Jawność wynagrodzeń ma doprowadzić do zniwelowania różnic w zarobkach między pracownikami, w tym między kobietami i mężczyznami. To z kolei może sprowokować pozwy pracowników wobec firm. Nie będzie tu jednak automatyzmu. Firmy mają jeszcze czas, aby to ryzyko ograniczyć. Wskazujemy konkretnie, co mogą zrobić.
Ujawnienie wynagrodzeń zakłada unijna dyrektywa, której Polska jeszcze nie wdrożyła, choć czas był do 7 czerwca 2026 r. Implementację przewiduje projekt ustawy wdrażającej nowe regulacje. Słowem, jawność na pewno będzie, pytanie tylko od kiedy. Opóźnienie to zła wiadomość dla pracowników, którzy mogliby zarabiać więcej, ale dobra dla firm. Eksperci wyjaśniają, dlaczego nowe prawo jest groźne i co mogą zrobić firmy, aby uniknąć fali pozwów od swoich pracowników.
- Pobierz raport pt. “Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026” i zobacz, jak mądrze wdrażać system ERP
Firmom grożą spory o wynagrodzenia
Jakub Cebula, radca prawny i prawnik zarządzający Kancelarii Prawnej JCJK, współpracujący z producentem systemu ERP enova365 uważa, że nowe prawo grozi wzrostem liczby pozwów przeciwko pracodawcom. Dlaczego?
— Dotychczas pracownik miał podstawę prawną, ale nie miał narzędzi, żeby pozwać pracodawcę. Dyrektywa i przepisy ją wdrażające mają dać mu te narzędzia — mówi Jakub Cebula. I zaznacza, że firmom w uniknięciu sporów może istotnie pomóc m.in. odpowiedni system ERP.
Wobec zagrożenia pozwami na wyraźnie uprzywilejowanej pozycji są firmy korzystające z rozwiniętych systemów informatycznych klasy ERP jak enova365.
Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry Płace i HR w Sonecie, która odpowiada za rozwój obszaru kadr i płac w enova365, podkreśla, że firma musi mieć twarde dane, by bronić polityki płacowej przed ewentualnymi roszczeniami.
— Jako producent systemu ERP podjęliśmy decyzję o udostępnieniu modułu obliczania luki płacowej już w czerwcu, opierając się na aktualnych projektach ustaw, pomimo niewdrożenia dyrektywy przez Polskę. System wspiera HR-owców od samego początku: od weryfikacji współczynnika RJR (Rocznych Jednostek Roboczych), który określa, czy firma musi raportować, po generowanie pełnego zestawienia zawierającego siedem wymaganych przez ustawę punktów. Co więcej, planujemy integrację z systemami GUS, aby raportowanie było tak proste, jak wysyłka deklaracji do ZUS czy Urzędu Skarbowego — podkreśla ekspertka firmy Soneta.
- Czytaj: Ryzykują, że ich biznes zostanie odstawiony na boczny tor. Chodzi nawet o 50 proc. firm [RAPORT]
Co zmienia dyrektywa unijna w zakresie jawności wynagrodzeń
Aby zrozumieć, dlaczego jawność wynagrodzeń może spowodować wzrost liczby pozwów pracowników, musimy zacząć od wyjaśnienia podstaw. Dyrektywa (UE) 2023/970 ma kilka zasadniczych filarów:
- Jawność jeszcze przed zatrudnieniem: kandydat ma poznać widełki płacowe, a pracodawca nie może pytać o dotychczasowe zarobki.
- Prawo do informacji: zatrudniony może żądać danych o własnym wynagrodzeniu oraz o średnich poziomach płac w rozbiciu na płeć dla osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości.
- Raportowanie luki płacowej, które ma być wprowadzane etapowo — najpierw dla największych pracodawców od 2027 r., a następnie dla mniejszych.
- Sankcje za wysokie luki. Jeśli nieuzasadniona luka w danej kategorii przekroczy 5 proc. i nie zostanie usunięta w pół roku, pracodawca musi przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników. Ciężar dowodu jest po stronie pracodawcy, a także prawo do pełnego wyrównania zaległego wynagrodzenia.
Te filary sprawiają, że pracownik zyska dostęp do danych, które pozwolą mu skutecznie pozwać firmę. Warto tu zaznaczyć, że choć podstawa roszczenia pracownika istnieje od lat, to dotychczas pozwów było mało. Pracownikom brakowało jednak informacji i dowodów.
Kogo dotyczą zmiany przewidziane w dyrektywie
— Dyrektywa nie przewiduje wyłączeń branżowych ani sektorowych, a więc obejmuje pracodawców prywatnych i publicznych. Zasad równej płacy i prawa do informacji musi przestrzegać każdy pracodawca, od jednoosobowej firmy po korporację — mówi Jakub Cebula.
