Przedsiębiorcy mają czas do 20 maja na dokonanie finalnego rozrachunku składki zdrowotnej za rok 2025. Nie warto się zbytnio spieszyć z tą procedurą, ponieważ ZUS nie zdążył przygotować wszystkich niezbędnych elementów na czas. Wyjaśniamy, w jaki sposób uniknąć nadpłaty oraz jak ubiegać się o jej odzyskanie.
Ostateczne rozliczenie składki zdrowotnej za rok 2025 musi być uwzględnione w deklaracji DRA lub RCA za miesiąc kwiecień. Niemniej jednak, zgodnie z informacjami od naszych czytelników, już teraz występują problemy, które są dość zaskakujące.
“Po przesłaniu deklaracji DRA, ZUS automatycznie generuje formularz RZS-R, dotyczący zwrotu nadpłaconej kwoty, który wymaga akceptacji i odesłania w celu odzyskania środków. Problem polega na tym, że nie można wysłać wniosku, ponieważ wyświetla się komunikat o upływie terminu jego wysyłki… 1 czerwca 2026 r.” — pisze jeden z czytelników, mimo że wciąż trwa maj.
Według Izabeli Leśniewskiej, doradcy podatkowego z Alo-2, specjalizującej się między innymi w kwestiach związanych z rozliczaniem składek, tego typu komunikaty niestety nie należą do rzadkości. — To niedopatrzenie natury informatycznej, o którym ZUS jest już poinformowany — wyjaśnia ekspertka. Z tego powodu rekomenduje, aby wstrzymać się z finalizacją rozliczenia składki zdrowotnej. Termin składania upływa 20 maja.
Izabela Leśniewska zwraca uwagę również na inne trudności.
Czytaj też: Nie tylko padli ofiarą oszustwa, ale jeszcze urząd skarbowy domagał się VAT. Jest wyrok sądu
Debiut wyboru w odniesieniu do środków trwałych
Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wybranej formy opodatkowania (skala podatkowa PIT, podatek liniowy PIT, ryczałt), jest zobowiązany do rozliczenia składki zdrowotnej za rok 2025. Dotyczy to wszystkich osób prowadzących działalność gospodarczą, które w minionym roku podlegały obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego.
Jak przypomina ZUS, począwszy od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach skali PIT lub podatku liniowego PIT mają możliwość podjęcia decyzji, czy chcą uwzględniać przychody i koszty uzyskania przychodów związane ze zbyciem środków trwałych przy kalkulacji rocznej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. W sytuacji, gdy przedsiębiorca postanowi wziąć pod uwagę przychody i koszty związane ze sprzedażą składników majątku trwałego, musi złożyć w tym zakresie odpowiednie oświadczenie. W celu dopełnienia formalności, powinien zaznaczyć w bloku III.F w raporcie ZUS RCA albo w bloku XII w deklaracji ZUS DRA pola oznaczone numerami 06 lub 15: “Przy ustalaniu rocznej podstawy wymiaru składki zostały wzięte pod uwagę przychody i koszty uzyskania tych przychodów wynikające z odpłatnego zbycia komponentów majątku (środki trwałe i wartości niematerialne oraz prawne)”.
Zdaniem Izabeli Leśniewskiej, osoby rozliczające się ryczałtowo nie posiadają jednak takiej opcji wyboru, a dodatkowo mogą napotkać na pewne trudności.
Jak będąc opodatkowanym ryczałtem uniknąć nadmiernej składki zdrowotnej
Problemy osób na ryczałcie wynikają z obowiązujących przepisów.
— Można wyliczyć wysokość składki zdrowotnej na ryczałcie w oparciu o dochody z roku poprzedniego. Wydaje się to być prostym rozwiązaniem, lecz w brzmieniu przepisu kryje się pewna “interesująca” nieścisłość. Artykuł 81 ust. 2h ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych umożliwia przedsiębiorcy przyjęcie do obliczenia miesięcznej składki zdrowotnej przychodu z poprzedniego roku, pomniejszonego o sumę składek na ubezpieczenia społeczne. I to wszystko. W regulacji prawnej nie ma mowy o wyłączeniu kwoty uzyskanej ze sprzedaży środków trwałych — wyjaśnia Izabela Leśniewska. Tymczasem osoby na ryczałcie, dokonując rocznego rozliczenia składki zdrowotnej, muszą wyłączyć przychód ze sprzedaży środków trwałych, co z kolei wpływa na wysokość progu składki (szczegóły poniżej). — W rezultacie, przedsiębiorca może być zmuszony przez cały rok do regulowania wyższej składki zdrowotnej tylko dlatego, że w poprzednim roku dokonał sprzedaży, na przykład, samochodu lub maszyny firmowej, pomimo faktu, że ten konkretny przychód ostatecznie nie powinien być brany pod uwagę przy ustalaniu rocznego progu zdrowotnego — podkreśla Izabela Leśniewska.
