików JPK oraz w bardzo ograniczonym zakresie także ze STIR, czyli systemu, który identyfikuje wyłudzenia skarbowe na kontach bankowych) i uprości analizę danych (m.in. dzięki powiązaniu faktury z płatnością) — tłumaczy Krystian Łatka.
Specjalista dodaje, że zakres danych z faktur umożliwi KAS na prowadzenie niemal w czasie rzeczywistym szczegółowych analiz obrotu wykonywanego przez podatników i identyfikowanie anomalii, czy nawet oszustw. — Aktualnie zakres danych z JPK jest bardzo ubogi, chociaż w połączeniu ze STIR daje już spore możliwości analityczne (choć z opóźnieniem). KSeF usprawni ten proces. Ma — w założeniu — ułatwić eliminowanie z obrotu oszustów, co pośrednio zmniejszy ryzyko dla podatników — mówi Krystian Łatka.
Czy KSeF wesprze podatników, jakie będą trudności?
Z perspektywy podatników trudności będzie co najmniej parę.
Na przykład, trudnością będzie to, że system KSeF nie sprawdza, czy faktura jest prawidłowa. KSeF jedynie weryfikuje, czy faktura ustrukturyzowana (czyli KSeFowa) jest poprawna technicznie (czy jest zgodna ze wzorem, czyli tzw. schemą FA(3)). KSeF nie sprawdza ani, czy faktura jest poprawna merytorycznie (np. czy kwota VAT jest prawidłowa), ani czy dotyczy faktycznej transakcji.
— W praktyce, w KSeF fakturę nierzetelną (czyli pustą), stanowiącą element karuzeli podatkowej, czy nadużycia w VAT, można wystawić tak jak obecnie. KSeF nie bada bowiem prawidłowości transakcji (rzetelności). Wykryje przykładowo duplikat faktury, lecz nie zagwarantuje, że faktura dokumentuje rzeczywiście zrealizowane czynności, ani że gdzieś w szeregu transakcji nie doszło do oszustwa i nie pojawił się np. znikający podatnik — wyjaśnia Krystian Łatka.
Jak mówi Marek Wesołek, CEO Sente, problemem są także niechciane faktury i ich wystawianie na osobę trzecią (stacje benzynowe czy sprzedawcy w marketach nierzadko nie sprawdzają danych osoby, która prosi o fakturę). — Sama obecność faktury w KSeF nie oznacza powinności zapłaty ani rozliczenia. Wcześniej faktura nadchodziła np. mailem, pozostawiając ślad relacji handlowej. W KSeF dokument po prostu pojawia się w systemie, bez kontekstu. Jeśli księgowość bezrefleksyjnie będzie przetwarzała wszystko, co pobierze z KSeF, to będzie problem. Zasada jest prosta: takiego dokumentu nie wolno automatycznie księgować — mówi Marek Wesołek. Dodaje, że prawdziwe ryzyko rozpoczyna się przy skali. Masowe, złośliwe działania mogą sparaliżować nawet dojrzałą organizację.
Także Kajetan Kubicz, adwokat i partner w LTCA, zwraca uwagę, że w KSeF ryzyko występuje zwłaszcza po stronie nabywców (odbiorców faktur). Specjalista zgadza się, że przedsiębiorca będzie musiał bowiem rozpoznać, czy odebraną fakturę powinien uregulować, czy nie.
— Nabywca w KSeF otrzyma e-faktury, w których wskazany zostanie jego NIP. Jedynym podmiotem, który będzie decydował o tym do kogo trafi e-faktura jest jej wystawca. Wśród wystawców faktur mogą być zarówno kontrahenci, z którymi współpracujemy, jak również ci, którzy się po prostu pomylili przy wskazywaniu NIP, ale także ci, którzy liczą na to, że nie wdrożyliśmy prawidłowo KSeF i wyłudzą uiszczenie należności z faktury — mówi Kajetan Kubicz. Z tej przyczyny tak istotny będzie dobry kontakt pomiędzy uczestnikami obrotu gospodarczego i stała weryfikacji dokumentacji, jaka do firmy wpływa z KSeF. — Chodzi o to, aby wychwycić próby wyłudzenia płatności — podkreśla Kajetan Kubicz.
Jak dodaje Kubicz, KSeF ma zapewnić jedynie obsługę obiegu e-faktur. — W żaden sposób nie pomoże w wyłapywaniu ewentualnych nieprawidłowości. Na każdym przedsiębiorcy będzie spoczywał obowiązek weryfikacji oraz akceptacji odbieranych e-faktur — podkreśla specjalista.