Jedyny wyjątek dotyczy obowiązku raportowania luki płacowej, który jest wprowadzany stopniowo i zależy od wielkości zatrudnienia (firmy 250+ muszą raportować od 2027 r., zatrudniające od 150 do 249 oraz od 100 do 149 pracowników później, a firmy zatrudniające poniżej 100 osób są z raportowania zwolnione).
— To oznacza, że mały pracodawca nie musi publikować danych o luce płacowej, ale nadal musi płacić równo i umieć odpowiedzieć pracownikowi na pytania o zasady oraz poziomy wynagrodzeń w porównywalnych kategoriach pracowników — stwierdza Jakub Cebula.
Czy jawność płac dotyczy też B2B
Najczęstsze pytanie dotyczące jawności płac brzmi: co z samozatrudnionymi, czyli z B2B? Jakub Cebula zwraca uwagę na dwa kluczowe elementy.
Sama dyrektywa posługuje się unijnym, autonomicznym pojęciem “pracownika”. — Z punktu widzenia prawa unijnego liczy się rzeczywista treść relacji, a nie jej nazwa, więc osoba ekonomicznie zależna, pracująca pod kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie, może zostać uznana za pracownika i objęta ochroną — tłumaczy nasz rozmówca.
Inaczej reguluje to projekt ustawy w wersji z 29 kwietnia 2026 r. o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, przygotowany w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (nr z wykazu w RCL UC127).
— Oparto go na kodeksowym pojęciu pracownika, z rozszerzeniem jedynie na pracowników tymczasowych — mówi Jakub Cebula.
To oznacza, że osoba rzeczywiście prowadząca działalność gospodarczą i współpracująca na podstawie autentycznej relacji B2B zasadniczo pozostaje poza mechanizmami projektowanej ustawy. — Kontrakt B2B, który jest pozorny, a więc gdy “kontraktor” faktycznie pracuje jak etatowiec, można jednak przekwalifikować na stosunek pracy (art. 22 Kodeksu pracy) — a wtedy cała maszyneria wynikająca z dyrektywy wraca do gry — ostrzega Jakub Cebula.
Czytaj też: AI wkracza do enova365. To nie gadżet
Co zmienia projekt ustawy w porównaniu z obecnymi regulacjami Kodeksu pracy
Najważniejsze jest jednak to, co się zmieni. Mec. Cebula wyjaśnia, że dziś pracownik najpierw musi uprawdopodobnić nierówne traktowanie. Dopiero dyrektywa daje mu informacje, które pozwolą na takie uprawdopodobnienie.
— Polski ustawodawca w kilku miejscach idzie jednak dalej niż minimum dyrektywy i to właśnie w obszarach, które mogą zwiększać ryzyko procesowe związane z ewentualnymi pozwami pracowników — zaznacza Jakub Cebula.
Zgodnie bowiem z projektem, jeśli pracodawca naruszył obowiązki przejrzystości, ciężar dowodu spoczywa na nim nawet wtedy, gdy pracownik dyskryminacji w ogóle nie uprawdopodobni, chyba że naruszenie było w oczywisty sposób niezamierzone i marginalne.
— Innymi słowy, już samo niedopełnienie formalności w zakresie jawności może postawić pracodawcę na słabszej pozycji w sądzie, zanim jeszcze padnie pierwszy argument o samej nierówności płacy — stwierdza mec. Cebula. Do tego dochodzi kilka praktycznych ułatwień, jakie projekt daje pracownikom.
Ułatwienia w sporach z pracodawcami
Projekt ustawy wprowadza wiele mechanizmów, które pomagają pracownikom w walce o wyższą płacę.
Po pierwsze, Państwowa Inspekcja Pracy będzie mogła wytaczać powództwa na rzecz pracowników (za ich zgodą) i wstępować do toczących się spraw. — To oznacza, że pracownik, który zdecyduje się na pozew, nie będzie “sam przeciwko firmie” — mówi Jakub Cebula.
Po drugie, odszkodowanie ma obejmować pełne wyrównanie zaległego wynagrodzenia, utracone korzyści i odsetki, bez górnego limitu. — Co istotne, wynagrodzenie będzie można porównywać także z wynagrodzeniem pracowników u innych pracodawców, jeżeli istnieje wspólne źródło ustalania warunków płacy, a w niektórych przypadkach również na podstawie porównania hipotetycznego lub statystycznego — tłumaczy prawnik.