Należy przypomnieć, że przedsiębiorcy uiszczający podatek w formie ryczałtu analizują swoje roczne przychody i wyliczają kwotę składki zdrowotnej w oparciu o próg odpowiadający wysokości ich przychodów. Obowiązują trzy progi: pierwszy, gdy roczne przychody nie przekroczyły kwoty 60 tys. zł (1), drugi, gdy przychody roczne przekroczyły 60 tys. zł, ale nie przekroczyły 300 tys. zł (2) oraz trzeci, gdy przychody roczne przekroczyły 300 tys. zł (3).
W praktyce konieczne jest porównanie, czy suma wpłaconych składek w poszczególnych miesiącach odpowiada kwocie składki rocznej. W przypadku, gdy w ciągu roku przedsiębiorca uiścił niższą kwotę, należy dokonać dopłaty.
Jeśli po obliczeniu przychodu rocznego okaże się, że opłacaliśmy składkę właściwą dla niższego progu (do 60 tys. zł), a faktycznie uzyskaliśmy wyższy przychód (powyżej 60 tys. zł), to konieczne jest również dopłacenie różnicy.
Jak obliczyć składkę zdrowotną, rozliczając się na zasadach ogólnych (skala PIT)
W przypadku przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych (skala PIT), roczną podstawę wymiaru składki stanowi dochód z prowadzonej działalności, czyli różnica między osiągniętymi przychodami a poniesionymi kosztami uzyskania przychodów. Dochód ten nie jest pomniejszany o straty poniesione w roku 2025 ani o przysługujące ulgi, lecz konieczne jest uwzględnienie różnic remanentowych. Do przychodów oraz kosztów nie wlicza się przychodów i kosztów osiągniętych i poniesionych w okresie zawieszenia działalności. Tak obliczoną wartość dochodu należy następnie porównać z minimalną podstawą wymiaru składki zdrowotnej.
Dla przypomnienia, w trakcie roku składkowego, jeśli dochód był niższy od wysokości płacy minimalnej, to przedsiębiorca miał obowiązek przyjęcia jako podstawy kwoty odpowiadającej 75 proc. minimalnego wynagrodzenia i uiszczenia od niej minimalnej składki. Rok 2025 był pod tym względem wyjątkowy. W roku 2026 minimalna składka jest już kalkulowana od 100 proc. minimalnego wynagrodzenia.
Ostatecznie, należy zestawić dochód rzeczywisty z dochodem minimalnym, w oparciu o który obliczana jest składka zdrowotna.
Jaka jest podstawa wymiaru składki zdrowotnej w przypadku podatku liniowego PIT
Przedsiębiorcy opodatkowani liniowym 19 proc. podatkiem PIT są zobowiązani do zapłaty składki w wysokości 4,9 proc., a podstawą do jej wyliczenia jest faktycznie osiągnięty dochód. Generalnie, proces rozliczenia rocznego wygląda bardzo podobnie jak w przypadku osób rozliczających się na zasadach ogólnych (skala PIT).
Osoby opodatkowane liniowo mają jednak możliwość odliczenia zapłaconej składki — zarówno za siebie, jak i za osoby współpracujące — od dochodu lub zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem limitu wynoszącego 12 900 zł rocznie (obowiązującego w roku 2025). Zatem, po ustaleniu rocznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej, mogą one dodatkowo odjąć maksymalnie kwotę 12 900 zł (pod warunkiem, że faktycznie zapłaciły taką sumę składek w ciągu roku), jeśli uwzględniły ją w kosztach uzyskania przychodów.