Innymi słowy, całkowitą odpowiedzialność za to, czy faktura odzwierciedla faktyczną transakcję, będzie nadal ponosił podatnik. Dotyczy to zarówno sprzedawcy (wystawcy faktury), jak i nabywcy (odbiorcy faktury).
Jakie są niebezpieczeństwa dla podatników po wejściu w życie KSeF
Od 1 lutego 2026 r. w obiegu są zarówno faktury ustrukturyzowane (z KSeF), jak i zwykłe e-faktury czy faktury papierowe. Wynika to z tego, że mniejsze podmioty będą wystawiały faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia.
Co więcej, poza KSeF już funkcjonują wizualizacje e-faktur opatrzone odpowiednimi kodami QR. — Wizualizacja może tylko “imitować” fakturę wystawioną w KSeF, w tym może stanowić element tzw. quishingu. Jest to odmiana przekrętów w sieci nazywanych phishingiem i zwyczajowo dotyczących kierowania do nas maili podszywających się za dany podmiot (kontrahenta, a nawet administrację skarbową) i zawierających niepożądane linki, których kliknięcie skutkować może utratą danych lub środków pieniężnych. Odmianą tego rodzaju oszustw (które nie znikną, a wręcz mogą się nasilić) może być quishing, czyli budowa “sztucznych” kodów QR. Kody te mogą nas odsyłać do niepożądanych stron lub mogą mieć w sobie zaszyte złośliwe oprogramowanie — przestrzega Kajetan Kubicz.
Specjalista podkreśla, że niezwykle istotne jest, aby kadra w firmach znały sposób i zasady weryfikacji tych kodów oraz weryfikacji oficjalnych stron rządowych, na jakie kody te mają odsyłać. — Istotne mogą być końcówki linków lub adresów mailowych i odpowiednie oznaczenia literowe łudząco podobne do tych prawidłowych. Warto to omówić z osobami odpowiedzialnymi za cyberbezpieczeństwo — mówi specjalista LTCA.
Jak zachować należytą ostrożność w VAT po wejściu w życie KSeF
Specjaliści przyznają, że zachowanie należytej ostrożności po wejściu w życie KSeF może być jeszcze trudniejsze niż wcześniej.
Krzysztof Jaros tłumaczy, że korzystanie z KSeF będzie znaczącą przesłanką, która w komplecie z innymi pozwoli na udowodnienie należytej ostrożności. — Niemniej, użycie KSeF nie powoduje, że podatnik może zrezygnować z innych czynności jak np. weryfikacja dostawcy czy nabywcy w oficjalnych rejestrach pod kątem ich statusu jako podatników VAT, zdolności do prowadzenia danego rodzaju działalności czy okoliczności transakcji (posiadania odpowiednich zasobów czy zaplecza do wykonywania danej działalności etc.) — wymienia Krzysztof Jaros.
Zdaniem Krystiana Łatki, jeśli faktura powinna być wystawiona w KSeF, ale z jakichś powodów podatnik otrzymał ją poza KSeF i okazała się ona “trefna”, to okoliczność pominięcia KSeF może być uznana za obciążającą dla nabywcy. — Rozliczenie podatku wyłącznie w oparciu o dokumenty prawidłowo otrzymane (przez KSeF) można zatem postrzegać jako element należytej ostrożności, ale w dość wąskim znaczeniu. Będzie to w końcu standard wymiany faktur, zaś odstępstwo od niego — poza nielicznymi wyjątkami uregulowanymi w ustawie o VAT — stanowi co do zasady naruszenie prawa — mówi Krystian Łatka.
Krzysztof Jaros dodaje, że w przypadkach, gdy nabywca otrzyma fakturę poza KSeF, powinien przynajmniej spróbować ustalić, z jakiego powodu faktura nie została wystawiona w KSeF. — Co prawda w interpretacjach indywidualnych Dyrektor KIS potwierdza, że faktura wystawiona poza KSeF pomimo obowiązku wystawienia w KSeF w dalszym ciągu daje prawo do odliczenia VAT, niemniej po 1 lutego 2026 r. dla podatników powinna to być przesłanka do dokładniejszego przyjrzenia się transakcji i swojemu dostawcy — uważa Krzysztof Jaros.
Kajetan Kubicz podkreśla też, że czas wejścia w życie KSeF to czas zakończenia rozliczeń bazujących wyłącznie na fakturach, bez dodatkowej dokumentacji (umowa, załączniki). — W KSeF trzeba zadbać o opisy do faktur, a nawet poszczególnych wierszy sprzedażowych. Koniec z opisem na zasadzie “Zgodnie z umową.” Tego rodzaju postępowanie niejednokrotnie skończy się źle w toku licznych, coraz skuteczniejszych kontroli i postępowań podatkowych — uważa ekspert LTCA.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.