Niektórzy przedsiębiorcy biorą pod uwagę generowanie rachunków zamiast faktur, by uniknąć przymusu korzystania z KSeF. Specjaliści wyjaśniają, że jest to mylne i potencjalnie niebezpieczne rozwiązanie. Kłopoty z rachunkami i fakturami w KSeF mają też osoby wynajmujące prywatnie lokale.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) generuje wiele zapytań, niepewności i koncepcji, jak pominąć nowy obowiązek. Jednym z często powtarzanych błędnych przekonań jest twierdzenie, że tworzenie rachunków zamiast faktur umożliwia pozostanie poza systemem. — To błędne mniemanie, które może wystawić przedsiębiorców na niepotrzebne ryzyko prawne — oznajmia Bogdan Zatorski, szef ds. analiz biznesowych i wymogów prawnych w Symfonii.
Następny problem dotyczy osób fizycznych wynajmujących lokale. Do tej pory, gdy najemcą była firma, to osoba wynajmująca tworzyła rachunek. Urząd skarbowy utrzymuje jednak, że w takich przypadkach należy wygenerować fakturę, co wywołuje określone konsekwencje.
Według Janiny Fornalik, doradcy podatkowego i partnera w MDDP, organy podatkowe nie mają podstaw, by wymagać od wynajmujących faktur.
Czytaj też: Nowa interpretacja KIS zaskakuje osoby wynajmujące. Uderza w wielu podatników
Co odróżnia fakturę od rachunku
— Podstawowa różnica między rachunkiem a fakturą wynika z podstawy prawnej oraz funkcji obu dokumentów — objaśnia Bogdan Zatorski.
Faktura jest sprecyzowana w ustawie o VAT i musi zawierać dokładnie ustalone elementy, np. informacje o stronach (sprzedawcy i nabywcy), przedmiot transakcji, wartość netto/brutto oraz wysokość podatku. — Faktura służy do rozliczeń podatkowych i potwierdza prawo nabywcy (będącego podatnikiem) do odliczenia podatku naliczonego — mówi Zatorski.
Rachunek natomiast to prosty dowód sprzedaży przewidziany w Ordynacji podatkowej, używany przeważnie w kontaktach z nabywcami niebędącymi podatnikami.
Czy rachunek może zamienić fakturę w KSeF?
Bogdan Zatorski zapewnia, że w odniesieniu do przedsiębiorców rachunek nie zamieni faktury ustrukturyzowanej, czyli faktury w KSeF.
— Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy podatników. A jak wynika z art. 15 ustawy o VAT, podatnikiem jest każda osoba fizyczna lub prawna prowadząca samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów VAT. Co istotne — status podatnika posiadają również jednostki korzystające ze zwolnienia przedmiotowego (tzw. mali podatnicy) — mówi Bogdan Zatorski.
Ekspert przypomina, że ustawa o VAT przewiduje jedynie nieliczne wyjątki, w których dopuszczalne jest tworzenie faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF. Odnosi się to m.in. do: transakcji na rzecz konsumentów (B2C), podmiotów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz konkretnych usług dokumentowanych np. biletami pełniącymi funkcję faktury (przejazdy autostradą, bilety kolejowe).
Według Bogdana Zatorskiego, dla firm z sektora MŚP istotne powinno być wdrożenie narzędzi, które automatyzują procesy i zapewniają zgodność z regulacjami, w tym KSeF. Ekspert podkreśla, że próba “omijania” regulacji przez tworzenie rachunków zamiast faktur nie zmienia natury czynności podlegającej opodatkowaniu.
Janina Fornalik dodaje, że podatnicy, którzy mają zarejestrowaną działalność, a więc posiadają NIP, np. mały warsztat samochodowy, taksówkarz, sklepik na targowisku powinni tworzyć faktury w KSeF (od 1 kwietnia lub 1 stycznia 2027 r., w zależności od tego, czy sprzedaż miesięczna dokumentowana fakturami przekracza 10 tys. zł, czy jest niższa). Nie powinno to być poważnym problemem dla firm.
Czy osoby wynajmujące nieruchomości mogą generować rachunki zamiast faktur?
Problem rachunków dotyczy także osób fizycznych wynajmujących nieruchomości w sytuacji, gdy najemcą jest przedsiębiorca lub firma. Przeważnie są to osoby, które nie mają zarejestrowanej działalności gospodarczej i nie mają NIP.