Po trzecie, firmom za naruszenia grozi grzywna od 2 tys. zł do 60 tys. zł, a nieuzasadniona luka płacowa przekraczająca 5 proc. może wykluczyć firmę z przetargów publicznych.
Po czwarte, roszczenie pracownika przedawni się po trzech latach, ale okres ten będziemy liczyli od chwili, gdy pracownik dowiedział się o nierówności, a właśnie ten moment tworzy jawność.
— To są realne elementy zwiększające ryzyko pozwów, których sama dyrektywa nie przesądza — komentuje Jakub Cebula.
Powszechny obowiązek dla firm
Jest też cena, którą zapłacą wszyscy pracodawcy, nie tylko duzi. Chodzi o to, że choć obowiązek sprawozdawczy dotyczy firm zatrudniających od 100 pracowników, to samo wartościowanie pracy dotyczy wszystkich.
Art. 4 projektu nakazuje każdemu pracodawcy ocenić wartość pracy na stanowiskach, ustalić obiektywne kryteria, sklasyfikować stanowiska i wyznaczyć “kategorie pracowników” (art. 4–8), a zaniechanie tych czynności jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2 tys. zł do 60 tys. zł (art. 59).
— Formalne, udokumentowane wartościowanie siatki płac staje się więc powszechnym obowiązkiem, który obejmie także kilkuosobową firmę, niezależnie od tego, czy ktokolwiek zażądał informacji o płacach. Ustawodawca próbuje to złagodzić (darmowe narzędzie ministerstwa art. 11, szkolenia PIP dla firm poniżej 250 osób art. 50, lżejszy obowiązek informacyjny poniżej 50 osób art. 12 ust. 2), ale rdzeń biurokracji pozostaje powszechny — mówi Jakub Cebula.
Ekspert zaznacza, że objęcie wartościowaniem stanowisk wszystkich firm niezależnie od wniosku pracownika, to elementy, których dyrektywa nie przewiduje.
— To klasyczne “pozłacanie” (gold-plating), wdrożenie surowsze niż unijne minimum — stwierdza radca prawny. Z drugiej jednak strony odpowiednie wartościowanie stanowisk w firmie może być najlepszą tarczą w sporze z pracownikiem, bo — jak mówi mec. Cebula — daje ono gotowe i obiektywne uzasadnienie różnic w płacach.
Co oznacza “praca o jednakowej wartości”
Zanim wyjaśnimy, dlaczego jawność wynagrodzeń oznacza zmianę zasad gry, musimy doprecyzować jeszcze pojęcie “pracy o jednakowej wartości”. — Na nim wszystko się opiera. Projekt w tym zakresie nie pozostawia dowolności — przyznaje Jakub Cebula.
“Praca o jednakowej wartości” to w nowym brzmieniu art. 18³ᶜ par. 3 KP, praca, której wartość, oceniana łącznie według czterech obowiązkowych kryteriów: umiejętności, wysiłku, zakresu odpowiedzialności i warunków pracy (a także ewentualnych podkryteriów istotnych dla danego stanowiska), jest porównywalna.
— Nie chodzi więc o tę samą nazwę stanowiska ani o identyczny zakres czynności, lecz o zmierzoną, porównywalną wartość — tłumaczy Joanna Walentek, ekspert Sonety. — Co więcej, to pracodawca ma tę wartość z góry wyznaczyć. Ustawa nakłada obowiązek przeprowadzenia oceny wartości pracy, uzgodnienia kryteriów ze związkami zawodowymi i pogrupowania zatrudnionych w “kategorie pracowników” w sposób niearbitralny i neutralny płciowo (art. 2 pkt 13 oraz art. 4–7 projektu; ministerstwo ma w tym pomóc, udostępniając narzędzie analityczne) — mówi Joanna Walentek.
Dlaczego więc jawność wynagrodzeń zmienia grę
Tu dopiero dochodzimy do sedna. Jak tłumaczy Jakub Cebula, mimo że podstawa roszczenia pracownika istnieje od lat, to dotychczas pozwów było mało, bo brakowało dwóch rzeczy: informacji i dowodu.
— Pracownik nie szedł do sądu, bo nie wiedział, że zarabia mniej, a nawet gdy podejrzewał, nie miał jak tego wykazać. Dyrektywa wraz z jawnością tę barierę znosi — mówi Jakub Cebula.
Określa tę zmianę bardzo obrazowo. — To nie jest nowa broń wymierzona w pracodawców, to amunicja do broni, którą Kodeks pracy wręczył pracownikom już dawno. — Kadrowi mają więc rację — wzrost liczby pozwów pracowniczych jest prawdopodobny. Pytanie tylko, kogo ten wzrost realnie dotknie — mówi mecenas.
