Wynajem prywatny mieszkań podlega aktualnie opodatkowaniu jedynie w formie ryczałtu. Ryczałt jest opcją dostępną również dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które decydują się na wynajem mieszkania. Część właścicieli nieruchomości zastanawia się jednak, od jakiej wartości należy odprowadzać podatek ryczałtowy. Kwestię tę jednoznacznie rozstrzygnął Naczelny Sąd Administracyjny (NSA).
Orzeczenie dotyczyło właściciela, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wynajmował mieszkanie i wybrał opodatkowanie ryczałtem. Niemniej jednak, specjaliści podkreślają, że to orzeczenie może być stosowane również w przypadku prywatnego najmu mieszkań. Kluczowa różnica polega na tym, że wynajem w ramach działalności gospodarczej dopuszcza trzy formy opodatkowania (ryczałt, skala podatkowa PIT i podatek liniowy PIT), natomiast wynajem prywatny ogranicza się wyłącznie do ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Osoby rozliczające się ryczałtem stają przed trudnością określenia, co stanowi przychód, gdy dokonują refakturowania mediów, tj. przerzucają koszty związane z energią elektryczną, gazem czy ogrzewaniem na najemcę. Właśnie tę kwestię rozstrzygnął NSA.
Wyjaśniamy, jak obliczać podatek oraz jakie klauzule powinny być zawarte w umowie najmu.
Czytaj też: Rozlicz podatek PIT od kryptowalut za rok 2025. Nie unikniesz, wejdą w życie nowe przepisy
W jakiej sprawie zapadł wyrok NSA
Sprawa odnosiła się do kobiety, która prowadzi działalność gospodarczą i w jej ramach oddaje w najem magazyn i budynek o charakterze magazynowo-biurowym. Poza opłatą za najem, najemcy są zobowiązani do pokrywania kosztów związanych z mediami, takich jak energia elektryczna, woda i odprowadzanie ścieków, gaz oraz wywóz nieczystości. Dostawcy mediów wystawiają faktury na właścicielkę nieruchomości, która z kolei refakturuje je na najemców, bazując na faktycznym zużyciu (odczyty z liczników), bez doliczania marży. Dochody z najmu kobieta opodatkowuje ryczałtem (z zastosowaniem stawek 8,5 proc. oraz 12 proc. dla nadwyżki ponad 100 tys. zł).
Kobieta złożyła wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, w którym zapytała, czy ma obowiązek opłacania podatku od przychodów z tytułu czynszu najmu, czy również od kosztów mediów.
Według podatniczki, koszty mediów zwracane jej przez najemców nie powinny być wliczane do przychodów. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) nie podzielił tego stanowiska.
Jakie jest stanowisko Dyrektora KIS w kwestii kosztów mediów
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie zgodził się ze stanowiskiem podatniczki. Stwierdził, że bez względu na to, czy wydatki związane z opłatami za media są wliczone w kwotę czynszu, czy refakturowane oddzielnie, uzyskany dochód należy traktować jako przychód z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W konsekwencji, opłaty za media stanowią przychód z działalności gospodarczej, od którego kobieta powinna odprowadzać podatek (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych).
Jak orzekły sądy w odniesieniu do rozliczania kosztów mediów
Wojewódzki Sąd Administracyjny (WSA) w Krakowie w wyroku z dnia 11 października 2022 r. (sygn. akt I SA/Kr 757/22) nie zgodził się z opinią organu. Wyjaśnił, że nie można mówić o powstaniu przychodu, jeśli kwota należna nie stanowi definitywnego przysporzenia. Zasadniczym elementem przychodu podatkowego jest jego realny, trwały i definitywny charakter w kontekście przysporzenia majątkowego, co oznacza trwałe zwiększenie aktywów podatnika. W sytuacji, gdy wnioskodawczyni jedynie przenosi koszty mediów na najemców, nie można mówić o takim przysporzeniu.
