Wielokrotne wystawianie faktur przez przedsiębiorstwa stanowi zagrożenie, podobnie jak dokonywanie korekt faktur do wartości zerowej. W ciągu dwóch miesięcy uległy zmianie również zalecenia dotyczące oznaczeń w JPK_VAT. W określonych sytuacjach dopuszczalne jest nawet datowanie wsteczne faktur.
Dobiegł końca pierwszy okres sporządzania faktur w KSeF dla większości firm. Dostrzegalne jest, iż przedsiębiorcy wciąż zaznajamiają się z systemem oraz nowymi regułami fakturowania. Interesujące jest to, że, jak podkreśla Magdalena Jaworska, doradca podatkowy i partner w Quidea, także urząd skarbowy kształtuje swoje nastawienie do różnych aspektów, niekiedy rewidując swoje stanowisko.
Ekspertka wspomina, że aktualnie istnieją sfery związane z KSeF, w których widoczne są tzw. sygnały ostrzegawcze.
— Brak sankcji związanych z KSeF w roku 2026 powinniśmy traktować przede wszystkim jako okres na przystosowanie się do nowego rozwiązania. KSeF to innowacyjne narzędzie, którego uczymy się wszyscy — zarówno przedsiębiorcy, jak i administracja skarbowa. Najbliższe miesiące są zatem czasem na udoskonalenie przyjętych rozwiązań oraz ich weryfikację w praktyce — zgadza się Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24.
Czytaj też: Masz problem z e-fakturami? Nie daj się zaskoczyć fiskusowi i unikaj tych błędów [E-BOOK DO POBRANIA]
Czym grozi podwójne fakturowanie — w KSeF i poza KSef
Jednym z problemów, z którymi borykają się firmy, jest wielokrotne fakturowanie. Jest to pierwsza sfera ryzyka i pierwszy sygnał ostrzegawczy.
Jak objaśnia Magdalena Jaworska, błędem firm jest generowanie standardowej faktury, a następnie identycznej faktury w KSeF. — Takie postępowanie stwarza niebezpieczeństwo podwójnego obciążenia podatkowego (uiszczenia VAT z faktury poza KSeF i faktury w KSeF, pomimo że poświadczają jedną transakcję) oraz grzywien za fikcyjne faktury (również karnych) — przestrzega ekspertka.
Odnosi się to w szczególności do prezentacji graficznej faktur. Magdalena Jaworska zwraca uwagę na interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 3 kwietnia 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1219.2025.2.MC). Wynika z niej, że nie można udostępnić klientowi prezentacji graficznej faktury, zanim nie prześlemy jej do KSeF. Organ podatkowy wymaga zatem przestrzegania kolejności: w pierwszej kolejności faktura musi zostać pomyślnie wystawiona w KSeF, a dopiero następnie można udostępnić jej prezentację graficzną.
Przestrzeganie tej kolejności może stanowić trudność dla hoteli, gastronomii oraz sprzedawców detalicznych (retail). — Jeżeli przedsiębiorca nie chce pozostawić klienta bez dokumentu, to może wydać “potwierdzenie operacji” lub “dokument rozliczeniowy”. Praktyka wciąż się kształtuje. Jeżeli wysyłamy klientowi dokument spoza KSeF przed nadaniem fakturze numeru KSeF, to nie może on zawierać typowego zestawu danych, które znajdują się na fakturze. Nie może być na nich jednak np. kwoty VAT — radzi Magdalena Jaworska.
Jak dodaje Monika Piątkowska, firmy nie mają świadomości, że podwójna droga dostarczania dokumentów: oficjalna w systemie rządowym oraz dodatkowa w formie papierowej lub pliku PDF, zwiększa ryzyko zarówno dla nich, jak i dla ich kontrahentów.
— Przede wszystkim dane na prezentacji graficznej faktury mogą odbiegać od tych w KSeF, co może mieć zły wpływ na spójność deklaracji podatkowych. Istnieje także ryzyko, że dana faktura zostanie zaewidencjonowana dwukrotnie. Powoduje to wzrost nakładu pracy w procesach i weryfikacji dokumentów, a nawet te czynności nie zawsze gwarantują uniknięcia powielania zapisów — mówi Monika Piątkowska.
Czy można odliczać VAT z faktur spoza KSeF
Po drugiej stronie są nabywcy, którzy otrzymują faktury spoza KSeF, mimo że sprzedawca powinien je wystawić w KSeF. Nagminnie składają wnioski o interpretacje indywidualne i pytają, czy w takim przypadku mogą odliczyć VAT.
— Interpretacje zmierzają w kierunku możliwości odliczenia VAT z faktury uzyskanej spoza KSeF od sprzedawcy, który powinien być w KSeF i wystawić ją w systemie — tłumaczy Magdalena Jaworska. Ekspertka zaznacza, że choć interpretacje są pomyślne dla nabywców, to nie wiadomo, jakie stanowisko zajmie fiskus w tej kwestii w przyszłości.
Które błędy na fakturze korygować do zera, a które nie?
Korekty faktur w KSeF stanowią trudność dla wielu firm, o czym informowaliśmy wielokrotnie w Business Insiderze. Jak przypomina Magdalena Jaworska, wszelkie błędy na fakturze wymagają wystawienia faktury korygującej. — Korektę należy wystawić w KSeF, nawet jeżeli faktura pierwotna została wystawiona poza systemem — doprecyzowuje ekspertka.
Oznacza to, że drobne pomyłki, w nazwie, opisie operacji, również należy dokumentować fakturami korygującymi. Problemem jest korygowanie faktur do zera. Tu pojawia się nowa praktyka.
