Na dzień przed uruchomieniem KSeF 2.0 przedsiębiorcy oraz księgowi nie mogą korzystać z najważniejszych funkcji systemu. W ostatni poniedziałek dezaktywowano bowiem KSeF 1.0, ale, co istotniejsze, również Moduł Certyfikatów i Upoważnień (MCU), co – zdaniem specjalistów – komplikuje przygotowania do obligatoryjnego KSeF 2.0. Wyjaśniamy, co to oznacza.
- Ministerstwo Finansów w ubiegły poniedziałek zakomunikowało o wyłączeniu Modułu Certyfikatów i Upoważnień (MCU). Argumentuje, że jest to nieodzowne, by przejść do nowej odsłony systemu, czyli KSeF 2.0
- Brak dostępu do MCU do końca stycznia 2026 r. utrudnia firmom przygotowanie oraz przydzielanie uprawnień niezbędnych do użytkowania nowego systemu
- Spółki mają jednak alternatywne rozwiązanie
- Więcej informacji o biznesie znajdziesz na stronie Businessinsider.com.pl
Na 1 lutego powinni być gotowi wszyscy płatnicy VAT — gdyż będą otrzymywać faktury z KSeF 2.0 oraz największe przedsiębiorstwa, które będą faktury w KSeF wystawiać. Jak przypomina Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt, od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą zobligowani do pobierania faktur w KSeF, niezależnie od terminu rozpoczęcia ich wystawiania. — Wprowadzanie możliwości wystawiania faktur będzie następować stopniowo, jednak pobieranie faktur obowiązuje wszystkich od pierwszego dnia — zaznacza ekspert.
Niestety, osoby, które nie przygotowały się do KSeF, do niedzieli będą miały utrudnione zadanie. Poniżej tłumaczymy powód.
Wynika to z faktu, że 26 stycznia 2026 r. został dezaktywowany Moduł Certyfikatów i Upoważnień (MCU). Resort Finansów wyjaśnia, że jest to przerwa techniczna. Wyłączenie MCU było wcześniej zaplanowane i konieczne do ukończenia procesu implementacji docelowej wersji systemu — KSeF 2.0.
Czytaj też: Chcesz w 2026 r. wystawiać faktury w tradycyjny sposób? Przygotuj się na konsekwencje
Co oznacza wyłączenie Modułu Certyfikatów i Upoważnień (MCU)
W praktyce przekłada się to na komplikacje dla podatników, którzy:
— zamierzają skorzystać z komercyjnego oprogramowania do KSeF, a nie zdołali pozyskać certyfikatu (należy go załadować do oprogramowania, aby łączyło się ono z KSeF od 1 lutego),
— chcą nadać upoważnienia, np. pracownikom lub biurom rachunkowym.
Jak informuje Piotr Juszczyk, w konsekwencji wyłączenia MCU, do końca stycznia 2026 r. nie będzie możliwe:
- nadawanie i cofanie uprawnień do KSeF,
- generowanie certyfikatów KSeF (osobistych i firmowych),
- tworzenie oraz zarządzanie tokenami dostępu.
— Brak dostępu do MCU stanowi realną “lukę techniczną” w okresie przejściowym. Przedsiębiorcy nie mogą w tym czasie zoptymalizować struktury uprawnień ani przygotować się pod względem organizacyjnym do startu KSeF 2.0. Sześciodniowa przerwa pomiędzy KSeF 1.0 a KSeF 2.0 przypada na okres, w którym wiele firm finalizuje zmiany organizacyjne, kadrowe oraz księgowe. Brak dostępu do MCU w tym okresie podnosi ryzyko problemów na początku obligatoryjnego KSeF, zwłaszcza w korporacjach, grupach kapitałowych oraz biurach rachunkowych obsługujących wielu klientów. Jeżeli ktoś czekał z implementacją do ostatniego momentu, będzie musiał poczekać do 1 lutego — komentuje Piotr Juszczyk.
Przyznawanie nowych uprawnień i składanie zapytań o certyfikaty będzie ponownie możliwe w nowym systemie KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r. Będzie to musiało być zrealizowane w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Zobacz też: KSeF startuje 1 lutego. Dowiedz się, co trzeba o nim wiedzieć
Spółki mogą składać wnioski ZAW-FA lub skorzystać z podpisu elektronicznego
Spółki mogą nadal składać do urzędów skarbowych formularze ZAW-FA. Należy na nim wskazać osobę upoważnioną przez spółkę do KSeF (tzw. administratora KSeF, może to być np. członek zarządu).
Jak objaśnia Piotr Juszczyk, urząd musi później potwierdzić (np. drogą mailową), że dana osoba posiada upoważnienie, a to może zabrać trochę czasu. Z tego względu już wcześniej informowaliśmy, aby się z tym nie ociągać.
Po otrzymaniu potwierdzenia osoba posiadająca uprawnienia do KSeF (administrator) będzie musiała zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (od 1 lutego to w niej będzie moduł do certyfikatów i uprawnień) i przydzielić uprawnienia, np. do wystawiania i pobierania faktur z KSeF.
Zatem samo złożenie wniosku ZAW-FA nie wystarczy. Po uzyskaniu upoważnienia do KSeF 2.0 przez urząd skarbowy trzeba jeszcze przyznać uprawnienia do KSeF.
— Należy podkreślić, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą tego robić — zaznacza Piotr Juszczyk.
Alternatywą dla wniosku ZAW-FA jest skorzystanie z pieczęci elektronicznej. Jaką korzyść daje firmom pieczęć opisaliśmy w artykule: KSeF. To najczęstsze pytania firm. Doradcy podatkowi odpowiadają.
Zobacz też: Co zaskakuje firmy w KSeF? Eksperci tłumaczą, na co się przygotować
Autor: Łukasz Zalewski, redaktor działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.