KSeF nie funkcjonuje bez zarzutu. Drobni, średni przedsiębiorcy oraz jednoosobowe działalności gospodarcze mogą natknąć się na trudności już teraz. Analitycy objaśniają, jakie niedociągnięcia, sidła i defekty strukturalne kryje ten system. Należy zwracać na nie szczególną uwagę, ponieważ pomyłka może drogo kosztować firmę.
Dwa miesiące praktyki ujawniły trudności z KSeF. Specjaliści sygnalizują liczne braki, zasadzki, a nawet usterki konstrukcyjne systemu.
— Zupełnie nowym, bezwzględnie kluczowym standardem staje się “pre-walidacja”, inaczej weryfikacja treściowa oraz księgowa faktury przed jej wysłaniem do KSeF. Przykładowo, system dopuszcza bowiem dokumenty z nieprawidłowymi kalkulacjami — zaznacza Magdalena Jaworska, Quidea.
Następny problem to faktury-widma. — Bardzo ryzykowna jest sytuacja, w której nabywca nie dostrzega w KSeF faktury zakupu, pomimo że wystawca ją wysłał i otrzymał numer KSeF [potwierdzający, że faktura dotarła do systemu — red.] — Michał Sosnowski, business development director w Exorigo-Upos.
A to zaledwie dwa reprezentatywne problemy ze spisu, który przedstawili eksperci.
Zobacz także: Koszty pracownicze w KSeF. Tak należy to realizować
KSeF akceptuje wszystkie faktury, nawet te z błędami?
— KSeF akceptuje faktury np. z niepoprawnymi obliczeniami — informuje Magdalena Jaworska.
W opinii ekspertki, przedsiębiorcy nie mogą popadać w niebezpieczne przekonanie: skoro dokument przeszedł przez rządowy system i dostał numer KSeF, to z pewnością jest prawidłowy. — Nic bardziej mylnego. Fakt, iż e-faktura została przyjęta przez system KSeF, dowodzi jedynie tego, że pomyślnie przeszła proces poprawności formalnej [zgodnie ze schematem FA(3), czyli obowiązującym szablonem faktury — red.] — tłumaczy Magdalena Jaworska.
Michał Sosnowski wyjaśnia, że KSeF realizuje wyłącznie tzw. walidację semantyczną przesłanego pliku XML, czyli kontroluje m.in., czy wszystkie obowiązkowe pola są wypełnione. — Problem tkwi w tym, że jednolita struktura logiczna KSeF odnosi się do wszystkich typów faktur [sprzedaży, korekt zaliczkowych/uproszczonych itd. — red.], w związku z tym w schemacie FA(3) obligatoryjnie należy uzupełnić tylko te rubryki, które są wymagane dla danego rodzaju faktur. To skutkuje sytuacją, w której sprzedawca ma możliwość wystawienia w KSeF faktury zawierającej nieścisłości, pod warunkiem że spełnia minimalne wymagania systemu — wyjaśnia Michał Sosnowski.
Na przykład, faktury w KSeF mogą zawierać nieprawidłowości formalno-rachunkowe — np. kwota netto + VAT może różnić się od kwoty brutto, suma kwot netto/VAT/brutto z pozycji nie współgrać z danymi w stopce VAT. — Faktury w KSeF mogą również zawierać niedociągnięcia systemowe, które często uniemożliwiają jej zaksięgowanie. Przykładowo, faktura może zawierać tylko pozycje, ale brakować tzw. stopki VAT [informacji o wystawcy faktury — red.] albo przy jakiejś pozycji faktury może brakować ceny jednostkowej. Z kolei na fakturze korygującej może nie być odniesienia do faktury pierwotnej. A przecież e-faktura wystawiona w KSeF jest uznawana za formalnie doręczoną do nabywcy, więc błąd wymaga poprawki — dodaje Michał Sosnowski.
Magdalena Jaworska dodaje, że jeśli więc dostawca oprogramowania finansowo-księgowego, z którego korzysta przedsiębiorstwo, nie zatroszczył się o szczegółową weryfikację rachunkową i merytoryczną pliku, to firma może przesłać do KSeF “wadliwy produkt”, który będzie generował błędy w plikach JPK_VAT.
Dlatego, zdaniem Magdaleny Jaworskiej, niezbędnym standardem jest “pre-walidacja”, czyli dysponowanie systemem księgowym, który wskaże poważne błędy jeszcze przed wysłaniem pliku XML z fakturą do państwowego rejestru.
— Błędy na fakturach pojawiały się zawsze, ale praktyka pokazuje, że implementacja nowej struktury e-faktury nie została jeszcze należycie dopracowana przez niektórych producentów systemów IT i wymaga sprawnej wymiany informacji z wystawcami w celu wskazania błędów oraz prośby o korektę — zauważa Michał Sosnowski.
