Otrzymałeś od kontrahenta, który powinien był ją umieścić w KSeF, fakturę poza KSeF. Nie wiesz, czy możesz odliczyć podatek VAT i ująć wydatek w kosztach? Znamy stanowisko organów podatkowych w tej kwestii.
To częsty problem, na co wskazują liczne interpretacje indywidualne. Przedsiębiorcy najczęściej dopytują o dwa przypadki.
Po pierwsze, jak wygląda kwestia odliczenia VAT oraz ujęcia kosztów uzyskania przychodów (w PIT i CIT) z faktury za zakup, którą wystawił kontrahent poza KSeF, mimo że przepisy nakładają na niego obowiązek wystawienia faktury w KSeF?
Po drugie, co z odliczeniem VAT i kosztami w sytuacji, gdy sprzedawca wystawił fakturę kosztową poza KSeF, przekazał ją (na przykład drogą mailową), a następnie jednak przesłał do KSeF?
Przeanalizowaliśmy aktualne interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, opublikowane w marcu i kwietniu. Wyjaśniamy, co fiskus komunikuje przedsiębiorcom.
Czytaj też: Faktury poza KSeF w 2026 r. Brak kar nie oznacza braku konsekwencji
Czy możliwe jest odliczenie VAT z faktury uzyskanej poza KSeF?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wielu interpretacjach indywidualnych potwierdza, że podatnicy mają możliwość odliczenia VAT i zaliczenia wydatku do kosztów z faktury wystawionej poza KSeF. Dotyczy to także sytuacji, gdy sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF, lecz z pewnych przyczyn wystawi ją nabywcy poza KSeF.
Dyrektor KIS w licznych interpretacjach tłumaczy, że “wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie wpływa na zasady związane z odzyskiwaniem podatku naliczonego przez nabywców. W związku z tym, jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (podlegającego obowiązkowemu KSeF) poza systemem KSeF (czyli otrzyma dokument wystawiony nieprawidłowo), będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z tej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, merytorycznych warunków uprawniających do odliczenia podatku naliczonego.”
Fiskus objaśnia dalej, że “prawo do odliczenia podatku naliczonego nie stanowi prawa bezwarunkowego, lecz jest to prawo zależne od spełnienia określonych warunków, czyli nie wynika wyłącznie z posiadania faktury, ale z faktu faktycznego zrealizowania transakcji, która skutkuje nabyciem towaru lub usługi przez podmiot wskazany na fakturze jako nabywca. Zatem faktura powinna poprawnie odzwierciedlać operację gospodarczą zarówno w aspekcie przedmiotowym, jak i podmiotowym. W celu skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest poprawność merytoryczna faktury, która musi potwierdzać, że rzeczywiście doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami, które są w niej wymienione, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w odniesieniu do ilości danego towaru lub usługi.”
Organ tłumaczy więc, że aktywnemu podatnikowi VAT przysługuje — zgodnie z art. 86 ust. 1 lub art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT — prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych potwierdzających nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi bez wykorzystania Krajowego Systemu e-Faktur.
“Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez wykorzystania Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, ponieważ nie jest to negatywna przesłanka, która uniemożliwia odliczenie tego podatku, a która jest wymieniona w art. 88 ustawy” — konkluduje Dyrektor KIS.
Takie podejście wynika z interpretacji indywidualnych wydanych m.in.:
— z 1 kwietnia 2026 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.110.2026.1.WN oraz 0114-KDIP1-1.4012.62.2026.1.MŻ),
— z 31 marca 2026 r. (nr 0114-KDIP4-2.4012.33.2026.2.MŻA),
— z 30 marca 2026 r. (nr 0112-KDIL1-1.4012.2.2026.2.AB oraz 0114-KDIP1-1.4012.1055.2025.3.MŻ),
— z 27 marca 2026 r. (nr 0113-KDIPT1-2.4012.84.2026.1.SM) i wielu innych.
Wcześniej Dyrektor KIS prezentował identyczne stanowisko m.in. w interpretacjach z 14 stycznia 2026 r. (nr 0112-KDIL1-1.4012.840.2025.1.WK), 16 stycznia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.891.2025.1.KP), 19 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.898.2025.2.AB), 21 stycznia 2026 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.1110.2025.1.KAK) i 26 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.930.2025.2.KO).
