Od 1 kwietnia znaczna część krajowych przedsiębiorstw ma obowiązek generowania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Specjaliści przestrzegają: istotne są uwierzytelnianie i przyznawanie uprawnień, a także implementacja nowych procesów i testowanie platformy. Jak postępować, aby uniknąć kosztownych pomyłek?
Krajowy System e-Faktur rozpoczyna od 1 kwietnia (środa) kolejny etap działania. Faktury w KSeF będą musiały sporządzać wszystkie podmioty gospodarcze, jak również wielu przedsiębiorców prowadzących działalność na własny rachunek. Prezentujemy, jak przygotować się do wystawiania faktur — istotne są tutaj m.in. regulacje wewnętrzne i na co szczególnie uważać — m.in. na to, że samodzielnie trzeba dbać o poprawność faktury pod względem merytorycznym. Wyjaśniamy również, czy konieczne jest przygotowanie na 1 kwietnia, czy można nieco odłożyć w czasie ten proces.
Czytaj też: Darmowe aplikacje do KSeF. Sprawdziliśmy, które naprawdę pomagają
Kto nie musi być gotowy na 1 kwietnia z KSeF
— Drobni podatnicy, którzy co miesiąc generują faktury VAT na kwotę nie przekraczającą 10 tys. zł, mają możliwość przesunięcia w czasie obowiązku fakturowania w KSeF — zauważa Michał Sosnowski, business development director w Exorigo-Upos.
Obowiązek generowania faktur u wspomnianych podatników pojawi się dopiero 1 stycznia 2027 r. W roku 2026 mogą zatem wystawiać faktury poza KSeF, czyli tradycyjne lub cyfrowe.
Co istotne, do pułapu 10 tys. zł nie zalicza się cała sprzedaż, lecz tylko ta udokumentowana fakturami w KSeF. Omówiliśmy to dokładnie w artykule: KSeF dla małych firm odroczony. Sprzedaż może być nawet powyżej 10 tys. zł.
Należy również pamiętać o odroczeniach. Do końca roku 2026 można:
— wystawiać faktury za pośrednictwem kas fiskalnych,
— wystawiać paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (tzw. faktury uproszczone).
W roku 2026 nie przewidziano sankcji za nieużywanie KSeF. Co grozi za fakturowanie poza KSeF, co z odliczeniem VAT i kosztami w podatku dochodowym? Objaśniliśmy to w artykule: Będziesz mógł odliczyć VAT z faktury spoza KSeF? Zobacz.
Opóźnienie z dostosowaniem do KSeF to nie problem?
Formalnie jednoosobowe działalności gospodarcze i MŚP powinny generować faktury w KSeF od 1 kwietnia. — W przypadku braku całkowitej gotowości do wejścia pierwszego dnia kwietnia dobrze by było, gdyby przedsiębiorcy przemyśleli odroczenie wystawienia pierwszej faktury o kilka dni — sugeruje Robert Łuszczyna, senior menadżer w dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska.
Ekspert przypomina, że co do zasady fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrealizowano dostawę towaru lub wykonano usługę. — Zatem, w sytuacji braku pełnej gotowości, warto przesunąć proces fakturowania o parę dni. Umożliwi to uniknięcie błędów oraz potrzeby korygowania faktur — doradza Robert Łuszczyna.
Autoryzacja w KSeF i nadanie dostępów — kluczowe, żeby dostać się do systemu
— Fundamentalną kwestią przy implementacji KSeF jest uwierzytelnienie w systemie i przyznanie do niego dostępu dla biura rachunkowego lub wygenerowanie tokenu/certyfikatu dla własnego systemu księgowego (do fakturowania) — mówi Michał Sosnowski. Wyjaśnia, że zazwyczaj uwierzytelnianie to czynność jednorazowa, ale może powodować trudności, więc nie powinno się jej zostawiać na ostatnią chwilę.
