Kto faktycznie jest pociągany do odpowiedzialności za kwestie podatkowe w przedsiębiorstwie? Fiskus bacznie obserwuje zarząd, a pomoc biura rachunkowego to za mało. Aby uniknąć problemów, firma musi klarownie ustalić podział obowiązków.
Wielu właścicieli firm błędnie sądzi, że zatrudnienie księgowego albo zlecenie prowadzenia ksiąg rachunkowych biuru zwalnia ich w całości z odpowiedzialności za podatki. Jednak sytuacja wygląda inaczej. Największe ryzyko dotyczy członków zarządu – to oni muszą zadbać o właściwe funkcjonowanie spółki, aby zminimalizować groźbę odpowiedzialności, zarówno finansowej, jak i karnej skarbowej.
Właściwe zorganizowanie działań spółki jest niezwykle istotne, by zredukować lub całkowicie uniknąć odpowiedzialności związanej z prowadzeniem spraw podatkowych przedsiębiorstwa. Mowa tu nie tylko o zobowiązaniach podatkowych, ale również o odpowiedzialności karnoskarbowej.
— Pierwsza z nich ma charakter majątkowy, natomiast druga opiera się na przepisach prawa karnego skarbowego i odnosi się do konkretnych osób fizycznych [art. 1 par. 3 k.k.s. – red]. Te dwa systemy działają odrębnie, chociaż w praktyce często się ze sobą łączą — wyjaśnia Agata Kotwica-Stefańska, adwokat z Zespołu Postępowań Mariański Group.
Decydujące jest określenie, kto naprawdę ponosi odpowiedzialność za naruszenia obowiązków podatkowych — czy jest to właściciel, członek zarządu, księgowy, czy też inna osoba zajmująca się finansami firmy.
Agata Kotwica-Stefańska wyjaśnia: kto, za co odpowiada, jak delegować odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe w firmach oraz jak ją ograniczyć, a nawet wykluczyć.
Czytaj też: Czy wszyscy w spółkach będą odpowiadać za podatki? Eksperci są zaniepokojeni
Kto może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za pomyłki w rozliczeniach podatkowych?
— Podstawową regułą prawa karnego skarbowego jest to, że odpowiedzialność zawsze spoczywa na konkretnej osobie, a nie na firmie jako takiej [art. 1 par. 3 k.k.s. – red.] — zaznacza Agata Kotwica-Stefańska. W praktyce oznacza to — dodaje ekspertka — że organy podatkowe lub celno-skarbowe nie mogą jedynie stwierdzić, że wystąpiły nieprawidłowości, lecz muszą wskazać osobę, która za nie odpowiada.
— Odpowiedzialność może ponosić nie tylko osoba, która bezpośrednio dopuściła się naruszenia, ale także współwinny, osoba zarządzająca wykonaniem czynu lub wydająca polecenie jego wykonania — mówi Agata Kotwica-Stefańska. Istotna jest nie tylko formalna rola, ale realny wpływ na podejmowane decyzje oraz realizację obowiązków podatkowych.
W praktyce najczęstsze naruszenia dotyczą:
— unikania opodatkowania poprzez ukrywanie przedmiotu lub podstawy opodatkowania (art. 54 k.k.s.),
— przedstawiania nieprawdziwych danych w deklaracjach podatkowych (art. 56 k.k.s.) oraz
— nierzetelnego prowadzenia ksiąg (art. 61 k.k.s.).
Kto ponosi odpowiedzialność karną skarbową w JDG, a kto w spółkach
— W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej to przedsiębiorca osobiście realizuje obowiązki podatkowe i to on jest odpowiedzialny za ich naruszenie. Nie ma znaczenia, czy korzysta z pomocy księgowego, ponieważ to on pozostaje podmiotem odpowiedzialnym za prawidłowość rozliczeń — wyjaśnia mec. Kotwica-Stefańska.
W spółkach kapitałowych sytuacja wygląda inaczej.
