Określenie “czerwona teczka”, podobnie jak wcześniej “torba ewakuacyjna”, zyskało w ostatnim czasie niemałą popularność. Problem polega na tym, że ciężko odnaleźć wytyczne, co konkretnie powinna zawierać. Brak ich choćby w “Poradniku bezpieczeństwa”, który Ministerstwo Obrony Narodowej kolportuje wśród Polaków. Radca prawny Kinga Kozłowska-Witek tłumaczy, co “umieścić” w rzeczonej teczce oraz w jakiej formie. Pewne jest jedno: sam testament to zdecydowanie niewystarczająco. Wykaz danych i dokumentów jest uzależniony od tego, kim jesteśmy i jaką funkcję sprawujemy. Specjalistka odpowiada także na fundamentalne pytanie: gdzie taką teczkę przechowywać.
Trójka osób, trzy odmienne historie. Każda z nich unaocznia jedno: rzadko kiedy jesteśmy przygotowani na nieprzewidziane sytuacje. Mimo że w życiu zawodowym i prywatnym jesteśmy usposobieni do kreowania strategii, budżetów, terminarzy, to nie posiadamy planu działania dla najbliższych w razie naszej śmierci, ani dla nas samych w razie na przykład nagłej eksmisji.
W “Poradniku bezpieczeństwa”, który Ministerstwo Obrony Narodowej dystrybuuje wśród obywateli Polski, ani razu nie pojawia się sformułowanie “czerwona teczka”. W publikacji możemy jedynie przeczytać, że do plecaka ewakuacyjnego warto wrzucić “Dokumenty, kopie na pendrivie i pieniądze w różnych nominałach”. Jednak brak konkretnych wskazówek, chociaż są one istotne, co ilustruje historia trzech osób.
W związku z tym Kinga Kozłowska-Witek precyzuje, co “włożyć” do takiej teczki, dlaczego i w jakiej postaci. Okazuje się, że w obecnych czasach istnieją kwestie istotniejsze niż testament i oryginały.
Kiedy pomocna okazuje się czerwona teczka?
Dzieci u dziadków, małżonka w podróży służbowej. 35-letni Piotr, właściciel niedużej firmy, postanowił pójść z kumplami do kina. Wybrał rower, ponieważ panował letni, ciepły wieczór. Do mieszkania nie powrócił.
Ambulans przetransportował go do szpitala, gdzie spędził kilka tygodni w stanie śpiączki. Ocknął się, jednak przez długi czas nie było z nim komunikacji. Jedynie on znał hasła i nazwy użytkownika do kont bankowych, platform klienta dostawców prądu, internetu, ZUS-u, nie miał żadnych pełnomocników.
40-letnia Wiktoria, gdy dowiedziała się, że ma szansę wyjechać do Polski, miała parę godzin na spakowanie się. W gorączce szukała papierów. Jednego nie wzięła, ponieważ nie dysponowała nim pod ręką. W Kijowie dyplom ukończenia uczelni nie był jej potrzebny na co dzień, natomiast w Polsce byłby bardzo przydatny.
Pani Małgorzata miała 65 lat, była pełną energii, niezależną emerytką. To ona wspierała w rozwiązywaniu formalności, zwłaszcza w ZUS, bo całe życie pracowała w kadrach i księgowości. Nikt się nie spodziewał, że tak nagle umrze. Kiedy jej zabrakło, zabrakło również danych o polisach, rachunkach, inwestycjach, spłacanych zobowiązaniach, jak również usługach online, z których chętnie korzystała. Córka nie potrafiła odblokować telefonu, laptopa, ale też zrezygnować z Netflixa.
— Trudności w tego typu przypadkach byłyby mniejsze, gdyby każda z tych osób zatroszczyła się o czerwoną teczkę, zwaną też teczką bezpieczeństwa — twierdzi Kinga Kozłowska-Witek, radca prawny z Kancelarii DSK.
Dodaje, że to nie tylko pakiet dokumentów, ale przede wszystkim zbiór informacji, który umożliwia krewnym, współpracownikom, jak i nam samym, odnalezienie się w ciężkich sytuacjach.