WSA w Krakowie zwrócił uwagę również na to, że interpretacja przedstawiona przez organ “w sposób nieuzasadniony różnicuje sytuację prawną podatników, którzy uzyskują przychody z najmu związanego z działalnością gospodarczą, w zależności od wybranej formy opodatkowania”. Upraszczając, w ocenie sądu, niedopuszczalne jest, aby podatnik rozliczający podatek PIT na zasadach ogólnych nie wliczał zwróconych wydatków (kosztów mediów) do przychodów, podczas gdy podatnik rozliczający się w formie ryczałtu był zobowiązany do ich wliczenia. Sąd uznał, że w obu przypadkach do przychodów z najmu nie wlicza się kosztów, które najemcy zwracają wynajmującemu.
Podzielił to stanowisko również NSA w wyroku z dnia 27 stycznia 2026 r. (sygn. akt II FSK 559/23).
NSA potwierdził, że przychód musi charakteryzować się definitywnością, co oznacza, że można o nim mówić tylko w sytuacji, gdy następuje przyrost majątku osoby, która go otrzymuje. Jeżeli wynajmujący działa jedynie jako pośrednik w pokrywaniu kosztów, przenosząc je na najemców, nie można stwierdzić, że koszty te stanowią dla niego jakiekolwiek przysporzenie. W konsekwencji, kosztów mediów nie należy wliczać do przychodów opodatkowanych ryczałtem. Kobieta powinna zatem uiszczać podatek wyłącznie od kwoty czynszu najmu, którą otrzymuje od najemców.
Jak wskazują eksperci, orzeczenie NSA ma zastosowanie także do osób, które zajmują się prywatnym wynajmem mieszkań.
W jaki sposób przenieść opłaty za media na najemcę
Przypomnijmy, w jaki sposób należy sformułować zapis w umowie najmu, aby obowiązek ponoszenia kosztów mediów spoczywał na najemcy.
— W umowie najmu należy zdefiniować wysokość czynszu oraz zawrzeć klauzulę, która zobowiązuje najemcę do ponoszenia dodatkowych opłat… (w tym miejscu należy wyszczególnić, za co dodatkowo odpowiada finansowo najemca) — doradził Grzegorz Grabowski, ekspert z kancelarii księgowo-doradczej WMP. Można także dodać w umowie zapis, że najemca uiszcza te opłaty “za pośrednictwem wynajmującego”.
Mariusz Makowski, doradca podatkowy, proponuje następujące sformułowanie w umowie: “Oprócz czynszu Najemca będzie regulował zaliczkę na media w wysokości …. (słownie ….) płatną na rachunek Wynajmującego w terminie określonym w pkt 1 niniejszego paragrafu. Wysokość zaliczki może ulec zmianie, o czym Wynajmujący niezwłocznie poinformuje Najemcę na piśmie. W kwocie powyższej uwzględnione są zaliczki na poczet zużycia energii elektrycznej, zimnej wody, ogrzewania, telewizji kablowej, internetu.”
Co z uregulowaniem płatności za media
Eksperci podkreślają także, że nie trzeba obawiać się utraty kontroli nad fakturami.
— Najemca może dokonywać wpłat za media na konto wynajmującego, nie ma konieczności “przepisywania” umów na media na najemcę — wyjaśnia Mariusz Makowski.
Grzegorz Grabowski wyraża podobne zdanie. — Zapis stanowiący, że najemca uiszcza opłaty za media “za pośrednictwem wynajmującego” powoduje, że przekazuje on środki wynajmującemu, a ten reguluje zobowiązania wobec dostawców. Wprowadza się to w celu zapewnienia wynajmującemu większej kontroli nad terminowością płatności — podkreśla Grabowski.
Nie ma również przeszkód, aby ustalić z najemcą, że będzie on przelewał wynajmującemu dwie oddzielne kwoty: jedną za czynsz, a drugą na pokrycie zużycia mediów.
Wyrok NSA z dnia 27 stycznia 2026 r., sygn. akt II FSK 559/23
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz Business Insider Polska, dział Prawo
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.