Wspólnik (np. w spółce z o.o.) lub akcjonariusz (np. w spółce akcyjnej) zazwyczaj nie prowadzą spraw spółki, a ich rola ogranicza się do aspektów właścicielskich, dlatego nie ponoszą oni odpowiedzialności karnej skarbowej, chyba że faktycznie uczestniczą w zarządzaniu lub podejmowaniu decyzji podatkowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy właściciel ma realny wpływ na funkcjonowanie spółki, pomimo że formalnie nie pełni funkcji w jej organach. — W takim przypadku może zostać uznany za osobę faktycznie prowadzącą sprawy spółki, co daje podstawę do przypisania odpowiedzialności [art. 9 par. 3 k.k.s. – red.] — dodaje Agata Kotwica-Stefańska.
Standardowo w spółkach to członkowie zarządu są odpowiedzialni. Jak tłumaczy nasza rozmówczyni, wynika to z ich ustawowego obowiązku prowadzenia spraw spółki i reprezentowania jej na zewnątrz (art. 201 par. 1 oraz art. 368 par. 1 Kodeksu spółek handlowych). Członkowie zarządu odpowiadają nie tylko za podejmowane decyzje, ale również za organizację systemu rozliczeń podatkowych i nadzór nad jego działaniem.
W tym miejscu należy rozróżnić — odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania podatkowe spółki, która ma charakter majątkowy (art. 116 Ordynacji podatkowej) oraz odpowiedzialność karnoskarbową, która opiera się na zasadzie winy i dotyczy naruszenia przepisów prawa. Członek zarządu równocześnie ponosi odpowiedzialność karną skarbową i odpowiedzialność za zaległości podatkowe.
Jak dodaje Agata Kotwica-Stefańska, odpowiedzialność zarządu może wynikać zarówno z działania, jak i z braku działania. — Często problemem jest nie aktywne naruszenie przepisów, lecz brak kontroli nad procesami zachodzącymi w firmie. Brak wiedzy o nieprawidłowościach nie jest dobrą wymówką, jeśli wynika z nieodpowiedniego nadzoru. Zarząd ma bowiem obowiązek organizacji i kontroli obszaru finansów spółki, a zaniedbania w tym zakresie mogą skutkować przypisaniem odpowiedzialności — zaznacza ekspertka.
Czy można scedować odpowiedzialność na biuro rachunkowe lub inne osoby?
— Wbrew powszechnym przekonaniom księgowy nie przejmuje odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe firmy. Jego odpowiedzialność jest ograniczona i zależy od zakresu powierzonych zadań oraz stopnia zawinienia — mówi mec. Agata Kotwica-Stefańska.
Ekspertka dodaje, że jeśli jednak księgowy działa na podstawie danych przekazanych przez przedsiębiorcę lub zarząd, a te dane są niekompletne lub nieprawdziwe, odpowiedzialność spoczywa na osobie, która je przekazała. W praktyce oznacza to, że korzystanie z usług biura rachunkowego nie usuwa ryzyka odpowiedzialności, a jedynie zmienia organizację obowiązków.
Co z odpowiedzialnością innych osób, które formalnie nie pełnią funkcji w organach spółki, ale faktycznie podejmują decyzje o jej sprawach finansowych, np. dyrektorów finansowych, prokurentów czy osób pełniących rolę nieformalnych decydentów? — Zgodnie z art. 9 par. 3 k.k.s. osoby te mogą ponosić odpowiedzialność, jeśli rzeczywiście zajmują się sprawami finansowymi przedsiębiorstwa — odpowiada Agata Kotwica-Stefańska.
Jak realnie można zredukować odpowiedzialność karną skarbową?
W ostatnich latach zyskuje na znaczeniu tzw. compliance podatkowe. Chodzi o sposób organizacji obowiązków podatkowych i nadzoru nad nimi. Tu tkwi klucz do ograniczenia odpowiedzialności.
Jak zauważa Agata Kotwica-Stefańska, prawo karne skarbowe nie używa wprost pojęcia compliance, ale jego znaczenie wynika bezpośrednio z konstrukcji odpowiedzialności opartej na winie (art. 1 par. 3 k.k.s.) oraz na przypisaniu sprawstwa osobie faktycznie zajmującej się sprawami finansowymi (art. 9 par. 3 k.k.s.). W praktyce oznacza to, że brak odpowiednio zorganizowanego systemu nadzoru może prowadzić do przypisania winy w postaci niedbalstwa lub braku należytej staranności, natomiast jego prawidłowe wdrożenie może tę winę wyłączyć.
