Osoby udostępniające lokale na zasadach prywatnych miały być zwolnione z KSeF. Taką interpretację można było wyciągnąć z oświadczeń przedstawicieli Ministerstwa Finansów sprzed 1 lutego, czyli daty wprowadzenia obligatoryjnego KSeF. Lecz czy rzeczywiście tak będzie? Z najnowszej, oficjalnej wykładni indywidualnej szefa Krajowej Informacji Skarbowej wynika coś odmiennego.
O interpretację zwrócił się rencista, który na zasadach prywatnych oddaje w najem lokal komercyjny dwóm przedsiębiorstwom. Mężczyzna nie prowadzi w związku z tym aktywności gospodarczej, nie ma numeru identyfikacji podatkowej, nie jest też płatnikiem VAT. Tak jak wielu prywatnych właścicieli lokali korzysta z uwolnienia podmiotowego w VAT (z powodu, że jego sprzedaż roczna nie przekracza progu 240 tys. zł). Z najmu pozyskuje co miesiąc ponad 10 tys. zł. Opodatkowuje go zryczałtowanym podatkiem dochodowym od przychodów ewidencjonowanych.
Rencista wystawia użytkownikom lokalu co miesiąc rozliczenie i notę obciążeniową (za opłaty eksploatacyjne). Chciał ustalić, czy musi dołączyć do KSeF i zdobyć numer NIP. Złożył wniosek o objaśnienie podatkowe.
— Wykładnia godzi w osoby wykluczone z obiegu cyfrowego — mówi Izabela Leśniewska, konsultant podatkowy w Alo-2.
W artykule wyjaśniamy, jakie zdanie wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Omawiamy także kwestię fakturowania w KSeF w innym przypadku — gdy właściciel domu oddaje w najem go osobie fizycznej, nieprowadzącej działalności.
Czytaj też: Wybierasz się w podróż służbową? Ten kłopot cię nie ominie, od razu w hotelu albo po powrocie
Jaką opinię wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Rencista przypuszczał, że nie ma obowiązku wchodzenia do KSeF w związku z prowadzonym wynajmem lokalu użytkowego, ponieważ nie legitymuje się numerem NIP, nie jest płatnikiem VAT, nie przekracza progu uwolnienia podmiotowego (w 2025 r. — 200 tys. zł, a od 2026 r. — 240 tys. zł), nie prowadzi firmy i opodatkowuje podatek dochodowy ryczałtem od wpływów ewidencjonowanych, co również istotne nie wystawia faktur, a jedynie rozliczenia. Dodał, że dodatkowo w urzędzie skarbowym usłyszał, że nie musi przystępować do KSeF.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w objaśnieniu indywidualnym z 4 lutego 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG) nie zgodził się ze stroną.
Organ poinformował, że dla potrzeb VAT uznaje się, że każdy udostępniający lokal prowadzi aktywność gospodarczą i jest podatnikiem VAT. Co do zasady każdy podatnik VAT powinien również wystawiać faktury innym podatnikom VAT. Obowiązek wystawiania faktur nie istnieje tylko w przypadkach:
— sprzedaży zwolnionej z VAT oraz
— sprzedaży na rzecz nabywców indywidualnych (podmiotów niebędących podatnikami VAT).
Dyrektor KIS orzekł jednak, że w sytuacji rencisty te wyjątki nie mają zastosowania. Skoro bowiem rencista oddaje w najem nieruchomości firmom to powinien wystawiać faktury, a nie rachunki i noty obciążeniowe.
Dyrektor KIS objaśnił dodatkowo, że podatnicy VAT muszą generować faktury w KSeF (tzw. faktury ustrukturyzowane). Oczywiście obowiązuje tu podział na etapy: od 1 lutego faktury w KSeF muszą sporządzać największe podmioty, a pozostali od 1 kwietnia 2026 r. Odmienne zasady obowiązują podatników wykluczonych cyfrowo (sprzedaż nieprzekraczająca 10 tys. zł miesięcznie), którzy powinni wystawiać faktury w KSeF od 1 stycznia 2027 r.
Rencista w związku z tym, który oddaje w najem dwóm przedsiębiorstwom lokal użytkowy, musi wystawiać faktury w KSeF. Jeżeli suma wartości sprzedaży dla kontrahentów (prowadzących działalność) udokumentowana fakturami wystawionymi w konkretnym miesiącu przekracza 10 tys. zł, to musi sporządzać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Dyrektor KIS objaśnił również, że na ogół podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT i zdobywania NIP, lecz podatnicy, którzy zostali objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, muszą jednak zawnioskować o NIP. Innymi słowy, rencista musi zawnioskować o NIP i wystawiać faktury w KSeF (od 1 kwietnia 2026 r.) firmom, które od niego wynajmują nieruchomość, a na fakturach musi wpisywać swój NIP.
“Posiadanie NIP jest konieczne do wystawiania faktur w KSeF. Odnosi się to także do podatników, którzy realizują np. najem prywatny i w związku z prośbą o wystawienie faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do sporządzenia tej faktury w KSeF.
“W związku z tym faktury, co do których podatnik zwolniony z VAT ma obowiązek ich sporządzenia w KSeF, powinny zawierać numer NIP ich wystawcy” — czytamy w interpretacji Dyrektora KIS.
Wykluczeni cyfrowo zostaną zmuszeni do sporządzania faktur w KSeF?
