Kluczowe dokumenty ważniejsze od testamentu. Specjalistka radzi, jak przygotować teczkę życia.

Pomyśl, że twoi najbliżsi stają w obliczu niespodziewanego nieszczęścia. Czy orientujesz się, gdzie odnaleźć kluczowe papiery, jak ochronić wspólny dobytek, uiścić opłaty? Większość z nas funkcjonuje z przeświadczeniem, że „jakoś się ułoży”, choć można przygotować tzw. czerwoną teczkę. Ekspertka krok po kroku doradza, jak stworzyć domowe centrum zarządzania sytuacjami kryzysowymi.

Nierzadko bywamy gotowi na gwałtowne okoliczności. Pomimo że w sferze zawodowej i prywatnej jesteśmy przyzwyczajeni do opracowywania strategii, budżetów, planów, to brakuje nam schematu postępowania dla rodziny, gdy nas zabraknie oraz dla nas samych w razie np. nagłej eksmisji.

Adwokat Kinga Kozłowska-Witek objaśnia, co “umieścić” w czerwonej teczce, w jakiej formie i gdzie ją przechowywać. Jedno jest pewne. Sam testament to zdecydowanie niewystarczające rozwiązanie. Zestawienie informacji i dokumentów jest uzależnione od tego, kim jesteśmy i jaką rolę odgrywamy. O tym, jak ważna jest czerwona teczka, ukazują historie trzech różnych osób.

Kiedy przydaje się czerwona teczka?

Dzieci u dziadków, żona w podróży służbowej. 35-letni Piotr, posiadacz małej firmy, umówił się z kumplami do kina. Wybrał rower, gdyż panował letni, ciepły wieczór. Nie powrócił do domu.

Pogotowie odwiozło go do szpitala, gdzie przez kilka tygodni pozostawał w śpiączce. Ocknął się, lecz długo nie dało się z nim porozumieć. Jedynie on pamiętał hasła i loginy do kont bankowych, serwisów klienta dostawców energii, internetu, ZUS-u, nie miał pełnomocników.

40-letnia Wiktoria, po otrzymaniu wiadomości o możliwości wyjazdu do Polski, miała niewiele czasu na spakowanie się. W pośpiechu poszukiwała dokumentów. Jednego nie wzięła, gdyż nie miała go pod ręką. W Kijowie zaświadczenie o ukończeniu studiów nie było jej potrzebne na co dzień, ale w Polsce z pewnością by się przydało.

Pani Małgorzata miała 65 lat, była rzutką, niezależną emerytką. To ona pomagała załatwiać formalności, zwłaszcza w ZUS, gdyż całe życie pracowała w kadrach i rachunkowości. Nikt nie spodziewał się jej nagłego zniknięcia. Po jej odejściu, brakowało danych o polisach, rachunkach, inwestycjach, spłacanych zobowiązaniach, a także usługach cyfrowych, z których ochoczo korzystała. Córka nie wiedziała, jak odblokować telefon, laptopa, jak również zrezygnować z Netflixa.

— Trudności w takich momentach byłyby mniejsze, gdyby każda z tych osób zadbała o czerwoną teczkę, nazywaną także teczką bezpieczeństwa — twierdzi Kinga Kozłowska-Witek, radca prawny z Kancelarii DSK.

Dodaje, że to nie tylko pakiet dokumentów, ale przede wszystkim zbiór wiadomości, który ułatwia bliskim, współpracownikom, a także nam samym, odnalezienie się w ciężkich sytuacjach.

— Obejmuje dokumenty, informacje, upoważnienia, kontakty i wskazówki — czyli wszystko, co może okazać się niezbędne w przypadku powodzi, pożaru, eksmisji, nagłej choroby, wypadku, niemożności działania lub śmierci — dopowiada prawniczka. Podkreśla, że nie istnieje jedna, prawidłowa instrukcja, jak sporządzić tego rodzaju teczkę.

— W zależności od okoliczności i pełnionych ról, czerwone teczki będą się różnić. Istnieją jednak pewne reguły, których warto się trzymać — mówi Kozłowska-Witek. I dotyczy to zarówno nieszczęśliwego wypadku, jak i eksmisji.

Kto powinien posiadać czerwoną teczkę?

Nierzadko słyszy się, że czerwona teczka jest przeznaczona dla seniorów lub osób ze słabym zdrowiem. Kinga Kozłowska-Witek uważa, że czerwona teczka jest konieczna dla każdego, kto pragnie zagwarantować ciągłość i bezpieczeństwo, zarówno w sprawach prywatnych, jak i zawodowych. Jej zdaniem powinni ją przygotować w szczególności:

• członkowie rad nadzorczych spółek, aby wskazać pełnomocników i zapewnić nieprzerwane funkcjonowanie firmy,

• właściciele firm, aby zabezpieczyć sprawne przekazanie firmy i jej finansów,

• osoby fizyczne i rodziny, aby bliscy wiedzieli, gdzie znajdują się dokumenty, polisy, istotne dane dostępowe.