— Zawiera dokumenty, informacje, upoważnienia, kontakty i wskazówki — czyli wszystko, co może się przydać w razie powodzi, pożaru, eksmisji, nagłej niedyspozycji, wypadku, braku zdolności do działania lub zgonu — uzupełnia prawniczka. Zaznacza, że nie istnieje jedna, idealna instrukcja, jak stworzyć taką teczkę.
— Zależnie od sytuacji życiowej i pełnionych funkcji, czerwone teczki będą się różnić. Istnieją jednak pewne reguły, które dobrze jest zastosować — mówi Kozłowska-Witek. I to niezależnie od tego, czy chodzi o kolizję, czy ewakuację.
Kto powinien posiadać czerwoną teczkę?
Nierzadko słyszy się, że czerwona teczka jest przeznaczona dla seniorów albo osób z problemami zdrowotnymi. Kinga Kozłowska-Witek utrzymuje, że czerwona teczka jest niezbędna dla każdego, kto pragnie zapewnić ciągłość i bezpieczeństwo, zarówno spraw osobistych, jak i zawodowych. Jej zdaniem powinni ją przygotować zwłaszcza:
• członkowie zarządów spółek, aby wskazać pełnomocników i zapewnić ciągłość działania firmy,
• przedsiębiorcy, żeby zagwarantować sprawne przekazanie firmy i jej środków finansowych,
• osoby prywatne i rodziny, żeby bliscy orientowali się, gdzie znajdują się dokumenty, polisy ubezpieczeniowe, ważne dane dostępowe.
Ekspertka akcentuje jedną istotną kwestię.
— W debacie o “czerwonej teczce” często spotykamy się z dwoma całkowicie różnymi sytuacjami: nagłą ewakuacją i uporządkowaniem spraw na wypadek śmierci. Te okoliczności przeważnie wymagają innych papierów, odmiennej logiki postępowania i innego poziomu szczegółowości. Teczka ewakuacyjna służy nam, natomiast teczka na wypadek zgonu — służy naszym krewnym. Pierwsza zapewnia trwanie życia w kryzysie. Druga zapewnia porządek prawny po jego zakończeniu. W sytuacji nagłej i niespodziewanej liczy się mobilność i ochrona dokumentów oraz łatwość dostępu — podkreśla ekspertka.
Co powinna zawierać czerwona teczka?
W wielu publikacjach można wyczytać, że w czerwonej teczce powinien przede wszystkim figurować testament.
Kinga Kozłowska-Witek uważa, że to ważny element teczki, ale jeden z wielu. — Testament nie rozwiąże wszelkich problemów, które mogą się pojawić — zauważa Kinga Kozłowska-Witek. Warto go posiadać, ale też nie każdy musi. — Jeżeli danej osobie odpowiada dziedziczenie ustawowe, nie musi podejmować dodatkowych kroków. Testament jest potrzebny wtedy, gdy szczególnie chcemy zmodyfikować kolejność dziedziczenia, zabezpieczyć partnera nieformalnego, wykluczyć kogoś od dziedziczenia albo np. uprościć kwestie przy majątku firmowym — tłumaczy ekspertka. I dopowiada, że przykładowo w teczce na wypadek ewakuacji nie musi znaleźć się testament.
Wobec tego, jak sporządzić porządną teczkę? Według ekspertki nie istnieje jeden uniwersalny schemat zestawiania teczki, lecz podstawą powinien być logiczny podział na sekcje.
— Każdy musi się głęboko zastanowić, co dla niego jest kluczowe, jakie dokumenty, jakie procedury, i następnie zgromadzić je w jednym miejscu zwanym właśnie czerwoną teczką — mówi Kinga Kozłowska-Witek. Jak rozpocząć gromadzenie dokumentów, w jakiej kolejności, demonstrujemy w ramce.
