Niektórzy właściciele firm rozważają, czy począwszy od 1 kwietnia mogą nadal wystawiać faktury tak jak dotychczas, czyli z pominięciem KSeF, i jakie będą tego konsekwencje. Szczególnie że przecież sankcje za nieużywanie KSeF w 2026 r. nie będą obowiązywać.
Poza KSeF faktury mogą generować najdrobniejsze firmy, które wystawiają faktury do kwoty 10 tys. zł brutto każdego miesiąca. Tak wynika z planu wdrożenia KSeF. A co z pozostałymi? Czy małe, średnie przedsiębiorstwa oraz jednoosobowe działalności gospodarcze mogą wystawiać faktury w tradycyjny sposób?
— Rozstrzygnięcie tej kwestii nie jest jednoznaczne — oznajmia Krystian Łatka, doradca podatkowy, starszy konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych.
Czytaj też: Nie poświęcaj czasu na materiały informacyjne MF. Odkryj KSeF w 10 minut [E-BOOK DO POBRANIA]
Faktury w KSeF — jakie argumenty przemawiają za, a jakie przeciw
Przepisy ustawy o VAT z dniem 1 lutego oraz 1 kwietnia 2026 r. wprowadzają prawny obowiązek fakturowania za pośrednictwem KSeF.
— Ustawa o VAT nie pozostawia wątpliwości w kwestii obowiązku fakturowania. Opierając się wyłącznie na treści przepisów, można by stwierdzić, że poza pewnymi wyjątkami [np. podmioty z zagranicy — red.] faktura wystawiona poza KSeF nie jest uznawana za fakturę, w związku z czym sprzedawca nie może uniknąć KSeF, a nabywca, który otrzymuje fakturę wygenerowaną bez wykorzystania KSeF, w rzeczywistości tej faktury nie posiada — stwierdza Krystian Łatka.
Ekspert zauważa jednak, że podejście dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (który wydaje interpretacje indywidualne) jest zupełnie inne — Dyrektor KIS uznaje, że wystawienie faktury bez użycia KSeF nie powoduje, że dany dokument [w formie papierowej lub elektronicznej — red.] przestaje być fakturą, a ponieważ art. 88 ustawy o VAT nie wprowadza zakazu odliczenia podatku z faktury wystawionej niezgodnie z prawem z pominięciem KSeF, to z takiej faktury podatek naliczony podlega odliczeniu.
— Ostatecznie więc dyrektor KIS potwierdza, w ramach ugruntowanej już praktyki interpretacyjnej, że faktura bez użycia KSeF również jest fakturą w rozumieniu ustawy — można by jedynie rozważać, kiedy taki dokument upoważnia podatnika do odliczenia VAT, ponieważ od 1 lutego 2026 r. otrzymanie faktury jest już określone prawnie, natomiast otrzymanie jej fizycznie [drogą mailową, w formie papierowej — red.] jest zarezerwowane tylko dla wybranych przypadków, takich jak np. podmioty zagraniczne — wyjaśnia Krystian Łatka.
Krzysztof Jaros, doradca prawny i menedżer w Zespole VAT MDDP, przypomina również, że do końca 2026 r. przesunięto termin wejścia w życie kar za naruszenie obowiązków związanych z KSeF (art. 106ni wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r.), jak również wyłączenie odpowiedzialności karnej na podstawie kodeksu karnego skarbowego w odniesieniu do wystawiania faktur poza KSeF.
— To oznacza, że wystawienie faktury w dotychczasowy sposób, czy to w formie papierowej, czy elektronicznej, nie będzie skutkować dla podatników negatywnymi konsekwencjami na płaszczyźnie podatkowej — stwierdza Krzysztof Jaros.
Jakie ryzyko ponosi przedsiębiorca za wystawianie faktur poza KSeF? Lepiej korzystać z KSeF
Obaj doradcy podatkowi ostatecznie sugerują, że korzystniej jest używać KSeF od 1 kwietnia, aby uniknąć problemów oraz ewentualnych kontroli ze strony organów skarbowych.
— Formalnie faktura wygenerowana bez użycia KSeF nie jest generowana zgodnie z przepisami ustawy o VAT. W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości w zakresie uczciwości podatkowej dostawcy, to pominięcie KSeF urzędy prawdopodobnie zinterpretują jako brak zachowania należytej staranności przez nabywcę — w sytuacji, gdy wiedział on o obowiązku KSeF, a mimo to podjął decyzję o odliczeniu podatku z faktury otrzymanej poza KSeF — wyjaśnia Krystian Łatka. A brak należytej staranności to furtka, aby pozbawić podatnika prawa do odliczenia VAT.
Krzysztof Jaros również zauważa, że brak kar w 2026 r. nie oznacza, iż nie pojawią się z tego powodu żadne negatywne skutki dla przedsiębiorcy, który nie dostosuje się do KSeF. Dotyczy to m.in. płatności od kontrahentów.
Przede wszystkim, jak tłumaczy ekspert, przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na regulacje umowne, które stosują w zakresie fakturowania. — Bardzo często z umów wynika, że okres płatności zaczyna biec od momentu prawidłowo wystawionej faktury, przez co rozumie się m.in. wystawienie faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami. W związku z tym, jeśli przedsiębiorca od 1 kwietnia 2026 r. powinien wystawiać faktury w KSeF, a wystawi je w tradycyjny sposób, może się zdarzyć, że klient nie zgodzi się na zapłatę, twierdząc, że faktura jest wadliwa i zażąda przesłania poprawnej faktury za pośrednictwem KSeF — uważa Krzysztof Jaros.
Zwraca on także uwagę, że przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne również mogą napotkać problemy wynikające z wystawiania faktur poza KSeF. W umowach dotyczących zamówień podmiot zamawiający ma prawo zastrzec warunek wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF.
— Dodatkowo, z punktu widzenia zachowania należytej staranności w VAT, otrzymanie faktury spoza KSeF może być okolicznością inicjującą dodatkową weryfikację transakcji, co w konsekwencji może prowadzić do wydłużenia czasu realizacji płatności — dodaje kolejny argument Krzysztof Jaros.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.