Dane w KSeF i poza systemem mogą się rozmijać?
Doświadczenia z pierwszych tygodni użytkowania KSeF, jak relacjonuje Michał Sosnowski, pokazują również, że mogą odbiegać od siebie dane na fakturze KSeF-owej i dane z systemu sprzedażowego firmy czy przekazywane innymi drogami komunikacji między kontrahentami.
— To wywołuje niepewność w zakresie płatności — nabywca nie jest pewien, jaką kwotę powinien uiścić. W rezultacie niezbędne są dodatkowe czynności sprawdzające — twierdzi Michał Sosnowski. Sugeruje on firmom równoległe utrzymanie dotychczasowych kanałów wymiany informacji, aby weryfikować zgodność danych. — Nie chodzi o powielanie dokumentów, ale o dodatkową kontrolę — podkreśla Michał Sosnowski.
Uważaj na faktury “widma”
W KSeF zdarza się również, że nabywca nie widzi w KSeF faktury zakupu, pomimo że sprzedawca otrzymał numer KSeF, potwierdzający, że faktura znajduje się w systemie.
— Nie jest to częsty problem, ale jeśli wystąpi, trudno go zdiagnozować — konstatuje Michał Sosnowski. Z punktu widzenia sprzedawcy wszystko przebiegło bez zakłóceń — wysłał on fakturę sprzedaży, a KSeF przypisał jej numer. Można zatem zakładać, że od tego momentu faktura jest dostępna dla nabywcy i zostanie zapłacona w terminie.
Jak sobie z tym radzić?
— Standardową praktyką jest wysyłanie z systemu finansowo-księgowego do KSeF zapytań o nowe faktury — np. sprawdzanie faktur z ostatniej godziny co godzinę. Problem polega na tym, że o dany okres system finansowo-księgowy zapyta KSeF tylko jeden raz i jeśli KSeF udostępni fakturę nabywcy z opóźnieniem, to automatycznie jej nie pobiorą — wyjaśnia nasz rozmówca.
Terminy wystawiania faktur nie są dopasowane do procedur większych firm?
Kolejny problem dotyczy większych firm.
Jak mówi Magdalena Jaworska, chodzi o to, że faktura wystawiona w systemie spółki (data w polu P_1 schemy XML) musi zostać bezzwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego, przesłana do KSeF. — Jeżeli firma wyśle ją później, dokument traktowany jest jak faktura offline24 z naruszonym terminem dosłania — z pełnymi konsekwencjami [czyli od 2027 r. sankcjami — red.]. W praktyce oznacza to, że granica doby liczona od daty P_1 do wysyłki do KSeF została zaprojektowana z myślą o prostej sprzedaży detalicznej, a nie o procesach B2B z wielopoziomową akceptacją, a to błąd — uważa Magdalena Jaworska.
Ekspertka objaśnia, że w średnich i dużych spółkach faktura jest często tworzona w systemie kilka dni wcześniej — przechodzi obieg merytoryczny i finansowy, czasem w kilku jednostkach organizacyjnych. — Już samo to, że obieg dokumentu trwa dłużej niż dzień, generuje ryzyko “spóźnionej faktury offline24”. W efekcie przepisy de facto karzą za zwyczajne procedury kontroli wewnętrznej. Ustawowe utożsamienie “data wygenerowania faktury w systemie firmy = data wystawienia w P_1” przy jednoczesnym wymogu dobowego dosłania do KSeF nie oddaje realiów korporacyjnych procedur fakturowania — dodaje Magdalena Jaworska. Dodaje, że zmusza to również duże organizacje do sztucznego skracania lub obchodzenia dobrze funkcjonujących procedur obiegu dokumentów tylko po to, by dostosować się do ograniczeń systemu, który miał być narzędziem, a nie dyktatorem procesów.
Limity wysyłki faktur również są za niskie
— Jednym z istotnych ograniczeń, jakie narzuciło ministerstwo, są limity komunikacji z KSeF. Najbardziej odczuwalnym ograniczeniem jest liczba faktur, jakie dany podmiot może wystawić w trybie interaktywnym, czyli najczęściej stosowanym sposobie fakturowania w handlu detalicznym, w jednostce czasu — zauważa Michał Sosnowski.
Wyjaśnia, że o ile limit wysłania 10 faktur na sekundę czy 30 faktur na minutę jeszcze nie zaburza fakturowania w średniej sieci handlowej czy przeciętnym e-commerce, o tyle limit 180 faktur na godzinę jest już dość szybko osiągany. — W praktyce jego przekroczenie, czyli wysłanie 181 faktury w ciągu godziny, skutkuje czasowym zablokowaniem fakturowania w KSeF — ostrzega Sosnowski.