Kiedy podatnik uwierzytelni się w systemie, powinien się do niego zalogować, a następnie — jak radzi Sosnowski — dać dostęp osobom lub jednostkom, które tego potrzebują.
Potrzebujesz wsparcia? Skorzystaj z naszego poradnika — Logowanie do KSeF 2.0 i nadawanie uprawnień. Wyjaśniamy kolejne kroki.
Dodajmy, że obecnie dostępna jest już opcja logowania przez mObywatela. Ministerstwo Finansów zapewnia, że jest to najprostsza metoda logowania.
twitter.com
Jak wdrożyć KSeF w firmie? Ważne procedury i testy
Robert Łuszczyna podkreśla też, że jednoosobowe działalności gospodarcze, małe i średnie przedsiębiorstwa powinny teraz skoncentrować się na ukończeniu prac wdrożeniowych oraz przetestowaniu wszystkich typów faktur, które będą przez nich generowane. Poprawne przetestowanie wszystkich wariantów oraz weryfikacja, czy faktury w XML odzwierciedlają aktualnie wystawiane faktury, będzie miało istotne znaczenie m.in. z punktu widzenia konieczności sporządzania faktur korygujących.
— W mniejszych firmach równie ważną rolę odgrywają procesy oraz sama organizacja pracy. Jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i MŚP powinny “przećwiczyć” nowe podejście do obiegu dokumentów, tj. brak faktur papierowych, i zrozumieć, jaki będzie to miało faktyczny wpływ na funkcjonowanie firmy oraz rozliczenia z pracownikami, np. rozliczenia za delegacje — stwierdza Robert Łuszczyna.
Na co zwrócić uwagę przy wystawianiu faktur?
Michał Sosnowski wyjaśnia również, że jak pokazuje praktyka wystawcy popełniają wiele błędów w KSeF. Z tego powodu warto w początkowym okresie sprawdzać poprawność danych (a więc upewniać się, czy kwoty są poprawne, czy odbiorca jest prawidłowy itd.). System nie zrobi tego za podatnika.
Jak mówi ekspert, KSeF weryfikuje tylko formalną zgodność e-faktury ze strukturą logiczną (FA(3), czyli wzorem e-faktury, plikiem XML).
— Dane na fakturze należy więc zweryfikować samodzielnie. Odnosi się to również do faktur zakupowych pobieranych z KSeF — zaznacza Michał Sosnowski.
Ekspert zachęca również do testowania wysyłki e-faktur. — Dobrą praktyką jest wymiana testowych faktur z kluczowymi kontrahentami, co pozwoli na wczesne wychwycenie potencjalnych błędów, niejasności lub rozbieżności. Nie wszystkie systemy mają taką możliwość, ale jeśli istnieje taka opcja, to warto także sprawdzić w praktyce, jak przebiega wystawianie faktur w przypadku symulowanej awarii KSeF, aby później uniknąć zaskoczenia, jeśli taka sytuacja wystąpi w środowisku produkcyjnym — radzi Sosnowski.
Ekspert podkreśla również, że w przypadku KSeF niektóre dotychczasowe nawyki nie mogą być dłużej stosowane — zasadnicza różnica to wystawianie faktury z rzeczywistą datą wygenerowania.
— Ustawodawca umożliwia przesłanie dokumentu do KSeF z opóźnieniem (w tzw. trybie offline24 — red.), ale faktura musi być zarejestrowana w systemie najpóźniej następnego dnia roboczego. W związku z tym większość faktur powinna być wystawiana w KSeF na bieżąco, z faktyczną datą ich wygenerowania. Druga istotna różnica w KSeF to brak opcji modyfikacji lub usunięcia dokumentu z KSeF, co może być szczególnie dotkliwe, jeśli przez pomyłkę wystawimy fakturę na niewłaściwego nabywcę, który będzie miał możliwość pobrania jej z systemu — objaśnia Michał Sosnowski.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.