Błąd na fakturze w KSeF to kłopot dla wielu przedsiębiorstw. Platforma KSeF nie umożliwia bowiem unieważnienia faktury. Najgorzej, gdy e-faktura zostanie sporządzona na niewłaściwego kontrahenta. Urząd skarbowy zmienił jednak podejście do tego typu poprawek.
W KSeF sprzedający nie może anulować faktury, a kupujący nie może sporządzać not korygujących. To generuje trudności i niebezpieczeństwo nieścisłości.
Sprzedawcy mogą poprawiać pomyłki, wystawiając faktury korygujące. To jedyny sposób, choć również kłopotliwy. Przedsiębiorcy uskarżają się na konieczność poprawiania najdrobniejszych błędów. Problemem jest również oprogramowanie, które wykorzystują, jak i wytyczne organów podatkowych.
Poważny problem pojawia się m.in. w sytuacji, gdy przedsiębiorca wystawił fakturę na innego kontrahenta, niż powinien, na przykład na firmę X, mimo że towar nabyła firma Y.
Ostatnio urząd skarbowy zmienił zalecenia dotyczące tego, co należy zrobić w takim przypadku.
Czytaj też: Te błędy w KSeF wciąż popełnia wielu. Narażają cię na kontrolę i kłopoty
Jak przekształciło się stanowisko fiskusa w kwestii korekt faktur?
Choć zmianę stanowiska fiskusa w odniesieniu do korekt faktur widać na przykładzie gmin, podobna sytuacja dotyczy przedsiębiorstw.
Specyfika gmin i miast opiera się na tym, że największe samorządy posiadają różnego rodzaju jednostki podległe (np. szkoły, jednostki budżetowe gmin). Podatnikiem VAT jest więc gmina i to na nią wystawiana jest faktura, ale dzięki dodatkowym informacjom na fakturze (nazwa i NIP tzw. podmiotu trzeciego, czyli np. szkoły, będącej oddzielnym zakładem pracy i płatnikiem PIT) wiadomo, do kogo (do której gminnej jednostki) odnosi się ta faktura.
Ostatecznie, jeśli wszystkie dane na fakturze są poprawne (w tym NIP podmiotu trzeciego), faktura wystawiona dla szkoły (gminnej jednostki budżetowej) trafia do szkoły, a nie do urzędu gminy.
Kłopot powstaje, gdy na fakturze wystawionej w KSeF pojawiają się pomyłki, np. gdy zostanie ona wystawiona nie na właściwą jednostkę. Identyczny problem dotyczy jednak faktur zakupowych, które otrzymują jednostki zależne samorządów.
Analogiczny problem ma miejsce w firmach, gdy sprzedawca sporządzi fakturę na dane innego podmiotu, np. na firmę X zamiast na firmę Y.
Jedna z gmin złożyła wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i zapytała, jak ma postąpić w takiej sytuacji.
Dostępne są dwie opcje:
1) sporządzić fakturę korygującą do faktury pierwotnej i zredukować ją do zera, a następnie wystawić kolejną fakturę z prawidłowymi danymi,
2) wystawić fakturę korygującą do faktury pierwotnej, ale poprawić jedynie błędne dane podmiotu (pozostała część pozostaje bez zmian).
Na początku dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną (z 11 lutego 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.1.JM), w której uznał, że w takim przypadku podatnik musi sporządzić fakturę korygującą do zera, a następnie kolejną z poprawnymi danymi (czyli tak jak w opcji 1 powyżej).
Gmina nie zgodziła się z interpretacją i złożyła na nią skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego. W wyniku skargi dyrektor KIS ponownie przeanalizował sprawę i zmienił swoje zdanie. Wydał więc interpretację zmieniającą z 13 kwietnia 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM) i uznał w końcu, że w sytuacji, gdy na fakturze widnieją nieprawidłowe dane podmiotu trzeciego (np. szkoły), niezbędna jest faktura korygująca, ale poprawić należy tylko błędne/niekompletne dane (czyli należy postąpić tak, jak w opcji 2 powyżej).
Jakie negatywne konsekwencje może mieć wyzerowanie faktury i wystawienie nowej?
Jak zaznaczaliśmy w Business Insiderze, firmy powinny wystrzegać się korekt faktur wystawionych w KSeF do zera i ponownego wystawiania faktury, zwłaszcza jeśli kwoty na fakturze pozostają niezmienione. Konsekwencją może być bowiem obowiązek dwukrotnej zapłaty VAT (wykazanego na pierwotnej fakturze i fakturze korygującej), przed czym ostrzegała Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w Zespole VAT MDDP.
— Część systemów finansowo-księgowych nie ma jednak technicznej możliwości sporządzenia faktury korygującej bez modyfikacji wartości na fakturze, a więc np. jeśli pojawi się błąd w nazwie lub adresie kupującego, zmianie opisu usługi czy terminu płatności — tłumaczy Janina Fornalik.
Brak odpowiedniego systemu w firmie stanowi poważny problem. Ekspertka wyjaśnia, że firmy radzą sobie z tym problemem w ten sposób, że wystawiają faktury korygujące “do zera”, a następnie nowe faktury z poprawnymi danymi. Nie jest to jednak korzystne wyjście z sytuacji. Jak objaśniła Fornalik, organy podatkowe podważają prawidłowość takiego sposobu korekty, co może właśnie skutkować zakwestionowaniem obniżenia podatku VAT na podstawie korekty zerującej, a w efekcie wykazaniem dwukrotnie podatku VAT należnego.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.