Co mogą zrobić pracodawcy, aby obronić się przed pozwami
— Ryzyko pozwów rośnie zatem nie u wszystkich, lecz u tych pracodawców, którzy nie potrafią wytłumaczyć, dlaczego płacą różnie. U firm z uporządkowaną, wartościowaną i udokumentowaną siatką płac transparentność jest właściwie tarczą, bo każda różnica ma gotowe, obiektywne wyjaśnienie. To w firmach, które płac nigdy nie poukładały, jawność zadziała jak światło rzucone na bałagan — ostrzega Jakub Cebula.
Joanna Walentek zwraca uwagę na jeszcze jeden ważny aspekt. — Warto pamiętać o rozróżnieniu luki skorygowanej i nieskorygowanej. To klucz do zrozumienia rzeczywistej sytuacji w firmie — mówi ekspertka Sonety.
Luka nieskorygowana to najprostsza procentowa różnica między średnim wynagrodzeniem kobiet i mężczyzn. Luka skorygowana sięga znacznie głębiej — uwzględnia ona obiektywne czynniki.
— Dla managerów HR to właśnie luka skorygowana jest ważnym narzędziem analitycznym, ponieważ pozwala sprawdzić, czy różnice w płacach wynikają z merytorycznych przesłanek, czy też mamy do czynienia z nieuzasadnionymi nierównościami. — wyjaśnia Joanna Walentek.
Sama różnica w płacy to jeszcze nie dyskryminacja. Zarówno Kodeks pracy, jak i dyrektywa wprost chronią różnice oparte na obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriach: stażu, kwalifikacjach, wynikach, zakresie odpowiedzialności.
— Pozwów pracowniczych może więc przybyć, ale nie dlatego, że pojawia się nowe prawo do pozwania, tylko dlatego, że pracownik dowie się tego, czego dotąd nie wiedział, i łatwiej to udowodni — mówi Cebula I radzi, że najlepszą polisą jest uporządkowanie wynagrodzeń, zanim dane ujrzą światło dzienne. Chodzi o wartościowanie stanowisk, spisane i obiektywne kryteria, audyt luki przeprowadzony na własnych warunkach. — Pracodawca, który zrobi to zawczasu, zamienia transparentność z zagrożenia w narzędzie. Ten, który tego zaniecha, faktycznie może zobaczyć pozwy, ale ich źródłem będzie nieuzasadniona luka płacowa, a nie sama dyrektywa — tłumaczy Jakub Cebula.
Które firmy zyskają przewagę
Na koniec praktyczna obserwacja. W wyraźnie uprzywilejowanej pozycji są firmy korzystające z rozwiniętych systemów informatycznych klasy ERP jak enova365. Takie narzędzia z reguły pozwalają na bieżąco monitorować lukę płacową, a także zautomatyzować wartościowanie stanowisk i przygotowanie ocen pracy pod kątem wymagań dyrektywy i projektowanej ustawy, czyli zrobić dokładnie to, co prawo czyni powszechnym obowiązkiem.
— Pracodawca, który ma te dane wpięte w system, nie tylko sprawniej wywiąże się ze sprawozdawczości i prawa do informacji, ale też wejdzie w ewentualny spór z gotowym, obiektywnym uzasadnieniem różnic w płacach. To realnie ogranicza ryzyko pozwów — przesuwa bowiem pracodawcę z grupy “nie wie, dlaczego płaci różnie” do grupy “ma to policzone i udokumentowane” — wyjaśnia Joanna Walentek.
System ERP enova365 ułatwi każdej organizacji przygotowanie do wymogów transparentności wynagrodzeń, bo usprawnia wartościowanie stanowisk oraz automatyzuje obliczanie i raportowanie luki płacowej. W ten sposób nie tylko pomaga uzasadnić ewentualne różnice płacowe, ale także ułatwia przygotowanie odpowiedzi na wnioski pracowników.
Największym wyzwaniem dla managerów będzie jednak komunikacja, czyli konieczność rzetelnego wytłumaczenia pracownikom, dlaczego na tym samym stanowisku osoby zarabiają różne kwoty. To wymaga od organizacji uporządkowania całej struktury stanowisk i stworzenia obiektywnych kryteriów wartościowania pracy.
— Uporządkowanie opisów stanowisk, zasad wynagradzania i analiza potencjalnych nierówności zajmuje najwięcej czasu. Już teraz warto zacząć wartościować pracę na podstawie obiektywnych kryteriów. Dobrowolne badanie luki płacowej przed wejściem przepisów w życie to nie tylko test sprawności działu HR, ale też sygnał dla pracowników i rynku, że firma jest transparentna i buduje zaufanie — podkreśla ekspertka enova365.
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.