KSeF dopiero zaczyna funkcjonować w realnych realiach przedsiębiorców, ale pierwsze doświadczenia wskazują, że może zaskoczyć. W związku z tym poprosiliśmy pana Marka, przedsiębiorcę oraz subskrybenta Business Insider Polska, aby zweryfikował, jak w praktyce wygląda pobieranie faktur w Krajowym Systemie e‑Faktur. Zatem zatankował na stacji Orlen — i co otrzymał?
- Przedsiębiorca, dokonując zakupu paliw firmowych, nie zawsze otrzyma fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur
- Takiej e-faktury nie otrzymał pan Marek, który sprawdzał dla Business Insider, jak KSeF funkcjonuje w rzeczywistości
- Pan Marek otrzymał fakturę z kasy rejestrującej, lecz mógł również standardową. Dowiedz się, dlaczego
- Więcej wiadomości o biznesie znajdziesz na Businessinsider.com.pl
O północy 1 lutego wystartował Krajowy System e‑Faktur, który w zamyśle ma usprawnić obieg dokumentów rozliczeniowych i stać się obligatoryjnym narzędziem dla wszystkich firm. Pomimo, że uruchomienie systemu nastąpiło w nocy i w dzień wolny od pracy, przedsiębiorcy już testują go w codziennych sytuacjach. Pan Marek wcześniej opowiadał nam o tym, jak wystawia się faktury w KSeF. Tym razem sprawdził, jak prezentuje się otrzymywanie faktur za zakupy.
Zobacz też: Logowanie do KSeF 2.0 i przyznawanie uprawnień. Wyjaśniamy kroki
Co stało się z fakturą za paliwo?
— Tankowałem w nocy na Orlenie, zażądałem faktury na firmę, dostałem jak zwykle wydruk z kasy fiskalnej, ale chciałem zobaczyć, czy odzyskam ją w KSeF — relacjonuje pan Marek.
Spodziewał się, że po zalogowaniu zobaczy e‑fakturę wystawioną przez punkt sprzedaży paliw. Jednak tak się nie stało. — Na moim koncie KSeF nie pojawiła się żadna faktura — stwierdza. I dopytuje, dlaczego. Wyjaśnienie jest jasne.
Specjalista: wszystko zgodnie z przepisami
Faktem jest, że od 1 lutego bieżącego roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF ma nieco ponad 4200 największych przedsiębiorstw. Mowa tu na przykład o takich potentatach jak chociażby Orlen, Enea, Energa, IKEA, Orange, T-Mobile, Play, Castorama, Leroy Merlin, firmy leasingowe i wiele innych.
Nie zawsze jednak ich klient będzie musiał pobrać od nich fakturę z KSeF, ponieważ regulacje do końca 2026 r. zapewniają również inne możliwości. Jakie? To objaśnia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFaktu.
— Zgodnie z art. 145n ustawy o VAT, Orlen generuje faktury za pomocą kas rejestrujących, dokładnie tak jak dotychczas. Tego rodzaju faktury, czyli wystawiane z kas fiskalnych, generalnie nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur i nie będą do niego trafiać ani teraz, ani w późniejszych fazach wdrażania KSeF — tłumaczy Piotr Juszczyk.
Odnosi się to nie tylko do Orlenu, ale również do innych sieci punktów sprzedaży paliw, takich jak BP, Circle K czy Shell.
Ponadto sam Orlen zadeklarował, że przynajmniej do 1 kwietnia będzie kontynuował dotychczasową metodę generowania faktur, czyli poza KSeF, bezpośrednio z kas rejestrujących.
Zobacz też: Wystawiłem pierwszą e‑fakturę w KSeF. “Zajęła mi 30 minut i… zaskoczyła”
Suma nie miała znaczenia
Pan Marek zatankował za 50 zł i dopytuje, czy wyższa wartość zobowiązania, przekraczająca ponad 450 zł spowodowałaby, że faktura pojawiłaby się w KSeF.
Piotr Juszczyk jest przekonany, że nie. — Orlen zapewne zastosował wspomniany art. 145 n ustawy o VAT, czyli wygenerował fakturę przy użyciu kasy fiskalnej, a tutaj nie ma żadnych ograniczeń — wyjaśnia Piotr Juszczyk.
I właśnie taką fakturę otrzymał pan Marek.
Piotr Juszczyk zwraca uwagę na jeszcze inne przepisy przejściowe. Zgodnie z nimi:
- do końca 2026 r. podatnicy zobowiązani do generowania faktur ustrukturyzowanych mogą generować faktury elektroniczne lub faktury w formie papierowej, jeśli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie niższa lub równa 10 000 zł;
- do końca 2026 r. podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli generować paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).
Zobacz też: Te firmy będą wystawiały faktury w KSeF od 1 lutego. Zobacz, jak je odebrać
Tankując na Orlenie nie zawsze fakturę otrzymasz od potentata
Na platformie X jeden z użytkowników zwrócił uwagę Małgorzacie Samborskiej, doradczyni podatkowej, partnerowi w Grant Thornton, że “faktura z Orlen wciąż jest w PDF”.
x.com
Tu okazało się jednak, że przyczyna jest zupełnie inna. Mianowicie fakturę może również wygenerować franczyzobiorca, który nie ma jeszcze obowiązku używania już KSeF. W takim przypadku może wygenerować fakturę jak dotychczas.
Bowiem KSeF to rewolucja, która jednak postępuje etapami. Rozpoczęła się 1 lutego bieżącego roku, ale prawdziwy test przejdzie na przełomie marca i kwietnia. W Business Insider Polska będziemy objaśniać wszystkie praktyczne aspekty nowego systemu fakturowania.
| Obowiązkowe generowanie e-faktur w ramach KSeF wchodzi w życie stopniowo: |
|---|
| ➡️ od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie |
| ➡️ od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców |
| ➡️ od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm o wartości sprzedaży na fakturach do 10 tys. zł miesięcznie z VAT |
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.