Każdemu może przydarzyć się błąd na fakturze. Omyłki mogą dotyczyć dowolnej informacji na fakturze: tytułu produktu, ceny za sztukę, sumy całkowitej, poziomu VAT, itp. W okresie poprzedzającym KSeF, jeśli faktura nie została jeszcze wprowadzona do obiegu, wystarczyło ją unieważnić i przesłać kontrahentowi wersję poprawną. W KSeF sytuacja ta uległa zmianie, a jak twierdzą przedsiębiorcy, poprawek może być bardzo dużo, nawet z drobnych przyczyn.
Pani Justyna Ołtarzewska, prowadząca własną działalność gospodarczą, zapytana o wady KSeF, zwraca uwagę na poprawki. — Jeśli wystawię fakturę i błędnie wpiszę nazwę produktu, muszę dokonać korekty całej faktury. Nie mam możliwości poprawienia jedynie wiersza z nazwą usługi, mimo że VAT i inne dane pozostają bez zmian, włącznie z odbiorcą faktury. W KSeF ilość poprawek z błahych przyczyn jest ogromna — mówi. Przedsiębiorczyni ma na to swój sposób (wyjaśniamy w dalszej części artykułu). Dodajmy od razu: KSeF nie dopuszcza anulowania faktur.
Problemów z poprawkami w KSeF jest więcej. — Ministerstwo Finansów uwzględniło trzy typy faktur korygujących — wyjaśnia Agnieszka Jurcimierska-Pawlik, doradca podatkowy, senior associate w Rödl & Partner.
Warto także wiedzieć, jak dokonywać korekt faktur w trybie offline24, na przykład w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie ma dostępu do sieci.
Czytaj też: Jak zredukować przychód z wynajmu w 2026 r.? Istnieje prosta metoda, potwierdzona przez NSA
Jakie metody stosują przedsiębiorcy w przypadku korekt faktur?
Poprawianie faktury to trudność dla przedsiębiorców. Co prawda, nie ma obowiązku tłumaczenia się fiskusowi z korekt, ale w przypadku kontroli z urzędu skarbowego trzeba umieć je uzasadnić. Wielu księgowych wymaga również opisów faktur korygujących, czyli krótkiego objaśnienia, dlaczego i co przedsiębiorca poprawia. Oznacza to dodatkową pracę. Brak możliwości anulowania faktur w KSeF to następne utrudnienie. Niemniej jednak, przedsiębiorcy znaleźli sposoby na ten problem.
— Zacznę wystawiać klientom faktury wstępne, a dopiero po ich akceptacji, fakturę ostateczną, którą wyślę do KSeF. Tak czy inaczej, KSeF wiąże się z większym nakładem pracy — tłumaczy Justyna Ołtarzewska.
Jakie są rodzaje faktur korygujących w KSeF?
Faktury w KSeF wystawia się w formacie pliku XML, zgodnym ze strukturą logiczną FA(3). Ministerstwo Finansów określiło także szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur korygujących w KSeF.
— Na początku należy zaznaczyć, że nie ma opcji unieważnienia faktury, która została wysłana do KSeF i otrzymała numer identyfikacyjny. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT — przyp. red.). Dlatego też, korekty błędów na fakturze ustrukturyzowanej dokonuje się wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej w KSeF — objaśnia Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Ekspertka informuje, że Ministerstwo Finansów przewidziało trzy typy faktur korygujących:
a) faktura korygująca do faktury podstawowej lub uproszczonej (w strukturze logicznej oznaczona jako — “KOR”),
b) faktura korygująca do faktury zaliczkowej (“KOR_ZAL”),
c) faktura korygująca do faktury rozliczającej (“KOR_ROZ”),
— W związku z tym, podatnik obligatoryjnie wybiera jeden z trzech wymienionych rodzajów korekty — dodaje Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Jakie informacje powinna zawierać korekta i czy trzeba podawać przyczynę?