Ekspertka zwraca uwagę na jeden ważny aspekt.

— W dyskusji na temat “czerwonej teczki” często spotykamy się z dwoma odmiennymi zagadnieniami: nagłą eksmisją i uporządkowaniem spraw na wypadek śmierci. Te sytuacje zazwyczaj wymagają odmiennych dokumentów, innej strategii działania i innego poziomu szczegółowości. Teczka ewakuacyjna służy nam, a teczka na wypadek śmierci — naszym bliskim. Pierwsza zapewnia dalsze funkcjonowanie w kryzysie. Druga gwarantuje porządek prawny po jego zakończeniu. W nagłej i niespodziewanej sytuacji liczy się mobilność i ochrona dokumentów oraz łatwość dostępu — podkreśla ekspertka.

Co powinna zawierać czerwona teczka?

W wielu publikacjach można przeczytać, że głównym elementem czerwonej teczki powinien być testament.

Kinga Kozłowska-Witek uważa, że to ważny element teczki, choć tylko jeden z wielu. — Testament nie rozwiąże wszystkich problemów, które mogą się pojawić — mówi Kinga Kozłowska-Witek. Warto go posiadać, ale nie każdy musi. — Jeśli dana osoba akceptuje dziedziczenie ustawowe, nie musi wykonywać dodatkowych czynności. Testament jest przydatny wtedy, gdy pragniemy w szczególności zmienić kolejność dziedziczenia, chronić partnera nieformalnego, wykluczyć kogoś od dziedziczenia lub np. uprościć kwestie związane z majątkiem firmowym — wyjaśnia ekspertka. Dodaje także, że przykładowo, testament nie musi znajdować się w teczce na wypadek eksmisji.

Jak zatem skompletować dobrą teczkę? Według ekspertki, nie istnieje uniwersalny model jej tworzenia, ale istotą jest logiczny podział na działy.

— Każdy musi się zastanowić, co jest dla niego najważniejsze, jakie dokumenty i procedury, a następnie zebrać je w jednym miejscu, zwanym czerwoną teczką — mówi Kinga Kozłowska-Witek. W ramce prezentujemy, jak rozpocząć gromadzenie dokumentów i w jakiej kolejności to robić.

Czytaj też: Rozważasz sporządzenie testamentu? Zrób to w ten sposób, a nie będzie można go zakwestionować

Czego nie przechowywać w czerwonej teczce?

Na powyższym wykazie brakuje haseł i loginów do kont bankowych. Dlaczego?

— Są to dane wrażliwe. Zawsze należy zachować ostrożność i ograniczone zaufanie. Czerwona teczka ma na celu ułatwienie dostępu bliskim osobom do istotnych informacji, w tym o składnikach majątku, a niekiedy także do zarządzania nim. Istnieją inne metody, niż podawanie loginów i haseł. Jeśli dostaną się w niepowołane ręce, mogą przysporzyć jedynie kłopotów — podkreśla mec. Kozłowska-Witek.

Zaznacza również, że w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, kluczowe jest posiadanie listy kont i zobowiązań oraz ustanowionego pełnomocnika, o czym piszemy w dalszej części artykułu. Jest to szczególnie istotne w przypadku nagłego wypadku lub śpiączki.

— Korzystajmy również z menedżera haseł z funkcją dostępu awaryjnego i przygotujmy krótką instrukcję: “Co zrobić w ciągu pierwszych siedmiu dni”. Obecnie, w sytuacjach nagłych, największe ryzyko wiąże się nie z dokumentami, lecz z dostępem do systemów cyfrowych — dodaje Kinga Kozłowska-Witek.

Jej zdaniem istotne jest poinformowanie bliskich o miejscu przechowywania teczki i sposobie uzyskania do niej dostępu. W takim przypadku nie warto przechowywać w teczce pełnych danych logowania. — Wystarczy nazwa instytucji i placówki, ewentualnie wskazanie osoby, która będzie mogła udzielić szczegółowych informacji — po okazaniu stosownych dokumentów, np. pełnomocnictw — wyjaśnia Kinga Kozłowska-Witek.

