Od 1 kwietnia każdy podatnik powinien wystawiać faktury poprzez KSeF, z wyjątkiem tych, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. Zatem tysiące firm potrzebuje fakturować elektronicznie, a do tego konieczne jest oprogramowanie lub aplikacja (nawet dostępna przez przeglądarkę). Zbadaliśmy, co jest dostępne bezpłatnie i czy opłaca się to wykorzystać.
Bezpłatne rozwiązania zapewnia rzecz jasna Ministerstwo Finansów. To Aplikacja Podatnika KSeF (i wersja mobilna na smartfon — Aplikacja Mobilna KSeF) oraz aplikacja e-mikrofirma. Mają one jednak pewne wady. Na przykład za każdym razem trzeba wprowadzać dane kontrahenta (jednak jest możliwość wystawienia “zbliżonej faktury” do tej, którą wcześniej wystawiliśmy).
A co proponują komercyjni twórcy oprogramowania? Sprawdziliśmy parę ofert, promowanych w wyszukiwarce jako “darmowe” i umożliwiające integrację z KSeF. Zaznaczamy, że to nie jest pełny wykaz. Nie sprawdzaliśmy programów (aplikacji/serwisów). Każdy przedsiębiorca musi więc we własnym zakresie przetestować i dopasować rozwiązanie do swoich potrzeb i preferencji.
Wnioski z naszej analizy rozwiązań (głównie działających w chmurze) są oczywiste.
Czytaj też: Skarbówka kontroluje samotnych rodziców. Zobacz, co urzędnicy sprawdzają
Jakie wnioski płyną z darmowej oferty integracji z KSeF?
Przede wszystkim bezpłatne rozwiązania są dedykowane najmniejszym firmom, wystawiającym kilka faktur w miesiącu (choć bywają wyjątki).
Po drugie za darmo firmy otrzymują bardzo podstawowe funkcje i zazwyczaj nie mają opcji składania JPK_VAT, a to przecież kluczowy plik, który trzeba przesyłać fiskusowi co miesiąc (oczywiście, jeśli firma korzysta z VAT kwartalnego, to składa JPK co kwartał).
Po trzecie, nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, to naszym zdaniem warto ponieść koszt programu, który nie tylko umożliwi integrację z KSeF, ale oferuje także inne niezbędne funkcje, w tym comiesięczne składanie JPK_VAT.
Dodajmy, że płatna oferta serwisów/programów umożliwiających integrację z KSeF wydaje się atrakcyjna pod względem ceny. Ceny zaczynają się już od około 5 zł miesięcznie.
Na końcu artykułu zwracamy uwagę na darmowe narzędzie, które wspiera w KSeF, ale nie jest programem do generowania e-faktur.
Jakie integracje z KSeF proponują firmy w ramach dostępu bezpłatnego?
Obsługę KSeF udostępnia m.in. inFakt. Jest nie tylko bezpłatna, ale i bez limitu dokumentów. Po zalogowaniu firma otrzymuje informację, że to konto testowe, na miesiąc. Trzeba wybrać jeden z abonamentów, lecz jednym z nich wciąż jest darmowa opcja inFakt KSeF. Z darmowej opcji mogą jednak skorzystać tylko nowi użytkownicy.
Aplikacja umożliwia generowanie faktur, połączenie z KSeF, wysyłkę faktur do KSeF, pobieranie ich z KSeF. Obsługa dotyczy głównych rodzajów faktur, w tym korygujących. Na elementarne potrzeby mikroprzedsiębiorcy wystarczy. Nie ma tu limitu dokumentów (wystawianych, odbieranych, przesyłanych). Nie ma jednak też połączenia z płatnościami i innych funkcjonalności. Potrzebujesz więcej, w tym księgowości? Należy zapłacić, choć za kompleksowe narzędzie do obsługi faktur, w tym opcję samodzielnego księgowania dokumentów jest to niewielki koszt miesięcznie.
Aplikację do KSeF oferuje też Comarch Betterfly. Darmowa jest wersja eFaktury. Można w niej wystawiać do 10 faktur krajowych, dodawać wydatki, w tym bezpośrednio ze zdjęć lub plików (do limitu 10 dokumentów). Nie ma natomiast możliwości wysyłki np. JPK_VAT. Firma otrzymuje również za darmo dostęp do płatnej wersji (eFaktury Plus) na 30 dni, gdzie jest opcja złożenia plików JPK. Po okresie próbnym trzeba wybrać: albo darmowy dostęp jedynie do generowania e-faktur albo płatny dostęp z wieloma możliwościami.