Urząd skarbowy prezentuje stanowisko, że nawet jeśli osobą wynajmującą jest osoba prywatna, nieprowadząca działalności gospodarczej, bez NIP, to na gruncie VAT jest to osoba prowadząca działalność, a więc ma ona obowiązek tworzenia faktur w KSeF (od 1 kwietnia lub 1 stycznia 2027 r.). O stanowisku fiskusa (Ministerstwa Finansów i Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej) pisaliśmy w artykule: Nowa interpretacja KIS zaskakuje osoby wynajmujące. Uderza w wielu podatników.
Zdaniem Janiny Fornalik, stanowisko Ministerstwa Finansów i Dyrektora KIS w kwestii obowiązku tworzenia faktur przez podatników zwolnionych podmiotowo jest niepotwierdzone i nie ma podstaw w przepisach. Ekspertka zwraca uwagę, że fiskus zmienił nastawienie, bo przed KSeF pojawiały się interpretacje pozwalające na dokumentowanie najmu prywatnego rachunkami. — Wyraźnie zmiana stanowiska jest skutkiem wprowadzenia KSeF i zamiarem objęcia tym systemem transakcji w relacjach B2B podlegających pod ustawę o VAT, w tym również realizowanych przez podatników zwolnionych — uważa Janina Fornalik.
Ekspertka zwraca uwagę, że stanowisko MF i Dyrektora KIS zmusza do posiadania NIP przez podatników zwolnionych (np. osoby wynajmujące nieruchomości), gdyż bez tego nie byłoby możliwe technicznie stworzenie faktury w KSeF. — Z tym że obowiązek wygenerowania faktury w KSeF istnieje tylko wówczas, gdy w ogóle podatnik jest zobowiązany do wygenerowania faktury, bądź taką fakturę wystawi dobrowolnie. A w tym zakresie regulacje się nie zmieniły. To oznacza, że stanowisko fiskusa nie wynika z przepisów ustawy o VAT — przekonuje Janina Fornalik.
Ekspertka wyjaśnia, że wraz z nadejściem obowiązkowego KSeF nie uległy zmianie zasady generowania faktur określone w art. 106b ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy) nie ma obowiązku wygenerowania faktury. Obowiązek ten zazwyczaj wystąpi, gdy faktury zażąda nabywca i to pod warunkiem, że zrobi to w ciągu trzech miesięcy (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy). Co więcej, w przypadku usług najmu nawet na żądanie nabywcy nie ma obowiązku wygenerowania faktury, co wynika z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy.
— Dlatego sądzę, że jeśli strony (wynajmujący i najemca) nie uzgodnią dokumentowania najmu w formie faktury, zasadne jest wygenerowanie w tej sytuacji jakiegokolwiek dokumentu — rachunku, noty, faktury pro-forma, a nawet można nie tworzyć żadnego dokumentu — wówczas płatności realizowane byłyby na podstawie samej umowy — przekonuje Janina Fornalik.
Firma będąca najemcą oczywiście zwykle potrzebuje jakiegoś dokumentu, by zaksięgować wydatki na najem. — Dotychczas akceptowano rachunki i zmiana nastawienia MF w tym zakresie nie ma uzasadnienia w przepisach. Rachunek jest wystawiany na prośbę nabywcy w sytuacji, gdy z odrębnych przepisów nie wynika przymus wygenerowania faktury (art. 87 Ordynacji podatkowej). Taka sytuacja ma miejsce w przypadku wynajmu na rzecz spółki przez podatnika zwolnionego podmiotowo, ponieważ zgodnie z ustawą nie ma on obowiązku wygenerowania faktury — oznajmia Janina Fornalik.
Co, jeśli wynajmujący nie dostosuje się do wymagań fiskusa?
Zdaniem Janiny Fornalik, może to skutkować nałożeniem kar z kodeksu karnego skarbowego. Oczywiście podatnik może taką karę podważać, a więc się od niej odwołać, a następnie złożyć skargę do sądu. Podatnik, który stworzyłby rachunek zamiast faktury w KSeF od 1 stycznia 2027 r. dodatkowo narażałby się na kary za niewystawienie faktury w KSeF.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.