Dzisiaj wystawienie faktury zgodnie z prawem wymaga użycia Krajowego Systemu e-Faktur. — Spodziewałem się większego zakresu zmian. Odnoszę wrażenie, że bezpłatne narzędzie od Ministerstwa Finansów tworzyła osoba, która nigdy nie prowadziła nawet niewielkiej działalności — relacjonuje pan Marek — przedsiębiorca, czytelnik Business Insider Polska i nasz “tester” rządowego systemu. Niemniej jednak sugeruje jego wykorzystanie.
Od pierwszego dnia lutego małe i średnie przedsiębiorstwa mogły, ale nie musiały generować faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Obowiązek ten dotyczył jedynie 5 tys. sporych firm. Wówczas pan Marek, mikroprzedsiębiorca działający w sektorze IT, wygenerował dla nas swoją pierwszą fakturę w KSeF.
W nocy z 31 marca na 1 kwietnia raz jeszcze weryfikuje system państwowy, choć na co dzień używa komercyjnego oprogramowania zintegrowanego z KSeF.
Pan Marek, podobnie jak blisko 346 tys. firm, zaczął generować faktury w KSeF dobrowolnie, ponieważ uważa, że system działa całkiem dobrze, mimo że powoduje trudności. Od dzisiaj to już powinność dla większości.
Dalszy ciąg artykułu pod materiałem wideo Nadchodzi reforma KSeF, mamy się czego bać? | Onet Rano Finansowo
— Wydaje mi się, że bezpłatne narzędzie dostarczone przez Ministerstwo Finansów zostało opracowane przez kogoś, kto nigdy nie prowadził nawet skromnej firmy. Zostało ono potraktowane jako zbiór faktur, a my musimy się w nim zorientować — relacjonuje pan Marek. Dlatego jego zdaniem warto rozważyć użycie płatnego oprogramowania, tym bardziej że na rynku istnieją darmowe propozycje.
— Jednak jeśli ktoś wystawia zaledwie kilka faktur w miesiącu, aplikacja państwowa nie jest zła. Co prawda po doświadczeniach z lutego i marca, w kwietniu oczekiwałem większej liczby zmian w jej funkcjonalności — dodaje.
Uważa on, że w ciągu dwóch miesięcy dokonano niewielu usprawnień, np. w procesie wystawiania faktur i przydzielania uprawnień, w celu ułatwienia jego użytkowania. Podkreśla również, że prawdziwy test KSeF nastąpi podczas zamykania miesiąca.
Zobacz też: Masz firmę? Ten limit w KSeF może cię zaskoczyć
HtmlCode
Logowanie nadal możliwe
— Z logowaniem w chwili obecnej nie było większych kłopotów, poza tymi na początku lutego. Na przykład, kiedy logowałem się w poniedziałek, po kilku minutach “ładowania” wyświetlił się nietypowy komunikat o błędnym czasie systemowym. Jednak po odświeżeniu wszystko zaczęło działać. Może to wynika ze zmiany czasu lub jakiejś aktualizacji. W nocy 1 kwietnia zalogowałem się bez problemu, tak jak dwa miesiące temu. Czy w ciągu dnia będzie podobnie jak na początku lutego, przekonamy się w środę, prawdopodobnie około południa, gdy ruch będzie największy — mówi pan Marek.
1 lutego w niedzielę, dopóki był dzień wolny od pracy, KSeF funkcjonował, a w poniedziałek Profil Zaufany przestał działać.
Profil Zaufany to jedyna darmowa metoda zalogowania się do KSeF.
Mimo to, jak wskazuje Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej, dotychczas użytkownicy logowali się głównie za pomocą certyfikatów (67 proc.) i tokenów (27 proc.). To sugeruje, że do tej pory większość korzysta z komercyjnych programów do KSeF. Od 1 kwietnia może się to zmienić. KSeF, zaprojektowany do obsługi 120 mln faktur dziennie, będzie obsługiwał prawie 3 miliony podmiotów. Oprócz firm będą to uczelnie, samorządy, fundacje, stowarzyszenia.