— Fiskus wskazuje obecnie, że jeżeli na fakturze pierwotnej pojawił się błędny NIP to jedynie wówczas należy wystawić fakturę korygującą do zera oraz wystawić nową. Z kolei w JPK_VAT należy dokonać rozliczenia wstecznego, a zatem skorygować okres, w którym wykazana została faktura pierwotna — tłumaczy Magdalena Jaworska.
Z kolei jeżeli na fakturze były błędne dane adresowe, to fiskus stoi obecnie na stanowisku, że nie zerujemy faktury, a korygujemy jedynie błędne dane. Dodatkowo taką korektę ujmujemy w JPK_VAT na bieżąco, w miesiącu wystawienia korekty.
Wynajmujesz nieruchomości? Fiskus zmienił podejście w sprawie faktur w KSeF
Ministerstwo Finansów zmieniło stanowisko w kwestii faktur dokumentujących najem na firmy, w tym prywatny. Dotyczy to sytuacji, gdy najemca zażąda wystawienia faktury. Wątpliwości dotyczą tego, czy wynajmujący prywatnie nieruchomość może wystawić rachunek, czy też niezbędna jest faktura w KSeF. — Fiskus początkowo stał na stanowisku, że dopuszczalny jest rachunek. Obecnie uważa, że jeżeli wystawiany jest dokument sprzedaży na firmę, to należy wystawić w KSeF fakturę — wyjaśnia Magdalena Jaworska.
Ekspertka przyznaje, że rozwiązaniem tego problemu jest całkowite zaniechanie wystawienia rachunku lub faktury. Innymi słowy, najlepiej, aby najemca nie żądał wystawienia faktury, ponieważ przy jej żądaniu przez firmę będzie ona obligatoryjna.
— Jeżeli jednak spopularyzuje się pogląd fiskusa, to wynajmujący będą musieli rejestrować się do NIP i wystawiać faktury w KSeF, jeżeli najemca zażąda faktury — stwierdza Magdalena Jaworska.
Znaczniki w JPK_VAT. Na czym polega zamieszanie
Ministerstwo Finansów już od 1 lutego 2026 r. wprowadziło obowiązek oznaczania wszystkich faktur — tych w KSeF i spoza KSeF — nowymi znacznikami w JPK_VAT (BFK, DI i OFF). Jak tłumaczy Magdalena Jaworska, początkowo resort mówił o obowiązku stosowania znaczników dotyczących faktur sprzedaży, potem okazało się, że obowiązek dotyczy również faktur zakupowych.
— Zamieszanie dotyczyło też oznaczania m.in. transakcji związanych z nabyciami z zagranicy. Ministerstwo opublikowało wyjaśnienia, jednak nie są to objaśnienia podatkowe, które dawałoby ochronę podatnikom, którzy się do nich zastosowali — zwraca uwagę Magdalena Jaworska.
Ekspertka podkreśla, że przedsiębiorcy powinni obecnie sprawdzić, czy system finansowo-księgowy prawidłowo przypisuje znaczniki w JPK_VAT. — Za błędy w oznaczeniach, które uniemożliwiają kontrolę fiskusowi, grożą grzywny. Na szczęście w praktyce dotychczas organy podatkowe jeszcze nie nałożyły żadnej kary, więc ta kara bardziej przeraża na papierze niż w praktyce — mówi ekspertka Quidea.
Zobacz też, jak KSeF zmienił strukturę JPK_VAT i jak ogarnąć znaczniki BFK, DI i OFF. Kliknij i pobierz e-book pt. “Znaczniki JPK a KSeF. Twoja baza wiedzy”.
Antydatowanie faktur w KSeF — nowa interpretacja
Z datami fakturowania w KSeF również podatnicy mają trudności. O tym, że tak będzie również informowaliśmy w Business Insiderze.
Jak mówi Magdalena Jaworska, Dyrektor KIS ostatnio wydał interpretację indywidualną w sprawie możliwości antydatowania faktur (interpretacja z 29 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.93.2026.1.JG). Co interesujące organ potwierdził, że jest to możliwe.
Interpretacja dotyczy spółki świadczącej usługi parkingowe, która dopiero po upływie terminu płatności dostaje informację, że klient skorzystał z usługi jako podatnik VAT i żąda wystawienia faktury. Rodzi to następujące konsekwencje. Spółka wystawia fakturę i wskazuje w fakturze ustrukturyzowanej, w polu P_1 strukturę Fa(3), datę wystawienia nie późniejszą niż dzień, w którym przypadał termin płatności, jednocześnie przesyłając dokument xml do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jego technicznym wytworzenia, ale później niż w następnym dniu roboczym po dacie wskazanej w polu P_1 struktury Fa(3). Firma wytwarza więc fakturę i dosyła ją do KSeF następnego dnia roboczego. W efekcie data z pola P_1 nie jest datą z dnia poprzedzającego wysyłkę do KSeF.
Zdaniem Dyrektora KIS takie postępowanie spółki jest prawidłowe.
Wydatki pracownicze w KSeF można dokumentować zbiorczo?
Magdalena Jaworska zwraca też uwagę, że część firm ujmuje wydatki pracownicze (np. za usługi hotelowe) zbiorczo. Dyrektor KIS w interpretacjach potwierdza, że np. kilkanaście faktur za usługi hotelowe wystawionych na jednego pracownika można księgować zbiorczo, zaliczać do kosztów całą kwotę brutto.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.