Czy przedsiębiorstwa o większej i średniej skali w pełni wykorzystują potencjał nowoczesnych technologii? Czy są świadome znaczenia systemów ERP, szczególnie w kontekście zmieniających się przepisów? Odpowiedź nie jest jednoznaczna – co potwierdza raport “Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026”, przygotowany przez Business Insider we współpracy z firmą Soneta. Eksperci wskazują, że największe korzyści płynące z cyfryzacji wciąż są przed nami.
— Dynamiczny rozwój technologii obserwowany w ostatnich latach nie tylko podnosi efektywność pracy i może redukować koszty, ale również przyczynia się do systemowej redefinicji postrzegania roli specjalistów ds. kadr i płac — zaznacza dr hab. Stanisław Hońko, prof. Uniwersytetu Szczecińskiego i prezes zarządu głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Problem polega na tym, że w ponad połowie dużych i średnich firm digitalizacja obejmuje jedynie wybrane obszary HR i płac. Takie wnioski płyną z najnowszego raportu pt. “Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026”, stworzonego przez Business Insider we współpracy z firmą Soneta, producentem systemu ERP enova365.
Jak podkreśla Robert Czuła, prezes zarządu Soneta, to właśnie działy kadr i płac stanowią punkt wyjścia do cyfryzacji całej organizacji. Jest to prawidłowość, którą dostrzega z perspektywy ponad dwóch dekad, a której działy te często same nie są świadome. Aż 50% respondentów nie dostrzega ich kluczowego znaczenia dla firmy.
Stanisław Hońko, prof. Uniwersytetu Szczecińskiego i prezes zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, jest przekonany, że pociąg transformacji cyfrowej pędzi z prędkością ekspresową. — Firmy, które nie wsiądą do niego, ryzykują, że za kilka lat ich działalność zostanie zdeklasowana, a powrót na rynek będzie niezwykle trudny — ostrzega.
Cyfryzacja w połowie firm
Dlatego przygotowaliśmy raport, który wykracza poza tradycyjne zestawienia danych i wykresów.
— Choć dane i wykresy oczywiście się w nim pojawiają, stanowią one punkt wyjścia. Obecnie nie ma już alternatywy, jak w “Matrixie”, gdzie można wybrać jedną z dwóch ścieżek – ani iluzji pozostania w dotychczasowym świecie. Cyfryzacja już nastąpiła. Pytanie nie brzmi więc, czy w nią wchodzimy, ale czy potrafimy w niej funkcjonować. Odpowiedź nie jest oczywista — stwierdza Mikołaj Kunica, redaktor naczelny Business Insider Polska.
- Pobierz raport pt. “Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026” i dowiedz się, jak efektywnie wdrażać system ERP
Wyniki ankiety przeprowadzonej przez Sonetę wśród 173 pracowników dużych i średnich firm na przełomie maja i czerwca 2026 roku to ilustrują. Tylko 21% z nich uważa, że pracuje w zautomatyzowanej firmie. W ponad połowie przypadków (54%) cyfryzacja dotyczy wybranych obszarów, a w blisko jednej piątej większość procesów jest nadal wykonywana ręcznie.
— Kierunek zmian jest zatem właściwy, jednak trudno jeszcze mówić o powszechnej i dojrzałej cyfryzacji — ocenia dr hab. Stanisław Hońko, prof. Uniwersytetu Szczecińskiego i Prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Koszt czy inwestycja?
Dlaczego niektóre firmy wstrzymują się z cyfryzacją? Najczęściej wskazywaną barierą pozostaje koszt wdrożenia (27% ankietowanych) oraz opór pracowników wobec zmian (17%).
Prof. Hońko rozumie te obawy, jednak podkreśla, że brak cyfryzacji generuje również koszty, choć często są one ukryte. — Ponosisz je co miesiąc w godzinach poświęconych na poprawki, ręczne wprowadzanie danych i rutynowe zadania, które mogłyby być już dawno zautomatyzowane, choć nadal z istotnym udziałem człowieka. Niewidoczne koszty są najgroźniejsze — mówi prezes zarządu głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Cyfryzacja to czysty zysk
Wyniki jednoznacznie pokazują, że system ERP przede wszystkim ułatwia codzienne funkcjonowanie działów kadr i płac. Przekłada się to na szybsze rozliczenia, większą spójność danych, zminimalizowane ryzyko błędów oraz łatwość dostosowania się do zmieniających się przepisów. Grupa Mardom, rodzinna firma z ponad 30-letnim doświadczeniem w branży meblarskiej i aranżacji okien, oszacowała, że wdrożenie systemu przyniosło 228 tys. zł oszczędności rocznie.