Czytaj też: Eksperci o wdrożeniu KSeF. Jedna pomyłka może być trudna do naprawienia
Generowanie faktury wciąż uciążliwe
Pan Marek uważa, że tworzenie faktur w rządowej aplikacji wciąż jest mało intuicyjne, wymaga wielu wyborów i wypełnienia sporej liczby rubryk. — Właśnie na to liczyłem, że się zmieni i się zawiodłem — mówi.
Już na samym początku trzeba wskazać jeden z czterech rodzajów faktur: podstawową, zaliczkową, rozliczeniową lub korygującą.
System wymaga również wyboru między formularzem uproszczonym a rozszerzonym. Formularz uproszczony ukrywa wiele zaawansowanych pól dostępnych w formularzu rozszerzonym, np. adnotacje, numery WZ, dane dotyczące transportu.
Osobom bez doświadczenia trudno też zrozumieć, co zaznaczyć, jeśli jest się zwolnionym z VAT.
— Opcja ta jest dostępna na samym początku, ale kto, poza księgowym lub doradcą podatkowym, rozumie, co oznacza “Dostawa towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 lub na podstawie innych przepisów” — ocenia pan Darek.
Następnie trzeba samodzielnie wprowadzić numer faktury. — Dobrze jest to zrobić zgodnie z dotychczasowym systemem, ponieważ numer faktury nadany przez sprzedawcę różni się od unikalnego identyfikatora faktury w KSeF — ten system tworzy automatycznie dopiero po poprawnym przesłaniu dokumentu — radzi przedsiębiorca.
Potem wprowadzamy już dane dotyczące usługi, ceny, VAT, NIP swój i kontrahenta.
— Pewne jest jedno — przed kliknięciem przycisku “wystaw fakturę” warto dokładnie wszystko zweryfikować. System akceptuje dokumenty z błędnymi obliczeniami, a po wysłaniu faktury do KSeF nie można jej już poprawić ani usunąć — podkreśla pan Marek. W tym widzi zasadniczy problem.
Każda pomyłka wymaga korekty
— Do faktury nawet z drobnym błędem należy sporządzić korektę, a jeśli pomyłka dotyczy NIP, to nawet dwie — twierdzi pan Marek. Podkreśla także, że podczas całego procesu generowania faktury nie ma opcji wygenerowania jej wersji roboczej ani podglądu w formacie PDF. Ta możliwość staje się dostępna dopiero po wygenerowaniu i przesłaniu do KSeF — wyjaśnia pan Marek.
Pan Marek ma dwóch kontrahentów o zbliżonej nazwie. Zdarzało mu się już w jego poprzednim systemie, że wystawił fakturę nie temu podmiotowi.
— Przed lutym po prostu ją anulowałem i wystawiałem nową fakturę z właściwą nazwą i numerem NIP. Teraz, jeśli wyślę fakturę do KSeF z błędem, muszę wystawić nową, poprawną fakturę i fakturę korygującą — mówi pan Marek. Dodaje, że nie można również anulować faktury zaliczkowej przesłanej do KSeF, jeśli klient zrezygnował z usługi. — Należy wystawić fakturę korygującą na kwotę 0 zł — mówi pan Marek.
Czytaj też: To obecnie największy problem w KSeF. Jedna pomyłka i cała faktura do poprawki
Brak kursu waluty w darmowym systemie
Problematyczne mogą być również faktury dla zagranicznych kontrahentów. — Przede wszystkim widzę na forach w mediach społecznościowych, że wiele osób uważa, że w przypadku sprzedaży za granicę nie trzeba wystawiać faktury VAT. To nieprawda. Fakturę wystawiamy w KSeF, a za granicę wysyłamy jej wizualizację — mówi pan Marek.