Ponadto, analogicznie jak w przypadku osób rozliczających się na zasadach ogólnych (skala PIT), jeśli dochód osoby opodatkowanej liniowo nie przekroczył w roku 2025 wysokości płacy minimalnej, to również w takim przypadku podstawę składki oblicza się od 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.
Na jakim druku należy rozliczyć składkę oraz do kiedy należy ją uregulować?
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej należy złożyć do 20 maja, wykorzystując odpowiedni formularz — ZUS DRA lub ZUS RCA — czyli ten sam, który jest używany do złożenia deklaracji za kwiecień 2026 roku.
Formularz ZUS DRA składają osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
Formularz ZUS RCA składają osoby, które opłacają składki zarówno za siebie, jak i za inne osoby, na przykład za swoich pracowników.
W formularzu należy przedstawić informacje o przychodach lub dochodach oraz ustalić wysokość składki za cały rok 2025.
Do 20 maja należy także uregulować ewentualną dopłatę składki, jeśli z rocznego rozliczenia wynika taka konieczność, a także zapłacić składki należne za miesiąc kwiecień 2026 roku.
W sytuacji, gdy z rozliczenia wynika, że wpłacone składki na ubezpieczenie zdrowotne przekroczyły kwotę należną, ubezpieczony ma prawo do zwrotu nadpłaty (pod warunkiem, że nie posiada zaległości z tytułu składek lub nie pobrał nienależnego świadczenia z ubezpieczenia społecznego).
W jaki sposób złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej
Formularze można przesłać drogą elektroniczną, wykorzystując system Płatnik, a także za pośrednictwem aplikacji ePłatnik dostępnej na platformie PUE ZUS.
Osoby, które nie korzystają z elektronicznych metod, mają możliwość złożenia formularza w wersji papierowej (dotyczy to rozliczeń za siebie oraz maksymalnie czterech ubezpieczonych).
Jakie dane należy uwzględnić w formularzu
W rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej należy uzupełnić sekcję zatytułowaną “Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne”:
— XII w formularzu ZUS DRA lub
— III.F w formularzu ZUS RCA.
W formularzu przedsiębiorcy są zobowiązani do wykazania danych niezbędnych do obliczenia rocznej składki oddzielnie dla każdej formy opodatkowania (zasady ogólne — skala PIT, podatek liniowy, ryczałt). W przypadku prowadzenia tylko jednej działalności, na przykład opodatkowanej ryczałtem, należy wypełnić jedynie odpowiednią część formularza.
Jakie problemy mogą wystąpić podczas wysyłania formularzy ZUS DRA lub ZUS RCA
Należy pamiętać, że jeśli przedsiębiorca w roku 2025 zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej, to:
- nie dokonuje rozliczenia składki zdrowotnej za okres zawieszenia,
- ale rozlicza ją proporcjonalnie za okres faktycznego prowadzenia działalności (nawet jeśli trwała tylko jeden miesiąc).
Osoba, która prowadziła działalność tylko przez cztery miesiące w roku 2025, zobowiązana jest do złożenia rozliczenia jedynie za te miesiące.
Jak odzyskać nadpłatę składki, czyli otrzymać jej zwrot
W przypadku, gdy z rocznego rozliczenia wynika nadpłata składki zdrowotnej, ZUS automatycznie wygeneruje wniosek o jej zwrot (RZS-R) na koncie płatnika, dostępnym na portalu eZUS. Wniosek będzie widoczny w systemie następnego dnia po złożeniu rocznego rozliczenia. Przedsiębiorca ma obowiązek zweryfikowania danych zawartych we wniosku, wskazania numeru rachunku bankowego, na który ma zostać dokonany zwrot, podpisania wniosku i odesłania go do ZUS w terminie do 1 czerwca 2026 roku.
ZUS dokona zwrotu nadpłaconej składki zdrowotnej do dnia 3 sierpnia 2026 roku. W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie zaakceptuje wniosku RZS-R, zwrot nadpłaty zostanie zrealizowany do końca roku.
Z kolei, jeżeli z rocznego rozliczenia wynika niedopłata składki zdrowotnej, przedsiębiorca jest zobowiązany do jej uregulowania najpóźniej do dnia 20 maja 2026 roku.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz Business Insider Polska, dział Prawo
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.