Czytaj też: To o niego toczą się rodzinne spory. Sprawdź, komu i kiedy należy się zachowek

Dlaczego pełnomocnictwa są istotne

W przypadku nagłej utraty zdolności do podejmowania decyzji, na skutek choroby, śpiączki lub śmierci, warto posiadać właściwie przygotowane pełnomocnictwa.

— Pełnomocnictwa mogą ułatwić naszym bliskim działanie w kryzysowych sytuacjach, zapewniając bezpieczeństwo i ciągłość w wielu sprawach urzędowych, finansowych czy zdrowotnych — dodaje Kinga Kozłowska-Witek.

Pełnomocnictwo to upoważnienie danej osoby do działania w naszym imieniu w określonym zakresie. Wymaga formy pisemnej pod groźbą nieważności, możemy je sporządzić w prostej formie — odręcznie lub wydrukować i opatrzyć własnoręcznym podpisem. Należy pamiętać, że pełnomocnictwo do czynności takich jak np. zbycie nieruchomości wymaga formy notarialnej. Pełnomocnik ma obowiązek starannego działania i reprezentowania interesów mocodawcy w jak najlepszy sposób.

Jakiego pełnomocnictwa można udzielić?

Pełnomocnictwo ogólne, które uprawnia do załatwiania różnorodnych spraw, z wyjątkiem tych wymagających szczególnej formy (np. sprzedaży nieruchomości). Jeśli pełnomocnictwo udzielane jest przez przedsiębiorcę w celu zarządzania działalnością gospodarczą, np. podpisywania umów, zatrudniania pracowników, to należy je zgłosić do CEIDG w ciągu siedmiu dni.

Pełnomocnictwo szczególne, które uprawnia do wykonania konkretnej czynności, np. podpisania umowy kupna nieruchomości czy reprezentowania przed sądem.

Pełnomocnictwo notarialne, które jest wymagane przy niektórych czynnościach, takich jak sprzedaż nieruchomości.

Pełnomocnictwo do rachunku bankowego, które pozwala upoważnionej osobie na zarządzanie środkami finansowymi w razie utraty zdolności do działania przez właściciela rachunku. Umożliwia ono wskazanej osobie otrzymanie indywidualnej karty oraz loginu, co umożliwia regulowanie np. rachunków, składek itp.

Pełnomocnictwo medyczne, które upoważnia zaufaną osobę do podejmowania decyzji dotyczących leczenia, daje dostęp do dokumentacji medycznej oraz informacji o stanie zdrowia w razie utraty zdolności do świadomego decydowania przez pacjenta.

Jak i gdzie przechowywać czerwoną teczkę?

Kinga Kozłowska-Witek jest przekonana, że najlepiej jest sporządzić czerwoną teczkę w kilku kopiach. Chodzi o solidne zabezpieczenie się na różne okoliczności.

— Jak wspomniałam wcześniej, nagłe ewakuacje oraz porządkowanie spraw po śmierci wymagają innych dokumentów, innej strategii działania i innego poziomu szczegółowości — podkreśla Kinga Kozłowska-Witek.

Optymalnym rozwiązaniem jest więc przygotowanie dokumentacji w trzech wersjach: mobilnej (ewakuacyjnej, z kopiami dokumentów oraz nośnikiem z zaszyfrowanymi skanami), sformalizowanej (skrupulatnie zabezpieczone oryginały w sejfie albo u prawnika / notariusza) i cyfrowej.

Zwraca uwagę na kolejną istotną kwestię.

— Obecnie urzędy i sądy w coraz większym stopniu korzystają z systemów elektronicznych, więc fizyczne posiadanie jedynego oryginału rzadko jest warunkiem koniecznym do załatwienia sprawy. W kryzysowej sytuacji ważniejsze jest szybkie udowodnienie, że dany dokument istnieje i gdzie można uzyskać jego urzędowy odpis — tłumaczy Kinga Kozłowska-Witek.

Przykładowo, jeśli chodzi o akt notarialny sprzedaży nieruchomości, ważne jest posiadanie informacji o notariuszu, dacie sporządzenia i numerze księgi wieczystej. Warto również pamiętać o jednej kluczowej zasadzie: oryginał aktu notarialnego nigdy nie opuszcza kancelarii notarialnej. Strony otrzymują wyłącznie wypisy.

— W przypadku zgubienia dokumentu dotyczącego np. zakupu nieruchomości, należy zwrócić się do kancelarii, w której akt został sporządzony. Jeśli notariusz zaprzestał prowadzenia działalności, akta trafiają do archiwum odpowiedniego sądu rejonowego — mówi

Jej zdaniem warto także okresowo przeglądać zawartość teczki — przynajmniej raz w roku — i aktualizować dokumenty po zmianach w życiu osobistym lub zawodowym.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.