Posiadasz firmę, prowadzisz ją samodzielnie i chcesz mieć więcej niż jedno auto? Jeżeli nakłady na oba pojazdy chcesz wliczyć w koszty, musisz zwracać uwagę na urząd skarbowy. Zobacz, co zrobić, żeby uniknąć trudności w przyszłości. Prezentujemy typowe problemy, które mogą się zrodzić i tłumaczymy, jak postąpić.
- Business Insider spytał Krajową Informację Skarbową o rozliczanie w kosztach PIT dwóch aut w firmie jednoosobowej. Udostępniamy odpowiedzi
- Wyjaśniamy, dlaczego warto posiadać auto z silnikiem spalinowym i elektryczne, dostawcze i osobowe
- Odpowiadamy, czy zamiar posiadania auta zapasowego usprawiedliwia dwa pojazdy w firmie
- Jeżeli zamierzasz wziąć auto w leasing, to zobacz, jak to zrobić optymalnie podatkowo i jakie wydatki możesz zakwalifikować do kosztów
- Więcej podobnych informacji znajdziesz na stronie głównej Onet.pl
Nikt nie zabroni przedsiębiorcy prowadzącemu działalność gospodarczą w pojedynkę dysponowania kilkoma pojazdami. Inaczej się przedstawia sytuacja, gdy koszty powiązane z użytkowaniem dwóch aut chcemy włączyć do kosztów uzyskania przychodu. Urząd skarbowy ustanawia określone warunki. Jakie, przedstawiła nam Krajowa Informacja Skarbowa w odpowiedzi na pytania Business Insidera.
Co urząd skarbowy mówi o kosztach kilku aut w działalności jednoosobowej?
Stanowisko urzędu skarbowego jest przyjazne dla podatników, ale nie bez zastrzeżeń.
Krajowa Informacja Skarbowa objaśniła bowiem w odpowiedzi na nasze pytania, że “w sytuacji, w której wynika to ze specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej w pojedynkę, podatnik może używać dwa albo więcej aut osobowych, a wydatki z nimi związane uwzględniać w kosztach podatkowych — zgodnie z obowiązującymi regulacjami.”
Urząd skarbowy dopuszcza więc możliwość posiadania więcej niż jednego auta w firmie jednoosobowej, lecz pod warunkiem, że wynika to ze specyfiki wykonywanej działalności.
Co wynika z przepisów
— Zasadniczo przepisy ustawy o PIT nie warunkują możliwości włączenia do kosztów podatkowych wydatków na wynajem, leasing czy eksploatację pojazdów od tego, ile aut jest używanych w działalności — wyjaśnia Marta Szafarowska, doradca podatkowy, partner w Gekko Taxens. Ograniczenia opierają się raczej na wartości pojazdu i tym, czy jest on wykorzystywany wyłącznie na potrzeby prowadzenia działalności, czy też dla celów mieszanych.
— Ponadto niektóre samochody, np. z jednym rzędem foteli, są całkowicie wyłączone z ograniczeń. Zatem w przypadku użytkowania więcej niż jednego pojazdu, istotna jest reguła ogólna, zgodnie z którą do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zakwalifikować wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT – przypomina Marta Szafarowska.
W jakich sytuacjach kosztem będą wydatki na więcej niż jedno auto
— Użytkowanie przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność więcej niż jednego auta jest dość powszechnym zjawiskiem — przyznaje Marta Szafarowska.
Jest to możliwe, np. gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników, którzy używają aut służbowych. To oczywiste. Jak mówi Marta Szafarowska, są też inne przypadki, gdy jest to uzasadnione.
— Na przykład podatnik używający auta z silnikiem spalinowym, zapewniającego optymalne wykorzystanie w dłuższych trasach, może uznać, że korzystanie z niego w mieście jest już zdecydowanie mniej korzystne finansowo, zarówno pod względem spalania, parkowania, jak i przemieszczania się. Taki podatnik w przypadku jazdy po mieście może więc zdecydować się na zakup lub leasing drugiego pojazdu, tym razem elektrycznego, zapewniającego o wiele bardziej ekonomiczne warunki użytkowania w dużym mieście – tłumaczy Marta Szafarowska.
Dojazdy do klientów, potrzebujesz więcej aut?
Kolejny uzasadniony przypadek użytkowania co najmniej dwóch aut to np. dojazdy do klientów poza miejscowością, w której podatnik ma siedzibę.