Czytaj też: Rozważasz napisanie testamentu? Zrób to, a nie będzie dało się go zakwestionować
| Dokumenty tożsamości i urzędowe |
|---|
| PESEL, dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, akty urodzenia i zawarcia związku małżeńskiego, dyplom ukończenia studiów, poświadczenia uprawniające do wykonywania zawodu. |
| Finanse |
| Numery rachunków bankowych i nazwy banków, informacje o lokatach, kredytach (hipotecznych i konsumenckich), leasingach, inwestycjach, IKE, IKZE, PPK, akty notarialne, tytuły własności, spis subskrypcji i automatycznych obciążeń. Zestawienie: co, gdzie, kiedy i jak dezaktywować (bank/strona www). W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą: dokumenty rejestracyjne (CEIDG, NIP, REGON), dane Urzędu Skarbowego, numer mikrorachunku (indywidualnego rachunku podatkowego), dane ZUS, kontakt do księgowej, wspólników. |
| Auto |
| Informacja o badaniu technicznym i ubezpieczeniu, gdzie pojazd jest serwisowany. |
| Ubezpieczenia |
| Polisy na życie i majątek, ich numery, kontakty do agentów i zakładów ubezpieczeń. |
| Zdrowie |
| Historia leczenia, grupa krwi, zażywane medykamenty, kontakty do lekarzy, karty EKUZ. |
| Sprawy codzienne |
| Instrukcje dotyczące systemów domowych, opieki nad zwierzętami, loginy do kont e-mail, platform streamingowych i mediów społecznościowych, jak również biur obsługi klienta, gdzie mogą znajdować się informacje o fakturach za energię czy telefon. |
| Sprawy osobiste |
| Testament, oświadczenia woli, kontakty do bliskich, preferencje dotyczące pochówku. |
| Pełnomocnictwa |
| Do konta bankowego, odbioru poczty, reprezentowania przed sądem, sprzedaży nieruchomości. |
Czego nie należy przechowywać w czerwonej teczce?
Na powyższym spisie brakuje haseł i nazw użytkownika do kont bankowych. Dlaczego?
— To dane wrażliwe. Zawsze trzeba zachować czujność, mieć ograniczone zaufanie. Celem czerwonej teczki jest ułatwienie dotarcia najbliższym osobom do najważniejszych danych, w tym elementów majątku, a niekiedy zarządzanie nim. Do tego służą inne metody niż przekazywanie loginów i haseł. Jeżeli trafią w niepowołane ręce, mogą przysporzyć jedynie więcej problemów — zauważa mec. Kozłowska-Witek.
I podkreśla, że w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, najważniejsze jest posiadanie wykazu rachunków i zobowiązań oraz ustanowionego pełnomocnika, o czym wspominamy w następnym akapicie. Jest to istotne na przykład w razie nagłego wypadku, śpiączki.
— Korzystajmy też z menedżera haseł z funkcją dostępu awaryjnego, przygotujmy krótką instrukcję: “Co zrobić w pierwszych siedmiu dniach”. Największe ryzyko w sytuacjach nagłych dotyczy obecnie bowiem nie dokumentów, lecz dostępu do systemów cyfrowych — dodaje Kinga Kozłowska-Witek.
Jej zdaniem istotne jest, aby poinformować bliskich, gdzie teczka się znajduje i w jaki sposób można się do niej dostać. W takim przypadku nie powinno się przechowywać w teczce kompletnych danych logowania. — Wystarczy nazwa instytucji i placówki, ewentualnie wskazanie osoby, która będzie mogła uzyskać szczegółowe informacje — po przedstawieniu odpowiednich dokumentów, na przykład pełnomocnictw — tłumaczy Kinga Kozłowska-Witek.
Czytaj też: To o niego toczą się rodzinne spory. Sprawdź, komu i kiedy należy się zachowek
Dlaczego pełnomocnictwa są ważne
Kiedy z dnia na dzień nie będziemy zdolni do podejmowania decyzji, czy to z powodu choroby, śpiączki, czy nawet zgonu, dobrze jest mieć odpowiednio przygotowane pełnomocnictwa.
— Właśnie pełnomocnictwa mogą ułatwić naszym bliskim działanie w kryzysowych sytuacjach, zapewniając bezpieczeństwo i kontynuację wielu spraw urzędowych, finansowych albo zdrowotnych — dopowiada Kinga Kozłowska-Witek.