Podatnik co prawda ma możliwość złożenia wniosku o zwiększenie limitu, ale — jak zaznacza ekspert — ma on charakter uznaniowy i może zostać cofnięty.
Alternatywnym rozwiązaniem tego problemu są przesyłki w trybie wsadowym, który pozwala na znacznie większe wolumeny faktur. — Konsekwencją korzystania z tego trybu przesyłania faktur do KSeF są opóźnienia w nadawaniu numeru KSeF. Sprzedawca otrzymuje go po kilku minutach od naciśnięcia “enter” przez kasjera na kasie, a w trybie interaktywnym są to sekundy — tłumaczy Michał Sosnowski.
Dodatkowo w KSeF można wystawić fakturę zawierającą maksymalnie 10 tys. pozycji, a jednocześnie plik XML nie może przekroczyć 1 MB. — Limit wielkości pliku może być zwiększony do 3 MB, ale wymaga to stosowania ustrukturyzowanego załącznika i wcześniejszej zgody urzędu skarbowego. Te ograniczenia są niezrozumiałe, ponieważ ich wdrożenie wymaga przebudowy długotrwałego procesu logistycznego, a z perspektywy KSeF wydaje się dość iluzoryczną ochroną, bo w praktyce faktur o setkach czy tysiącach pozycji jest znikoma ilość — komentuje Michał Sosnowski.
Korekty faktur w KSeF. Są kłopotliwe i pełne pułapek
Kilka problemów dotyczy korekt faktur.
— To, że nawet w przypadkach “drobnych” pomyłek na fakturach system zmusza do wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę, jest szczególnie uciążliwe. To w znacznym stopniu komplikuje pracę księgowości — zauważa Magdalena Jaworska.
Na pułapkę zwraca uwagę Michał Sosnowski. Wyjaśnia, że do końca 2026 r. paragony z NIP do 450 zł stanowią faktury uproszczone i nie są ewidencjonowane w KSeF.
— Jeśli sprzedawca wystawia taką fakturę, to nie trafia ona do KSeF. Tu kryje się pułapka. Jeśli klient zakupił towar udokumentowany paragonem z NIP do 450 zł, a następnie go oddaje to sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą w KSeF — wyjaśnia Sosnowski.
W ocenie Magdaleny Jaworskiej przepisy dotyczące wystawiania faktur korygujących również zawierają wadę konstrukcyjną KSeF. Ekspertka objaśnia, że z perspektywy firmy mamy prostą zależność: najpierw trzeba skutecznie przesłać fakturę pierwotną do KSeF, zaczekać na przyznanie jej numeru KSeF, a dopiero potem wystawić fakturę korygującą. Problem pojawia się w przypadku trybów offline, a więc awarii KSeF. Jak zaznacza Magdalena Jaworska, faktury korygującej w tym trybie po prostu nie da się wystawić “od ręki”, nawet jeśli błąd jest ewidentny (np. zmiana numeru faktury), spółka szybko go wychwyciła i biznes oczekuje natychmiastowej poprawki.
— W praktyce, sprzedawca musi monitorować status każdej faktury wystawionej w trybie offline i wstrzymać działania korygujące, dopóki system nie przydzieli numeru KSeF. W rzeczywistości blokuje to procesy reklamacyjne i rozliczeniowe — zwłaszcza tam, gdzie korekty są częścią codziennego obiegu.
Uwaga na certyfikaty i tokeny
Michał Sosnowski zwraca uwagę na jeszcze jedną kwestię. Systemy do fakturowania uwierzytelniają się w KSeF za pomocą certyfikatów. Jest to powszechnie stosowana metoda, jednak certyfikat jest nośnikiem tożsamości podmiotu uwierzytelniającego, najczęściej identyfikowanego przez PESEL lub NIP.
— Należy zwrócić uwagę, że certyfikaty i tokeny, jakie obsługuje KSeF są “na okaziciela”. Należy więc je traktować jako informację tajną i poufną, tak jak hasła do kont i przechowywać w bezpieczny sposób — informuje nasz rozmówca. Co gorsza, dodaje, KSeF nie udostępnia danych kto, kiedy i jak logował się na nasze dane.
— Czyli jeśli złodziej ukradnie certyfikat lub token, to nawet nie dowiemy się, że wykorzystał go do wglądu w dane w KSeF. To jest poważna luka funkcjonalna w systemie. Miejmy nadzieję, że Ministerstwo Finansów to skoryguje i uzupełni brakujące możliwości kontroli dostępu — konkluduje Sosnowski.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.