Niektórzy właściciele firm będą otrzymywali faktury dokumentujące transakcje spoza KSeF. Dzieje się tak mimo obowiązku wystawiania faktur w KSeF przez sprzedawców. Sporo przedsiębiorstw rozważa, czy z faktury zakupowej wygenerowanej poza systemem będzie można odliczyć podatek VAT i włączyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów. Znamy pogląd organów podatkowych. Dokonaliśmy analizy interpretacji indywidualnych.
Przedsiębiorcy w zapytaniach o interpretacje poruszają dwie sytuacje.
Po pierwsze kwestię odliczenia VAT oraz ujęcia kosztów uzyskania przychodów (w PIT i CIT) z faktury kosztowej/zakupowej, która została sporządzona przez sprzedawcę poza KSeF, pomimo prawnego nakazu wystawienia faktury w KSeF. Przyczyny wystawienia faktury przez sprzedawcę poza KSeF mogą być różnorodne. Niektóre podmioty mogą nawet nie wiedzieć o obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Drugi przypadek, o który pytają przedsiębiorcy, jest bardzo zbliżony. Sprzedawca wystawia fakturę kosztową poza KSeF, dostarcza ją nabywcy, a potem jednak wysyła ją do KSeF. Pojawia się pytanie, czy nabywca ma możliwość odliczenia VAT i zaksięgowania wydatku jako koszt na podstawie faktury otrzymanej poza KSeF, czy też powinien pobrać fakturę z KSeF i dopiero wtedy dokonać odliczenia VAT oraz zaksięgowania wydatku jako koszt.
Przeprowadziliśmy analizę interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Wyjaśniamy, co fiskus odpowiada przedsiębiorcom. Precyzujemy też, czy odliczenie VAT będzie możliwe na podstawie innego dokumentu, który nabywca może otrzymać po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, czyli tzw. potwierdzenia transakcji.
Zobacz również: Logowanie do KSeF. Wyjaśniamy krok po kroku
Czy można odliczyć VAT z faktury otrzymanej poza KSeF?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w licznych interpretacjach indywidualnych potwierdza, że podmioty opodatkowane mają prawo do odliczenia VAT i zaksięgowania wydatku jako koszt na podstawie faktury wystawionej poza KSeF. Dotyczy to również sytuacji, gdy sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury w KSeF, lecz z pewnych względów wystawi ją nabywcy poza KSeF.
Dyrektor KIS w wielu interpretacjach tłumaczy, że “wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie modyfikuje zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. W związku z tym, jeżeli nabywca otrzyma fakturę od swojego dostawcy (który podlega obowiązkowemu KSeF) poza systemem KSeF (otrzymuje więc dokument wystawiony nieprawidłowo), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, zasadniczych warunków uprawniających do odliczenia podatku naliczonego.”
Fiskus dodaje, że “Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem bezwarunkowym, lecz jest to prawo zależne od spełnienia określonych warunków, to znaczy nie wynika ono jedynie z posiadania faktury, lecz z faktu faktycznego zrealizowania transakcji, w wyniku której nastąpiło nabycie towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Zatem faktura powinna dokładnie odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze pod względem merytorycznym i formalnym. Aby skorzystać z prawa do odliczenia, kluczowa jest poprawność merytoryczna faktury, która musi potwierdzać, że rzeczywiście doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług między określonymi podmiotami, w odniesieniu do konkretnego towaru lub usługi i w określonej ilości.”
W konsekwencji organ objaśnia, że czynny podatnik VAT ma prawo — zgodnie z art. 86 ust. 1 lub art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT — do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych z naruszeniem obowiązku bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
“Wystawienie Faktur Zakupowych niezgodnie z obowiązkiem bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie odbiera Państwu prawa do odliczenia podatku naliczonego, ponieważ nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy” — konkluduje Dyrektor KIS.
Taka interpretacja wynika z interpretacji indywidualnych wydanych m.in.:
- 14 stycznia 2026 r. (nr 0112-KDIL1-1.4012.840.2025.1.WK),
- 16 stycznia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.891.2025.1.KP),
- 19 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.898.2025.2.AB),
- 21 stycznia 2026 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.1110.2025.1.KAK),
- 26 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.930.2025.2.KO) i wielu innych interpretacji.