Czy można ująć w kosztach wydatek z faktury uzyskanej poza KSeF
Dyrektor KIS w wielu interpretacjach potwierdza również, że nabywca ma prawo do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów z faktury otrzymanej od sprzedawcy, który mimo obowiązku wystawił ją poza KSeF, pod warunkiem spełnienia standardowych warunków, które umożliwiają zaliczenie wydatku do kosztów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i analogiczny art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
Dyrektor KIS tłumaczy m.in., że “w ustawie o CIT nie wprowadzono zmian uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Szczególnie, możliwość ujęcia poniesionego wydatku w kosztach uzyskania przychodów nie jest uzależniona od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek za pomocą KSeF.”
Istotne jest więc, czy wydatek został poniesiony w celu generowania lub zabezpieczenia przychodów oraz czy faktura potwierdza rzeczywiste transakcje pomiędzy określonymi podmiotami.
Dyrektor KIS stwierdza zatem, że jeśli faktury zakupowe wystawione przez sprzedawców i udostępnione nabywcy poza KSeF będą spełniały kryteria dla faktury w formie papierowej lub faktury elektronicznej, to znaczy będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz spełnione zostaną wszystkie warunki, które decydują o uznaniu poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu, to nabywca może ująć taki wydatek w kosztach uzyskania przychodów (lub odpowiednio zwiększyć wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien zwiększać wartość początkową). Nie ma przy tym znaczenia, czy faktury zakupowe zostały wystawione − wbrew obowiązkowi − bez wykorzystania Krajowego Systemu e-Faktur.
Takie stanowisko potwierdził Dyrektor KIS m.in. w interpretacjach indywidualnych:
— z 14 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.605.2025.2.AND),
— z 16 stycznia 2026 r. (numery 0111-KDIB2-1.4010.552.2025.1.AG, 0111-KDIB1-1.4010.597.2025.3.RH),
— z 19 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.610.2025.2.SH),
— z 21 stycznia 2026 r. (numery: 0111-KDIB1-1.4010.617.2025.1.RH, 0111-KDIB1-3.4010.804.2025.1.ZK oraz 0111-KDIB1-3.4010.739.2025.2.ZK) i wielu innych.
Co w sytuacji, gdy sprzedawca najpierw wystawił fakturę poza KSeF, a następnie wprowadził ją do KSeF?
W praktyce może zdarzyć się również tak, że sprzedawca początkowo wystawi fakturę poza KSeF (omyłkowo) i dostarczy ją nabywcy, a po pewnym czasie tę samą fakturę jednak prześle do KSeF. Powstaje pytanie, w którym momencie nabywca będzie mógł odliczyć VAT.
Przykładowo chodzi tutaj o sytuacje, w których:
- nabywca otrzyma fakturę zakupową poza KSeF 1 maja 2026 r., a dokument ten zostanie przetworzony przez KSeF i otrzyma numer KSeF 2 lipca 2026 r., lub też:
- nabywca otrzyma fakturę zakupową poza KSeF 1 marca 2025 r., a dokument ten zostanie przetworzony przez KSeF i otrzyma numer KSeF 2 maja 2027 r., albo też:
- nabywca otrzyma fakturę zakupową poza KSeF 1 maja 2026 r., a dokument ten nigdy nie otrzyma numeru KSeF (nie zostanie przesłany do KSeF).
Na to pytanie odpowiedział Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 13 stycznia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG). Wyjaśnił, że “skoro podatnikowi przysługuje uprawnienie do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF, pomimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (bowiem taki dokument jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to logiczne jest, że datą powstania uprawnienia do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Natomiast bez znaczenia pozostanie jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.”
Takie stanowisko prezentuje Dyrektor KIS również w najnowszych interpretacjach, np. z 30 marca 2026 r. (nr 0114-KDIP1-1.4012.1055.2025.3.MŻ), z 31 marca 2026 r. (nr 0114-KDIP4-2.4012.33.2026.2.MŻA) oraz z 1 kwietnia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-1.4012.62.2026.1.MŻ).
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.