Pełnomocnictwo to pozwolenie danej osobie na działanie w naszym imieniu w konkretnym zakresie. Wymaga formy pisemnej pod groźbą nieważności, możemy je sporządzić w prostej formie — odręcznie lub wydrukować i opatrzyć własnoręcznym podpisem. Należy jednak pamiętać, że pełnomocnictwo do czynności takich jak na przykład zbycie nieruchomości wymaga formy notarialnej. Pełnomocnik ma obowiązek sumiennego działania i reprezentowania interesów mocodawcy w jak najlepszy sposób.
Jakiego pełnomocnictwa można udzielić?
Pełnomocnictwo ogólne, które upoważnia do załatwiania rozmaitych spraw, poza tymi wymagającymi szczególnej formy (na przykład sprzedaży nieruchomości). Jeżeli pełnomocnictwo jest udzielane przez przedsiębiorcę do kierowania działalnością gospodarczą, na przykład podpisywania umów, zatrudniania pracowników, to trzeba je zgłosić do CEIDG w terminie siedmiu dni.
Pełnomocnictwo szczególne, które upoważnia do konkretnej czynności, na przykład podpisania umowy kupna nieruchomości albo reprezentowania przed sądem.
Pełnomocnictwo notarialne, które jest wymagane przy niektórych czynnościach, takich jak sprzedaż nieruchomości.
Pełnomocnictwo do konta bankowego, które pozwala wyznaczonej osobie na zarządzanie środkami finansowymi w razie niezdolności do działania właściciela konta. Umożliwia ono wskazanej osobie otrzymanie indywidualnej karty oraz loginu, co pozwala regulować na przykład rachunki, składki itp.
Pełnomocnictwo medyczne, które upoważnia zaufaną osobę do podejmowania decyzji o leczeniu, daje dostęp do dokumentacji medycznej i informacji o stanie zdrowia w razie utraty zdolności do świadomego decydowania przez pacjenta.
Jak i gdzie przechowywać czerwoną teczkę?
Kinga Kozłowska-Witek jest przekonana, że czerwoną teczkę najlepiej jest przygotować w kilku egzemplarzach. Chodzi o to, by się dobrze zabezpieczyć na różne ewentualności.
— Jak już wcześniej wspomniałam, nagłe eksmisje i uporządkowanie spraw na wypadek śmierci wymagają odmiennych dokumentów, innej logiki działania i innego poziomu szczegółowości — podkreśla Kinga Kozłowska-Witek.
Najlepiej jest więc przygotować dokumentację w trzech wariantach: mobilnym (ewakuacyjnym, z kopiami dokumentów wraz z nośnikiem z zaszyfrowanymi skanami), sformalizowanym (skrupulatnie zabezpieczone oryginały w sejfie lub u prawnika / notariusza) i cyfrowym.
I zwraca uwagę na kolejną kluczową kwestię.
— Obecnie, urzędy i sądy w coraz większym stopniu wykorzystują systemy elektroniczne, więc fizyczne posiadanie jedynego oryginału rzadko stanowi warunek załatwienia sprawy. W sytuacji kryzysowej istotniejsze jest szybkie udowodnienie, że dokument istnieje i gdzie można uzyskać jego urzędowy odpis — tłumaczy Kinga Kozłowska-Witek.
Przykładowo, jeżeli chodzi o akt notarialny sprzedaży nieruchomości, ważne jest posiadanie informacji o notariuszu, dacie sporządzenia i numerze księgi wieczystej. Warto również pamiętać o jednej zasadniczej kwestii: oryginał aktu notarialnego nigdy nie opuszcza kancelarii notarialnej. Strony otrzymują wyłącznie wypisy.
— Jeśli więc zagubiliśmy lub zgubimy dokument dotyczący na przykład zakupu nieruchomości, należy zwrócić się do kancelarii, w której akt został sporządzony. W przypadku gdy notariusz zakończył działalność, akta trafiają do archiwum właściwego sądu rejonowego — mówi
Jej zdaniem dobrze jest także regularnie przeglądać zawartość — przynajmniej raz w roku — i aktualizować dokumenty po zmianach w życiu osobistym czy zawodowym.
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.