W jaki sposób dokonać logowania do KSeF? Sposób postępowania różni się dla osób prowadzących działalność gospodarczą indywidualnie oraz dla podmiotów gospodarczych. Wyjaśniamy, jak to zrealizować. Poprzednia metoda jest już nieaktualna.
Do dnia 1 lutego 2026 roku, dostęp do KSeF był niemożliwy, ponieważ Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) był nieczynny. Miało to na celu przejście na KSeF 2.0 od 1 lutego, o czym już informowaliśmy.
Od 1 lutego moduł ten stanie się elementem Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Dopiero od 1 lutego możliwe jest zatem zalogowanie się do KSeF. Wcześniej można było jedynie testować działanie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Spółki nie powinny jednak zwlekać, lecz jak najprędzej powinny uzyskać autoryzację do KSeF (złożyć zgłoszenie ZAW-FA w organie podatkowym i wyznaczyć osobę, która będzie administratorem KSeF, np. udziałowca lub członka zarządu) albo nabyć e-pieczęć.
Wyjaśniamy, jak zalogować się do KSeF od 1 lutego 2026 r. oraz jakie działania powinny podjąć spółki.
Zobacz również: Start KSeF nastąpi 1 lutego. Sprawdź, co powinieneś o nim wiedzieć
Jak uzyskać dostęp do KSeF 2.0, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą (JDG)
Jeśli prowadzisz indywidualną działalność gospodarczą, to wystarczy zalogować się do KSeF za pośrednictwem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów:
— Aplikację Podatnika KSeF 2.0 (na niej skoncentrujemy się w artykule);
— Aplikację mobilną KSeF 2.0 (od 1 lutego 2026 r. Ministerstwo planuje udostępnić jej nową wersję);
— e-mikrofirmę.
Możesz dokonać logowania, wykorzystując jedno z trzech narzędzi:
— profil zaufany;
— e-podpis;
— pieczęć elektroniczną.
Po zalogowaniu automatycznie posiadasz tzw. uprawnienia właścicielskie. Następnie możesz pozyskać certyfikat do KSeF (często konieczny, jeśli zamierzasz korzystać z komercyjnych programów do KSeF) oraz przyznawać uprawnienia (np. do wysyłki i odbioru faktur) np. swoim pracownikom lub biuru rachunkowemu.
Jak krok po kroku zalogować się do KSeF?
Krok 1 — przejdź na stronę z darmowymi narzędziami do KSeF 2.0 (https://ksef.podatki.gov.pl/bezplatne-narzedzia-ksef-20);
Krok 2 — pobierz Aplikację Podatnika KSeF 2.0 (wersja produkcyjna — będzie dostępna od 1 lutego 2026 r.) i wykonuj polecenia zgodnie z instrukcjami;
Krok 3 — wybierz metodę logowania do aplikacji (profil zaufany, e-podpis lub pieczęć);
Krok 4 — wprowadź NIP firmy;
Krok 5 — zatwierdź wniosek o weryfikację do systemu KSeF (kliknij “Podpisz”);
Krok 6 — wskaż jeden ze sposobów podpisywania dokumentów (np. profil zaufany);
Krok 7 — zaloguj się wybraną metodą.
Po zalogowaniu pojawi się taka strona (poniżej widok ze środowiska przedprodukcyjnego; przedsiębiorcy od 1 lutego będą korzystać ze środowiska produkcyjnego):
Następnie możesz przydzielać uprawnienia i wnioskować np. o certyfikat do KSeF.
Uwaga! W przypadku korzystania z komercyjnego oprogramowania kompatybilnego z KSeF 2.0, nie będzie konieczności każdorazowego logowania się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0., aby wystawiać i odbierać faktury. Zrobisz to w swoim programie, do którego masz dostęp. Należy jednak wgrać do niego certyfikat do KSeF, a wcześniej go uzyskać (za pośrednictwem Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub swojego programu do fakturowania, jeśli oferuje on taką opcję).
Ministerstwo Finansów także potwierdza na swojej witrynie internetowej, że od 1 lutego 2026 r. funkcje zarządzania uprawnieniami oraz ubiegania się o certyfikat będą dostępne w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w programach komercyjnych zintegrowanych z API KSeF 2.0 (czyli oprogramowaniu zewnętrznych dostawców).
Jak zalogować się do KSeF 2.0, jeśli posiadasz spółkę?
Spółki, aby dokonać logowania do KSeF 2.0, muszą przejść inną procedurę.
Muszą najpierw wyznaczyć osobę, która będzie upoważniona do KSeF (tzw. administratora KSeF). Najlepiej, aby był to członek zarządu lub udziałowiec spółki. Chodzi o osobę, która początkowo będzie odpowiedzialna za KSeF i która będzie mogła przydzielać dalsze uprawnienia. Alternatywnie spółka może nabyć pieczęć elektroniczną. Jak zaznacza Piotr Juszczyk, spółki mogą działać równocześnie na pieczęci, jak i przez wyznaczonego administratora.
Jeśli przedsiębiorstwo chce wyznaczyć osobę do KSeF, musi najpierw złożyć formularz ZAW-FA. Można to uczynić przed 1 lutego w standardowej formie, w urzędzie skarbowym lub elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. W formularzu należy zatem wskazać osobę (np. członka zarządu, właściciela, udziałowca spółki), która otrzyma dostęp właścicielski (administratora KSeF). Jak wyjaśnia Piotr Juszczyk, urząd musi następnie potwierdzić (np. drogą mailową), że dana osoba posiada upoważnienie, co może zająć pewien czas (obecnie nawet kilkanaście dni).
Po otrzymaniu potwierdzenia osoba upoważniona do KseF (administrator) będzie musiała zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (analogicznie jak w przypadku JDG), a następnie będzie mogła:
- zarządzać uprawnieniami użytkowników systemu,
- składać wnioski o certyfikaty,
- pobierać wydane certyfikaty.
Administrator KSeF może następnie przyznawać uprawnienia do systemu kolejnym osobom, np. pracownikom lub biuru rachunkowemu.
Spółka dysponująca pieczęcią elektroniczną może również wygenerować certyfikat podmiotu. Po wygenerowaniu certyfikatu należy go jeszcze wgrać do programu obsługującego KSeF, z którego korzysta firma.
Jeżeli administrator KSeF w firmie (właściciel, wspólnik, członek zarządu itp.) chce mieć możliwość wystawiania i odbierania faktur i złożył ZAW-FA przed 1 lutego, będzie musiał jeszcze w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. nadać sobie uprawnienia do pobierania/wystawiania faktur.
Jeśli administrator KSeF złoży wniosek ZAW-FA od 1 lutego, a następnie otrzyma autoryzację, od razu uzyska również pełen zakres uprawnień (do wystawiania i odbierania faktur).
Spółki mogą również skorzystać z pieczęci elektronicznej. Jest to forma podpisu elektronicznego dla całego przedsiębiorstwa (każda osoba używająca pieczęci może zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0).
Zdaniem Janiny Fornalik lepszym rozwiązaniem (aczkolwiek również nieidealnym) jest właśnie pieczęć. Z kilku względów. — Po pierwsze, procesowanie formularza ZAW-FA może być obecnie wydłużone. W zależności od urzędu skarbowego trwa nawet do kilkunastu dni. Używając pieczęci, można natomiast od razu uwierzytelnić się w systemie — zaznacza ekspertka.
Jakie są pozostałe zalety pieczęci? Informacje na ten temat zawarliśmy w artykule: Wydatki pracownicze w KSeF. Tak to należy robić.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu w całości. Bądź na bieżąco! Śledź nas w Google.