Jako jedna z bezpłatnych opcji integracji z KSeF po wpisaniu w wyszukiwarkę pojawia się również fillup.pl, a dla mikroprzedsiębiorców udostępniony jest serwis firmly. Firmy mają 30-dniowy okres próbny, w tym udostępnione są wszystkie faktury, integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, opcja wysyłania i pobierania faktur z KSeF, opcja wypełniania formularzy dostępnych w bazie druków firmly, ale i generowania i przesyłania plików JPK_V7M/K i JPK. Z testów mogą skorzystać wyłącznie nowi użytkownicy, po raz pierwszy zarejestrowani w serwisie. Jeśli jednak firma rozliczy swój podatek roczny w e-pity, to otrzyma darmowy dostęp do firmly do końca roku. Z kolei fillup to program, który wspiera użytkowników w e-deklaracjach, a w kontekście KSeF jest to narzędzie przeznaczone dla księgowych w firmach i biurach rachunkowych obsługujących formalności administracyjne. Pierwszy miesiąc jest darmowy.
Kolejna z bezpłatnych opcji integracji z KSeF po wpisaniu w wyszukiwarkę pojawia się także “Fakturownia”. W praktyce, po wejściu na stronę firmy, wyświetla się informacja, że bezpłatnie można to rozwiązanie przetestować (przez 30 dni). Po przejściu do planów okazuje się, że istnieje jednak opcja darmowa. Mogą z niej skorzystać mikroprzedsiębiorcy, którzy generują nie więcej niż trzy faktury miesięcznie. Wiele funkcji jest dostępnych, w tym rzecz jasna integracja z KSeF (pobieranie i wysyłanie faktur), ale nie otrzymasz na przykład powiadomień o tym, że wpłynęła w KSeF faktura zakupowa. Nie prześlesz też np. JPK_VAT, co jest obowiązkiem każdego podatnika VAT czynnego. Jeśli jednak firma zdecyduje się na opcję darmową, otrzyma wiele dodatkowych funkcjonalności i kilka planów do wyboru.
Integrację z KSeF proponuje także Faktura.pl. W praktyce serwis umożliwia testowanie KSeF przez 30 dni. W rzeczywistości przetestować można bardzo podstawowe funkcje. Po okresie próbnym warto przejść na jeden z płatnych abonamentów, które dają dużo więcej możliwości.
Kolejna opcja integracji z KSeF to Mega Fakturka lite, czyli darmowy program do generowania faktur dla mikroprzedsiębiorstw. Funkcjonalność darmowej wersji jest zawężona do podstawowych funkcji: generowania faktur VAT i faktur bez VAT dla firm zwolnionych z VAT. Faktury można zapisać w formacie XML e-Faktura i wprowadzić ją ręcznie do systemu KSeF. Także w tym przypadku lepiej więc skorzystać z płatnych planów.
Kolejny serwis udostępniający dostęp do KSeF to Fakturowo.pl. Konto można testować bezpłatnie przez 100 dni, ale dostęp do KSeF mają tylko użytkownicy posiadający aktywny, opłacony abonament w serwisie. Jak informuje serwis “Korzystanie z KSeF wiąże się również z odpowiedzialnością po naszej stronie, w szczególności za prawidłową komunikację z systemami Ministerstwa Finansów, obsługę autoryzacji, przesyłanie dokumentów, ich statusy, archiwizację oraz bieżące dostosowywanie systemu do zmieniających się wymagań technicznych i prawnych KSeF. Z tych względów funkcjonalność ta nie jest dostępna w ramach kont bezpłatnych”.
Potrzebujesz wsparcia z KSeF? Jest darmowe narzędzie
Grupa naukowców z Uniwersytetu Warszawskiego zaprojektowała i stworzyła narzędzie Temidapro.ai, by wesprzeć przedsiębiorców w KSEF. Jak wyjaśnia Radosław Borowski, doradca podatkowy, jest to oparty na sztucznej inteligencji model (chat), który tworzy odpowiedzi dotyczące KSEF oraz ogólnie podatków (moduł Podatki i Księgowość). Co istotne, wykorzystuje on wyłącznie sprawdzone źródła pochodzące z Ministerstwa Finansów oraz KAS i Krajowej Informacji Skarbowej (głównie interpretacje indywidualne oraz informacje dotyczące wdrożenia KSEF, w tym Podręcznik KSeF 2.0.). — Taki model umożliwia udzielanie wyłącznie merytorycznych odpowiedzi na pytania dotyczące KSEF i podatków — zapewnia Radosław Borowski.
Ekspert dodaje, że Temidapro.ai udziela merytorycznych i pozbawionych tzw. halucynacji odpowiedzi, w przeciwieństwie do innych modeli, które nie mają dostępu np. do większości interpretacji indywidualnych publikowanych przez Krajową Informację Skarbową. Temidapro.ai jest udostępniana bezpłatnie. Moduł KSEF jest dostępny bez logowania (wystarczy wejść na stronę https://temidapro.ai/) i całkowicie bez opłat.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.