— Jeśli podatnik często używa aut do dojazdu do klientów i jazda ta ma charakter mieszany, tzn. występują zarówno długie trasy, jak i jazdy miejskie, korzystanie dla tych celów z dwóch różnych pojazdów może być w pełni uzasadnione ze względów finansowych, ale też czasu poświęcanego na dojazdy (np. z uwagi na możliwość przemieszczania się autem elektrycznym po buspasach, ale możliwość nieco szybszej i bardziej oszczędnej jazdy samochodem spalinowym w dłuższej trasie) — wskazuje Marta Szafarowska.
Auto rezerwowe. Czy urząd skarbowy na to pozwoli?
Ekspertka zwraca też uwagę, że w wielu sektorach wymagających dojazdu do klienta istotne jest zagwarantowanie sobie tej opcji niezależnie od tego, czy w danym momencie auto jest sprawne, serwisowane czy niedostępne z innych przyczyn.
— Ma to szczególne znaczenie, jeśli auto, z którego przedsiębiorca korzysta, nie jest już nowe. Podatnik może więc, aby zapewnić sobie możliwość dojazdu do klienta bez względu na okoliczności, nabyć bądź wziąć w najem lub leasing drugi pojazd, swego rodzaju rezerwowy – uważa Marta Szafarowska.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
Czy trzeba sprawdzać PIT wypełniony przez skarbówkę?
Potrzebna osobówka, a masz dostawczaka. Można rozliczyć w kosztach?
Wielu przedsiębiorców zmaga się także z problemem posiadania dwóch aut w sytuacji, gdy samochód, który zazwyczaj służy do prowadzenia bieżącej działalności, jest dość mocno eksploatowany i często przewożone są w nim towary na potrzeby tej działalności.
Jak mówi Marta Szafarowska, niekoniecznie będzie on pojazdem, w którym podatnik będzie dobrze odbierany, udając się np. na negocjacje bądź inne spotkania z klientami.
— Niestety, w takich okolicznościach wielu przedsiębiorców, pragnąc uniknąć negatywnego postrzegania ze strony klientów (nawet jeśli sami nie odczuwają potrzeby pozyskania innego, nowego pojazdu), czują się poniekąd zmuszeni do takiego działania, czyli zakupu drugiego samochodu osobowego — mówi ekspertka Gekko Taxens.
Jak to interpretuje urząd skarbowy
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych potwierdza to, co odpowiedziała nam Krajowej Informacji Skarbowej. Jak mówi Marta Szafarowska, z interpretacji również wynika, że użytkowanie w jednoosobowej działalności gospodarczej (prowadzonej samodzielnie) więcej niż jednego auta powinno być uzasadnione charakterem prowadzonej działalności, w tym jej rozmiarem, sposobem świadczenia usług, etc.
— Organy pozytywnie odnoszą się np. do sytuacji, w których drugi samochód najmowany bądź nabywany przez podatnika będzie tańszy w eksploatacji lub gdy będzie on pełnił funkcję zabezpieczenia na wypadek np. awarii pojazdu użytkowanego w działalności jako podstawowy — tłumaczy Marta Szafarowska.
Przykładowo korzystne stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 22 września 2022 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.503.2022.3.KP). Organ przyznał, że informatyk prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który wziął w leasing SUV-a może rozliczać w kosztach również wydatki na drugi samochód — elektryka lub hybrydę — którymi zamierza dojeżdżać do klientów.
Jeden do działalności, drugi w połowie do celów prywatnych. Jakie wymogi?
Istotne jest również to — dodaje Marta Szafarowska — jak podatnik wykorzystuje każdy z pojazdów. W zależności od tego, czy auto jest wykorzystywane wyłącznie do działalności, czy również do jazd prywatnych, trzeba spełnić inne wymogi.
W szczególności — tłumaczy ekspertka — jeśli jeden z samochodów używany jest wyłącznie do działalności gospodarczej (podatnik odlicza 100 proc. VAT i wlicza do kosztów pełne wydatki eksploatacyjne), natomiast drugi z pojazdów używany jest do celów mieszanych (do działalności i do celów prywatnych), to bezwzględnie dla pierwszego z tych aut podatnik musi sporządzić wewnętrzny regulamin, odzwierciedlający jego faktyczne wykorzystywanie. Oprócz tego musi on złożyć informację VAT-26 oraz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
— O ile w przypadku użytkowania dwóch aut w działalności, obu w sposób mieszany, przepisy wprost nie wymagają tworzenia takich regulaminów, to podatnik musi udowodnić, że oba pojazdy faktycznie są w działalności użytkowane. Czy dla tych potrzeb będzie używał sporządzone regulaminy, czy wystarczające będą okoliczności faktyczne, zależy już od charakteru działalności danego podatnika — kończy nasza rozmówczyni.
W tekście umieszczono linki reklamowe naszego partnera:
HtmlCode
Nota od wydawcy: artykuł po raz pierwszy opublikowano w kwietniu 2023 r.
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.