Tymczasem badanie wskazuje, że zmiany w prawie, obawy przed błędami oraz długi czas rozliczeń spędzają sen z powiek 32% respondentów.
Wiele firm podkreśla również, że samoobsługa pracownicza stanowi znaczące ułatwienie. Młodsze pokolenie wręcz oczekuje ograniczenia bezpośredniego kontaktu, preferując nowoczesne rozwiązania, takie jak pulpit pracownika i kierownika, które działają na zasadzie kasy samoobsługowej, jednocześnie zapewniając pełną zgodność z prawem pracy.
Decyzje oparte na danych
Zalety wdrożenia systemu ERP dostrzega coraz więcej zarządów firm. 47% ankietowanych uważa, że automatyzacja usprawniła współpracę z zarządem.
— Cyfryzacja procesów kadr i płac otwiera oczy zarządom — pokazuje, jak dane mogą wspierać efektywność biznesową, eliminując żmudne, powtarzalne operacje na rzecz strategicznego wspierania rozwoju organizacji — mówi Robert Czuła.
— Zespoły kadr i płac nie są jedynie beneficjentami zmian; stają się one liderami nowoczesności, ponieważ ich praca zostaje zintegrowana z procesami systemowymi, co odkrywa potencjał cyfryzacji w każdym innym obszarze przedsiębiorstwa — dodaje prezes zarządu Soneta.
Okazuje się, że aż 50% respondentów uważa, że automatyzacja nie ułatwia raportowania ani bieżącego wsparcia dla zarządu. Nie powinno to dziwić, biorąc pod uwagę, że aż 82% ankietowanych nie korzysta z modułu Business Intelligence w obszarze kadr i płac.
Zmiany w prawie przyspieszają cyfryzację
Jak jednak zauważa Stanisław Hońko, od cyfryzacji nie ma odwrotu, ponieważ jest ona napędzana przez zmiany prawne.
— JPK i KSeF wyznaczyły kierunek cyfryzacji księgowości, a w obszarze kadr podobną rolę mogą odegrać np. modyfikacje przepisów dotyczące PIP, jawności wynagrodzeń czy ochrony sygnalistów. Księgowi i specjaliści ds. kadr i płac doskonale zdają sobie sprawę, że zmiany prawne często skłaniają firmy do porządków, które i tak były niezbędne. Obowiązki prawne zazwyczaj stają się impulsem do trwałej poprawy jakości danych i usprawnienia procesów — ocenia Stanisław Hońko.
Cyfryzacja zmniejsza ryzyka prawne
Dawid Wojnarowski, CEO Alt One, dodaje, że przepisy DORA, RODO, transparentność wynagrodzeń, czy kwestie nadgodzin to już nie tylko problemy kadrowe, ale ryzyka wpływajace na stabilność firmy.
— Co istotne, można im skutecznie zapobiegać za pomocą nowoczesnego systemu informatycznego dla HR, który odciąża w zapewnieniu zgodności z regulacjami oraz umożliwia modelowanie kosztów pracy i prognozowanie trendów związanych z zatrudnieniem — dodaje.
Obecnie takim wyzwaniem dla działów kadr i płac będzie przygotowanie firmy na nowe regulacje dotyczące transparentności płac. Jak podkreśla Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry Płace i HR w Sonecie, to zadanie będzie wymagało szczegółowej pracy z danymi.
— Wynagrodzenia to temat niezwykle delikatny, dlatego musimy dysponować solidnymi danymi, aby móc obronić naszą politykę płacową przed potencjalnymi roszczeniami. Taką obronę umożliwia zaś dobrze wdrożony system ERP — podsumowuje Joanna Walentek.
- Pobierz raport pt. “Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026”
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.