Krajowy System e-Faktur wywołuje liczne zapytania u przedsiębiorców. Niektórzy rozważają, czy od 1 lutego będą mogli fakturować w dotychczasowy sposób, czyli poza KSeF i jakie będą tego konsekwencje. Tym bardziej że przecież sankcji za nieużywanie KSeF w 2026 r. nie będzie. Czy zatem po uruchomieniu KSeF, a więc po 1 lutego, dopuszczalne będzie fakturowanie poza KSeF? Wyjaśniamy.
KSeF stanie się obligatoryjny od 1 lutego dla największych podatników, a dla pozostałych od 1 kwietnia. Drobne podmioty, które wystawiają faktury do 10 tys. zł brutto miesięcznie, uzyskają możliwość wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 r. Tak przedstawia się plan wdrożenia KSeF.
— W rezultacie, od 1 lutego 2026 r. pewna grupa podatników będzie mogła wystawiać faktury bez KSeF — zauważa Krzysztof Jaros, radca prawny i menedżer w Zespole VAT MDDP. Najmniejsi podatnicy będą mogli wystawiać faktury poza KSeF aż do końca 2026 r. Czy to sugeruje, że w ogóle można “zrezygnować z KSeF” i fakturować jak dotychczas?
— Odpowiedź nie jest jednoznaczna — oznajmia Krystian Łatka, doradca podatkowy, starszy konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych.
Czytaj też: Zasady podatku od spadków były bezwzględne. Od 2026 r. zajdą zmiany
Faktury w KSeF — jakie argumenty przemawiają za, a jakie przeciw
Regulacje ustawy o VAT od dnia 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r. wprowadzają prawny wymóg fakturowania przy użyciu KSeF.
— Ustawa o VAT nie pozostawia pola do interpretacji co do wymogu fakturowania. Gdyby opierać się wyłącznie na treści przepisów to można by stwierdzić, że poza wyjątkami (np. podatnicy zagraniczni) faktura wystawiona poza KSeF nie stanowi faktury, w związku z czym sprzedawca nie może uniknąć KSeF, a nabywca, który otrzymuje fakturę wystawioną bez wykorzystania KSeF, w rzeczywistości tej faktury nie posiada — konstatuje Krystian Łatka.
Ekspert zaznacza jednak, że podejście Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (to on publikuje interpretacje indywidualne) obrało jednak zupełnie odmienny kierunek — Dyrektor KIS uznaje, że wystawienie faktury bez wykorzystania KSeF nie sprawia, że taki dokument (papierowy lub elektroniczny) przestaje być fakturą, a skoro art. 88 ustawy o VAT nie wprowadza zakazu odliczenia podatku z faktury wystawionej bezprawnie z pominięciem KSeF, to z takiej faktury podatek naliczony można odliczyć.
— Ostatecznie zatem Dyrektor KIS potwierdza (w ramach utrwalonej już praktyki interpretacyjnej), że faktura bez wykorzystania KSeF to również faktura w rozumieniu ustawy (można by jedynie debatować, kiedy taki dokument upoważnia podatnika do odliczenia VAT, bo od 1 lutego 2026 r. otrzymanie faktury jest już prawnie zdefiniowane, a otrzymanie fizycznie (mail, papierowo) jest zarezerwowane tylko dla niektórych przypadków, jak np. podmioty zagraniczne) — zaznacza Krystian Łatka.
Ponadto, mimo że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany etapami, to jednak wszyscy kontrahenci największych podmiotów będą musieli pobierać faktury z KSeF od 1 lutego. Mowa tu o dostawcach mediów (prądu, gazu, ciepła), firmach telekomunikacyjnych i wielu innych podmiotach. Konkluzja? Niemal wszyscy podatnicy VAT będą musieli figurować w KSeF od 1 lutego.
Krzysztof Jaros przypomina także, że do końca 2026 r. zostały zawieszone kary za naruszenie obowiązków w obszarze KSeF (art. 106ni wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r.), a także wyłączenie karalności na gruncie kodeksu karnego skarbowego w odniesieniu do wystawiania faktur poza KSeF. — To oznacza, że wystawienie faktury w dotychczasowy sposób w formie papierowej lub elektronicznej nie będzie łączyło się dla podatników z negatywnymi następstwami na gruncie podatkowym — dodaje Krzysztof Jaros.