— Nie chodzi o stworzenie formalnej dokumentacji “do szuflady”, lecz o realnie działający system, który pozwala zarządowi udowodnić, że dołożył należytej staranności w organizacji procesów podatkowych — podkreśla mec. Kotwica-Stefańska
Należyta staranność — dodaje ekspertka — oznacza stworzenie takiego sposobu funkcjonowania firmy, który minimalizuje ryzyko błędów podatkowych oraz umożliwia ich wykrycie na wczesnym etapie. W praktyce sprowadza się to do kilku elementów, które wymienia Agata Kotwica-Stefańska.
Po pierwsze konieczne jest jasne określenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób. Zarząd nie musi wykonywać wszystkich czynności osobiście, ale powinien wiedzieć, kto za nie odpowiada i na jakich zasadach.
Po drugie niezbędne jest wdrożenie procedur dotyczących obiegu dokumentów, sporządzania i zatwierdzania deklaracji podatkowych oraz weryfikacji danych finansowych.
Po trzecie istotne jest zapewnienie mechanizmów kontroli — zarówno bieżącej, jak i okresowej, np. w formie audytów wewnętrznych.
W praktyce szczególne znaczenie ma moment zatwierdzania deklaracji podatkowych.
— Podpisywanie ich “automatycznie”, bez analizy, jest jednym z najczęstszych błędów zarządu. Z drugiej strony, wprowadzenie procedury, w której deklaracja trafia do członka zarządu wraz z syntetycznym podsumowaniem ryzyk i kluczowych danych, znacznie zmniejsza ryzyko przypisania odpowiedzialności — wyjaśnia nasza rozmówczyni.
Czy można jednej osobie powierzyć odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów podatkowych?
Jak mówi Agata Kotwica-Stefańska, w większych organizacjach coraz częściej tworzona jest funkcja compliance managera lub dyrektora ds. zgodności, czyli osoby, która odpowiada za organizację i nadzór nad przestrzeganiem przepisów, w tym podatkowych.
— Z punktu widzenia prawa karnego skarbowego ma to duże znaczenie. Jeżeli obowiązki w zakresie nadzoru nad rozliczeniami podatkowymi zostaną powierzone kompetentnej osobie, a zarząd zapewni jej realne narzędzia działania oraz będzie monitorował jej pracę, może to prowadzić do ograniczenia, a w skrajnych przypadkach nawet wyłączenia odpowiedzialności członków zarządu — mówi ekspertka.
Kluczowe jest jednak to, czy system działał prawidłowo oraz czy poszczególne osoby wykonywały swoje obowiązki zgodnie z przyjętymi procedurami.
Jak wyłączyć odpowiedzialność karną skarbową?
Agata Kotwica-Stefańska podkreśla, że właściwie wdrożony system compliance może prowadzić do wyłączenia odpowiedzialności. Chodzi o sytuację, w której nie ma podstaw do przypisania winy, a więc i odpowiedzialności żadnej konkretnej osobie.
— Może to mieć miejsce, gdy obowiązki zostały prawidłowo rozdzielone, procedury były jasne i adekwatne, osoby odpowiedzialne działały zgodnie z tymi procedurami, a mimo to doszło do błędu o charakterze incydentalnym lub systemowym — wyjaśnia adwokat.
W takiej sytuacji nie można przypisać winy konkretnej osobie. — Skoro każdy działał zgodnie z przyjętym, racjonalnym modelem postępowania, trudno przypisać komukolwiek niedbalstwo lub umyślność działania. W konsekwencji może dojść do sytuacji, w której — pomimo stwierdzenia nieprawidłowości podatkowej — nie zostanie przypisany czyn zabroniony żadnej osobie fizycznej — stwierdza Agata Kotwica-Stefańska. Brak winy oznacza brak odpowiedzialności karnej skarbowej.
— Należy jednak podkreślić, że samo formalne wdrożenie procedur nie jest wystarczające. Organy badają nie tylko ich treść, ale przede wszystkim faktyczne funkcjonowanie. Procedury, które istnieją tylko na papierze, nie stanowią skutecznej ochrony.
Podobnie powołanie compliance managera nie zwalnia zarządu z obowiązku nadzoru. Może natomiast stanowić istotny element wykazania należytej staranności, o ile rola ta jest realna, a nie tylko pozorna — zaznacza Agata Kotwica-Stefańska.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.