Drugi problem dotyczy kursu waluty. — Kiedy wystawiam fakturę w euro w komercyjnym programie, kurs z ostatniego dnia roboczego pojawia się automatycznie. To ułatwia mi pracę i mojej księgowej. W rządowej aplikacji nie ma takiej możliwości. Istnieje dedykowane pole Fa/FaWiersz/KursWaluty dla każdego wiersza. Jeśli na fakturze jest wiele pozycji, do każdej z nich trzeba przypisać kurs, nawet jeśli jest taki sam dla każdej z nich. Kurs trzeba znaleźć samodzielnie — wyjaśnia pan Marek.
Jednak na fakturze nie ma prawnego wymogu umieszczania kursu waluty. Istotne jest, aby kwota VAT była wyrażona w złotówkach. Dlatego prawdopodobnie program MF nie oferuje takich udogodnień jak komercyjne systemy.
Koordynacja to trudność
Zdaniem pana Marka największą trudnością jest koordynacja dokumentów — zwłaszcza w okresie przejściowym, gdy część faktur trafia jeszcze tradycyjną drogą, a część za pośrednictwem nowego systemu.
— W przypadku małych przedsiębiorstw biura księgowe mają ograniczenia w przesyłaniu liczby faktur — trzeba pilnować, aby nie powielać dokumentów i nie generować dodatkowych kosztów — mówi pan Marek.
Uważa on, że ważne jest ponowne ustalenie zasad współpracy z księgową.
— Na co dzień korzystam z komercyjnego programu, do którego ma dostęp moja księgowa, więc nie mam żadnych problemów. Moja znajoma jednak chciała dać swojej księgowej uprawnienia do konta w KSeF, ale zrezygnowała. Nie była w stanie zrozumieć, co oznacza uprawnienie dla osoby fizycznej do pracy dla klienta lub przedstawiciel podatkowy. Zdecydowała, że będzie wysyłać wizualizacje e-faktur. Z KSeF można pobrać faktury hurtowo w formacie XML lub PDF — mówi pan Marek.
Pan Marek rozumie jednak, że współpraca z biurem rachunkowym może być utrudniona, zwłaszcza jeśli jest dużo faktur, w tym faktur do opisania, lub faktury kosztowe dostarczają różne osoby.
— KSeF to przede wszystkim archiwum dokumentów. Można do niego wgrywać faktury, tworzyć je w nim, ale nie można nimi zarządzać. Nie można automatycznie oznaczyć, że dana faktura została zapłacona. Aby zarządzać, trzeba pobrać i oznaczać je w dowolny sposób, ale nie da się tego zrobić, korzystając wyłącznie z rządowego narzędzia. Ci, którzy wystawiają dużo faktur, i tak mają swoje oprogramowanie zintegrowane z KSeF — podkreśla pan Marek.
Zwraca również uwagę na jeszcze jeden problem.
— Moja koleżanka otrzymała w KSeF na firmę fakturę za energię elektryczną dostarczaną jej jako konsumentce do prywatnego mieszkania. Gdzieś na Facebooku czytałem też, że kosmetyczka otrzymała fakturę od firmy kurierskiej, mimo że nic u niej nie zamawiała. To pokazuje, że system trzeba kontrolować i w razie potrzeby oznaczać podejrzane faktury. Na razie nie ma innego rozwiązania — mówi.
— W przyszłości, gdy ktoś pozna system, ulepszy go, tworząc do niego wtyczki, wszystko zacznie działać sprawniej. Wtedy KSeF może zaoszczędzić czas, pomóc w uporządkowaniu finansów, zapewnić większą kontrolę nad firmą i… ułatwić współpracę z księgowością. Bo wszystko będzie w jednym miejscu, choć również dla fiskusa. Zakładam, że po etapie zapoznawania się wiele osób będzie korzystać z KSeF tylko raz w miesiącu — podsumowuje pan Marek.
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.