— Wykładnia szefa KIS to przymuszanie osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, którzy udostępniają swój majątek prywatny na cele komercyjne do użytkowania z KSeF. To oznacza, że będą ponosiły konsekwencje powiązane z naliczeniem podatku VAT od 1 stycznia 2027 r. (wtedy zaczną funkcjonować sankcje za nieprzestrzeganie KSeF — przyp.red.), mimo że są to osoby, które nie obracają się w rzeczywistości cyfrowej — komentuje Izabela Leśniewska.
— Z wykładni wynika, że podatnik zwolniony z VAT nie ma obowiązku sporządzania faktury, ale mimo to nie ma uwolnienia od sporządzania faktur w KSeF. W efekcie powinien sporządzać faktury w KSeF. Taka konstrukcja moim zdaniem jest niewłaściwa — uważa Izabela Leśniewska.
Business Insider zwrócił się o stanowisko do Ministerstwa Finansów. Oczekujemy na reakcję.
Udostępniający lokale powinni wystawiać faktury, a nie rozliczenia?
Magdalena Jaworska, doradczyni podatkowa, partnerka w Quidea, zwraca uwagę, że podobne podejście jak to z opisywanej wykładni zaprezentowało niedawno Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania Stowarzyszenia Księgowych w Polsce i w innych objaśnieniach indywidualnych (np. z 6 lutego 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.827.2025.2.MSO).
— Wynika z niego, że jeżeli podatnik VAT dokumentuje transakcję podlegającą ustawie o VAT (opodatkowaną lub zwolnioną), odpowiednim dokumentem jest faktura, a nie rozliczenie. Formalnie punktem wyjścia pozostaje art. 106b ustawy o VAT — w szczególności ust. 3 pkt 2, który łączy obowiązek wystawienia faktury, jeśli zażąda tego nabywca w konkretnym terminie — jednak praktyczny wniosek z interpretacji idzie dalej — mówi Magdalena Jaworska.
Ekspertka zauważa, że ani ustawa o VAT, ani regulacje dotyczące KSeF wprost nie modyfikują wykazu działań, dla których pojawia się obowiązek sporządzenia faktury. KSeF dotyczy przede wszystkim “formy dokumentu” (ustrukturyzowana faktura elektroniczna), a nie samej decyzji “faktura lub rozliczenie”. — Aktualna linia interpretacyjna prowadzi jednak do sytuacji, w której podatnicy VAT — także korzystający ze zwolnień — dokumentując sprzedaż, w praktyce są kierowani w stronę faktury jako podstawowego dowodu sprzedaży, a możliwość użytkowania rozliczeń ulega ograniczeniu — konstatuje Magdalena Jaworska.
Jej zdaniem rozmowa o tym, czy udostępniający na zasadach prywatnych nieruchomości muszą być w KSeF z pewnością nie jest jeszcze rozstrzygnięta.
Co z fakturowaniem w KSeF w przypadku najmu mieszkań osobom fizycznym?
Zwróćmy uwagę, że szef KIS, a wcześniej przedstawiciele Ministerstwa Finansów, wyraźnie odróżniają dwie sytuacje:
— najmu przez osobę prywatną na rzecz najemcy, którym jest przedsiębiorca (osoba prowadząca działalność gospodarczą lub firma) — takiej sytuacji dotyczy objaśnienie szefa KIS, oraz
— najmu przez osobę prywatną na rzecz najemcy, którym jest nabywca indywidualny (np. student).
W pierwszym przypadku fiskus postrzega związek między dwoma płatnikami VAT (nawet jeśli udostępniający lokal jest podatnikiem VAT zwolnionym) i zakłada, że pojawia się obowiązek otrzymania NIP i wystawiania faktur w KSeF.
W drugim przypadku fiskus postrzega relację między podatnikiem VAT i nabywcą indywidualnym. W tej sytuacji zakłada, że nie istnieje obowiązek fakturowania w KSeF. To oznacza, że gdyby rencista wynajmował mieszkanie studentowi, a student z jakichś przyczyn poprosiłby o fakturę, to rencista mógłby ją wystawić poza KSeF, np. w formie papierowej. Nie musiałby również uzyskiwać NIP.
Takie zdanie prezentowali też przedstawiciele Ministerstwa Finansów w rozmowie z Business Insiderem: Trudno ci zrozumieć KSeF? Wyjaśniamy to z Ministerstwem Finansów.
Krzysztof Rogowski, dyrektor Departamentu Analiz Krajowej Administracji Skarbowej zapytany o najem w KSeF, objaśniał, że “Ustawa o VAT daje w tym obszarze wystawcy faktury swobodę decydowania o tym, czy faktury konsumenckie będzie sporządzał w KSeF, czy poza KSeF”.
Z kolei Anna Mytyk, zastępca dyrektora Departamentu VAT w Ministerstwie Finansów, spytana, co w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo wynajmuje nieruchomość firmie, odparła, że “jest to transakcja między krajowymi podatnikami VAT, aktywnymi albo zwolnionymi”. Krótko mówiąc, faktura musi być w KSeF.
Dodajmy, że jest jeszcze jeden aspekt dotyczący najmu. Chodzi o odbiór faktur np. za media (prąd, gaz, ogrzewanie) przez udostępniającego lokal. Jak wygląda sytuacja z odbiorem faktur — w KSeF, czy poza KSeF — wyjaśnialiśmy w artykule: Wynajmujesz lokal i sądzisz, że faktury cię nie dotyczą? To się zmieni.
Autor: Łukasz Zalewski, redaktor działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.