Czy można zaliczyć wydatek do kosztów w PIT/CIT z faktury otrzymanej poza KSeF?
Dyrektor KIS w licznych interpretacjach potwierdza także, że nabywca ma możliwość zaksięgowania wydatku jako koszt uzyskania przychodów na podstawie faktury otrzymanej od sprzedawcy, który, pomimo obowiązku, wystawił ją poza KSeF, pod warunkiem spełnienia standardowych wymogów umożliwiających zaliczenie wydatku do kosztów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i odpowiadający mu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
Dyrektor KIS tłumaczy np., że “ustawa o CIT nie została zaktualizowana w sposób uwzględniający wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. W szczególności możliwość zaksięgowania poniesionego wydatku jako koszt uzyskania przychodów nie została uzależniona od spełnienia obowiązku wystawienia faktury dokumentującej ten wydatek za pomocą KSeF.”
Kluczowe jest zatem, czy wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów oraz czy faktura potwierdza autentyczne transakcje między określonymi podmiotami.
Dyrektor KIS konkluduje, że jeśli faktury zakupowe wystawione przez sprzedawców i udostępnione nabywcy poza KSeF będą spełniały kryteria dla faktury papierowej lub elektronicznej, to znaczy będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów, a także zostaną spełnione wszystkie warunki uznania poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu, to nabywca może zaksięgować taki wydatek jako koszt uzyskania przychodów (lub odpowiednio powiększyć wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie, w jakim wydatek powinien podwyższać wartość początkową). Przy tym nie ma znaczenia, czy faktury zakupowe zostały wystawione − niezgodnie z obowiązkiem − bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Takie stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora KIS m.in. w interpretacjach indywidualnych:
- z 14 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.605.2025.2.AND),
- z 16 stycznia 2026 r. (numery 0111-KDIB2-1.4010.552.2025.1.AG, 0111-KDIB1-1.4010.597.2025.3.RH),
- z 19 stycznia 2026 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.610.2025.2.SH),
- z 21 stycznia 2026 r. (numery: 0111-KDIB1-1.4010.617.2025.1.RH, 0111-KDIB1-3.4010.804.2025.1.ZK oraz 0111-KDIB1-3.4010.739.2025.2.ZK) i wielu innych.
Co, jeśli sprzedawca fakturę najpierw wystawił poza KSeF, a następnie wprowadził ją do KSeF?
W praktyce możliwe jest też, że sprzedawca najpierw wystawi fakturę poza KSeF (mylnie) i przekaże ją nabywcy, a po jakimś czasie tę samą fakturę jednak prześle do KSeF. Rodzi się pytanie, w którym momencie nabywca będzie mógł odliczyć VAT.
Przykładowo, chodzi tu o sytuacje, w których:
- nabywca otrzyma fakturę zakupową poza KSeF 1 maja 2026 roku, a dokument ten zostanie przetworzony przez KSeF i otrzyma numer KSeF 2 lipca 2026 r. lub:
- nabywca otrzyma fakturę zakupową poza KSeF 1 marca 2025 roku, a dokument ten zostanie przetworzony przez KSeF i otrzyma numer KSeF 2 maja 2027 r. albo:
- nabywca otrzyma fakturę zakupową poza KSeF 1 maja 2026 r., a dokument ten nigdy nie otrzyma numeru KSeF (nie zostanie wysłany do KSeF).
Odpowiedź na to pytanie zawarł Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 13 stycznia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG). Wyjaśnił, że “skoro podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF, pomimo obowiązku wystawienia jej w KSeF (dokument ten jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to logiczne jest, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Nie będzie miało znaczenia jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF.”
Czy z “potwierdzenia transakcji” można odliczyć VAT?
W tej samej interpretacji Dyrektor KIS objaśnił także, że nabywca, który otrzyma od sprzedawcy dokument “potwierdzenie transakcji”, nie będzie mógł na jego podstawie odliczyć VAT. Dlaczego? Ponieważ nie jest to faktura.
Jak podkreśla Dyrektor KIs, “Potwierdzenie transakcji, z uwagi na zakres elementów, które zawiera, nie jest fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, ani nie jest fakturą uproszczoną zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur”.
Autor: Łukasz Zalewski, redaktor działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.