Jak wyjaśnia Agnieszka Jurcimierska-Pawlik, faktura korygująca powinna zawierać:
a) numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
b) numer identyfikacyjny faktury w KSeF, której dotyczy faktura korygująca,
c) dane stron transakcji,
d) nazwę (typ) towaru lub usługi, których dotyczy korekta,
e) kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego, z rozbiciem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.
— Struktura logiczna oferuje pole “PrzyczynaKorekty”, które umożliwia opisanie powodu wystawienia faktury korygującej. Jednakże, nie jest ono wymagane — zaznacza Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Dodatkowo, na fakturze korygującej powinny również znajdować się informacje dotyczące faktury lub faktur korygowanych (m.in. numer faktury, numer KSeF faktury, data wystawienia).
— Są one prezentowane w obowiązkowym elemencie “DaneFaKorygowanej”. Warto podkreślić, że element ten może występować wielokrotnie (do 50 tys. razy — przyp. red.), co jest szczególnie ważne przy wystawianiu zbiorczej faktury korygującej — wyjaśnia ekspertka.
Zmiana kwot i podatku na fakturze korygującej. Jakie kroki należy podjąć?
Jeśli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub podatku należnego, należy przedstawić kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego. Jak mówi Agnieszka Jurcimierska-Pawlik, można to zrobić na trzy sposoby:
a) korygowanie poprzez różnicę — w jednym wierszu podana jest kwota różnicy w odniesieniu do wartości z faktury pierwotnej, np. w przypadku całkowitego zwrotu towaru;
b) korygowanie z wykorzystaniem znacznika “StanPrzed” — pierwszy wiersz zawiera dane w stanie przed korektą i jest oznaczony znacznikiem “StanPrzed”, a drugi wiersz zawiera poprawne dane po korekcie, np. w przypadku błędnego kursu waluty;
c) korygowanie przez storna — wiersz faktury pierwotnej (o wartości dodatniej) jest prezentowany w fakturze korygującej z wartością ujemną.
Jak poprawić fakturę wystawioną na niewłaściwy podmiot?
Przedsiębiorcom zdarza się również wystawić fakturę na niepoprawnego nabywcę lub pomylić numer NIP nabywcy. — W takich sytuacjach podatnik musi wystawić fakturę korygującą do zera z błędnymi danymi nabywcy oraz wystawić kolejną, nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi — zaznacza Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
W praktyce, jak tłumaczy ekspertka, faktura z nieprawidłowym numerem NIP trafi w KSeF do nieodpowiedniego podmiotu, dlatego tak ważne jest wystawienie faktury do zera i faktury poprawnej. Agnieszka Jurcimierska-Pawlik zwraca także uwagę, że nie ma już możliwości korygowania pewnych elementów faktury poprzez wystawienie noty korygującej przez nabywcę.
Jak dokonać korekty faktur wystawionych w trybie offline24?
Jeśli, na przykład, przedsiębiorca nie ma połączenia z internetem, może wystawić fakturę w trybie offline24. Pozwala to na wystawienie faktury offline i przesłanie jej do KSeF następnego dnia roboczego. Co, jeśli na takiej fakturze pojawi się błąd?
— Jeśli faktura wystawiona w trybie offline24 zawiera błędy, należy najpierw przesłać ją do KSeF, aby uzyskać numer KSeF (numer ten należy umieścić na fakturze korygującej — przyp. red.). Dopiero wtedy można wystawić fakturę korygującą i należy stosować te same zasady, co w przypadku korekt faktur wystawionych w trybie online — wyjaśnia Agnieszka Jurcimierska-Pawlik.
Istnieje również inna możliwość. Jak tłumaczy doradczyni podatkowa, w KSeF istnieje także opcja wystawiania faktur korygujących w trybie offline24. — Należy je przesłać do KSeF bezzwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego — dodaje nasza rozmówczyni.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Śledź nas w Google.