KSeF to platforma, która funkcjonuje w trybie online. Jeśli jednakże Ministerstwo Finansów zamierzałoby wyłączyć platformę w celu jej ulepszenia, bądź gdy zdarzy się usterka, dostępne są alternatywne procedury wystawiania faktur w trybie offline. Ale jak podatnik ma rozpoznać, że platforma uległa awarii? Tutaj ujawnia się atut komercyjnych programów obsługujących KSeF. Niemniej jednak, istnieją również sytuacje, których twórcy platformy nie wzięli pod uwagę.
— O możliwości zawodności KSeF przekonaliśmy się już na samym początku jego działania. Na początku lutego przedsiębiorcy doświadczali kłopotów z logowaniem się do platformy. Niektórzy sygnalizowali brak dostępu do KSeF, inni mieli trudności z Profilem Zaufanym. W rzeczywistości, doświadczenia z tego okresu unaoczniły, że podatnicy nie wiedzą, jak postępować w przypadku niedostępności platformy — komentuje Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.
Ministerstwo finansów opracowało procedury postępowania w razie wystąpienia usterek (przypominamy je w artykule), lecz — jak zaznacza Monika Piątkowska — okazały się one niewystarczające. Przykładowo, nie uwzględniły one sytuacji, w której nie działa narzędzie do autoryzacji, tj. Profil Zaufany.
Ministerstwo Finansów jest zobowiązane do informowania o niedziałaniu platformy KSeF poprzez komunikaty publikowane na swojej witrynie internetowej. W KSeF istnieje jednakże mechanizm, który dostarcza podatnikom informacji o niedostępności platformy lub jej awarii bez konieczności monitorowania komunikatów. Problem w tym, że, jak zauważa Monika Piątkowska, większość przedsiębiorców nie jest tego świadoma.
Czytaj też: Nowe reguły odbioru faktur w KSeF. “Nie każdy zna kluczową datę”
W jakich trybach może działać KSeF
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje zasadniczo w trzech schematach: online (podstawowy) oraz dwóch rezerwowych — offline i offline24. Tryb offline przewidziano w razie niedziałania systemu lub jego planowanego wyłączenia przez Ministerstwo Finansów. Odmienną sytuacją jest całkowita niesprawność KSeF.
Gdy resort zechce przeprowadzić uaktualnienie systemu, w Biuletynie Informacji Publicznej na stronach Ministerstwa Finansów ukaże się zawiadomienie, że w konkretnych dniach lub godzinach dostęp do KSeF będzie niemożliwy.
W przypadku usterki KSeF, Ministerstwo Finansów ogłosi dwa komunikaty:
— jeden o zaistnieniu usterki, który wyznacza początek czasu, w którym dozwolone jest wystawianie faktur offline,
— drugi o zakończeniu tego czasu.
Trzeci przypadek to tzw. całkowita niedostępność KSeF — wtedy Ministerstwo Finansów będzie zmuszone powiadomić o tym za pośrednictwem mediów masowego przekazu.
W każdym przypadku przewidziano adekwatny sposób wystawiania faktur w trybie offline.
W pierwszej kolejności trzeba będzie wystawić fakturę offline, a następnie trzeba będzie ją przesłać do KSeF (wyjątkiem jest całkowita niedostępność — wtedy przesyłanie faktur do KSeF nie będzie konieczne).
W przypadku uaktualnienia systemu — fakturę offline trzeba będzie dostarczyć do KSeF w ciągu jednego dnia roboczego po dniu wskazanym w zawiadomieniu BIP o braku dostępności KSeF.
W przypadku usterki KSeF — fakturę wystawioną offline trzeba będzie dostarczyć do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych od momentu ustąpienia usterki.
Szczegóły dotyczące trybów awaryjnych znajdziesz w artykule: Co, jeśli w KSeF pojawi się awaria albo wyłączą prąd? Będą specjalne tryby działania
Skąd podatnik ma wiedzieć, że KSeF ma awarię lub jest niedostępny
Podatnicy nie są jednak zobowiązani do monitorowania komunikatów o KSeF na stronie Ministerstwa Finansów. Informacje o nieprawidłowościach w KSeF udostępnia również aplikacja Latarnia.
“Aplikacja Latarnia stanowi element KSeF, przeznaczony do publikowania uporządkowanych informacji dotyczących planowanych przestojów oraz zaistniałych nieprawidłowości w KSeF zgodnie z art. 106ne Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej Ustawą o VAT” — czytamy na Githubie, do którego skierowało nas Ministerstwo Finansów.
Latarnia udostępnia “ogólnodostępne API, aby zagwarantować rynkowi nieprzerwany dostęp do danych o statusie dostępności KSeF i planowanych przerwach w jego funkcjonowaniu.”
W praktyce, jak wyjaśnia Monika Piątkowska, Latarnia to API udostępniane przez resort finansów komercyjnym podmiotom, dzięki któremu uzyskujemy informacje o braku dostępności i awariach KSeF.
— Nie jest to jednak narzędzie popularne i szeroko znane. Dostawcy oprogramowania w różny sposób prezentują dane z programu Latarnia, niektórzy umieszczają informacje o aktywności KSeF na stronie, inni wbudowują taki komunikat w program. Przykładowo, w fillup i firmly program wyświetla stosowny komunikat i przełącza się automatycznie na tryb offline — tłumaczy Monika Piątkowska.
Polecamy też: Czy rachunek wystarczy zamiast faktury w KSeF? Odpowiedź zaskakuje
Czy Latarnia jest też w Aplikacji Podatnika KSEF 2.0.
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 to bezpłatne oprogramowanie udostępniane przez Ministerstwo Finansów. Czy odnajdziemy w nim Latarnię?
— Informacji o tym, czy w danym momencie KSeF jest sprawny, nie znajdziemy w oprogramowaniu Ministerstwa Finansów. Dopiero w przypadku awarii systemu sprawdzimy, czy z Aplikacji Podatnika dowiemy się o tym i w jaki sposób — odpowiada Monika Piątkowska.
Ekspertka jest jednak przekonana, że Latarnia nie zasygnalizowałaby podatnikom problemów z KSeF, jeżeli zawodzi Profil Zaufany. — Na początku lutego najczęściej dowiadywaliśmy się o problemach z systemem z mediów i na forach internetowych. Uważam, że Ministerstwo Finansów powinno wprowadzić rozwiązania, które będą wspierać jak najszybszy dostęp do informacji o awarii czy braku dostępności KSeF, aby zapobiec chaosowi i niepewności wśród podatników — podkreśla Monika Piątkowska.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.