Jakie ryzyko ponosi przedsiębiorca za wystawianie faktur poza KSeF? Lepiej funkcjonować w KSeF
Obaj doradcy podatkowi ostatecznie przychylają się do tego, że korzystniej jest funkcjonować w KSeF od 1 lutego, aby uniknąć kłopotów i potencjalnych kontroli fiskusa.
— Formalnie faktura wystawiona bez wykorzystania KSeF nie jest wystawiana zgodnie z wymogami ustawy o VAT. W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości w zakresie uczciwości podatkowej dostawcy, to pominięcie KSeF organy zinterpretują zapewne jako brak dochowania należytej staranności przez nabywcę (gdy wiedział o obowiązku KSeF, a mimo to postanowił odliczyć podatek z faktury otrzymanej spoza KSeF) — wyjaśnia Krystian Łatka. A brak należytej staranności to pretekst, aby odebrać podatnikowi prawo do odliczenia VAT.
Również Krzysztof Jaros potwierdza, że brak kar w 2026 r. nie implikuje, że nie pojawią się w związku z tym żadne niekorzystne następstwa dla przedsiębiorcy, który nie dostosuje się do KSeF. Dotyczy to m.in. płatności od kontrahentów.
Przede wszystkim, tłumaczy ekspert, przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na stosowane przez nich zapisy umowne w zakresie fakturowania. — Nierzadko z umów wynika, że bieg terminu płatności rozpoczyna się w momencie prawidłowo wystawionej faktury, przez co rozumie się m.in. wystawienie faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeżeli zatem przedsiębiorca od 1 kwietnia 2026 r. powinien wystawiać faktury w KSeF, a wystawi je w dotychczasowy sposób, może się okazać, że klient odmówi uregulowania należności, argumentując, że faktura jest nieprawidłowa i zażąda dostarczenia poprawnej faktury przesłanej przez KSeF — argumentuje Krzysztof Jaros.
Zwraca on ponadto uwagę, że przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne również mogą napotkać trudności wynikające z wystawiania faktur poza KSeF. W umowach o zamówienia podmiot zamawiający może bowiem zawrzeć warunek wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF.
— Dodatkowo, z punktu widzenia zachowania należytej staranności w VAT, otrzymanie faktury spoza KSeF może stanowić okoliczność uruchamiającą dodatkową weryfikację transakcji, a w konsekwencji doprowadzić do wydłużenia czasu realizacji płatności — wskazuje kolejny argument Krzysztof Jaros.
Czy duże podmioty wymuszą na mniejszych stosowanie KSeF?
Czy duże podmioty, które będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego, mogą narzucić nabywcom odbiór faktur w KSeF?
Według Krystiana Łatki, nie muszą wymuszać odbioru faktur w KSeF, ponieważ mogą w zasadzie ograniczyć się do przesyłania faktur wyłącznie przez KSeF (i tak część firm zamierza postąpić).
— Duży podatnicy mogą zwyczajnie wystawiać faktury tylko w KSeF i nie udostępniać ich w żaden dodatkowy sposób, tym samym zmuszą nabywców do pobrania faktur w KSeF — potwierdza Krzysztof Jaros.
Krystian Łatka zwraca też uwagę, że wiele zależy od postanowień zawartych umów między kontrahentami i pozycji ekonomicznej względem nabywcy. — Jeśli umowa uzależnia wymagalność faktur od przesłania ich na konkretny adres pocztowy lub mailowy, a do tego zmiany takiej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, sprawa się komplikuje. Wejście w życie przepisów o obowiązku korzystania z KSeF nie unieważnia lub nie czyni bezprzedmiotowymi postanowień umownych dotyczących wezwania dłużnika do zapłaty i zdarzenia, z jakim umowa łączy rozpoczęcie biegu terminu płatności (np. 14 dni od dnia doręczenia faktury na wskazany adres e-mail) — wyjaśnia Krystian Łatka.
Jakie jest rozwiązanie tego problemu? Po pierwsze warto zmodyfikować umowy. — Jeśli jednak podatnicy tego nie zrobią, to może okazać się konieczne (dopóki dłużnik z tego obowiązku wierzyciela nie zwolni, albo umowa nie zostanie zmieniona), przesłanie faktury do KSeF w celu spełnienia obowiązku ustawowego (podatkowego), a ponadto przesłanie wizualizacji tej faktury w dotychczasowy sposób, aby spowodować jej wymagalność (obowiązek zapłaty) — mówi Krystian Łatka.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.