Krajowy System e-Faktur to rewolucja nie tylko dla przedsiębiorstw, księgowych oraz wydziałów finansowych. Dość prędko stanie się odczuwalny w zwyczajnych, codziennych sytuacjach, także dla osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Na przykład, podczas rejestrowania aut, ale i w wielu innych okolicznościach.
Krajowy System e-Faktur będzie istotny dla każdego obywatela naszego kraju. Bowiem faktury są niezbędne głównie firmom, lecz w wielu przypadkach także zwykłym ludziom, nieprowadzącym działalności.
— Procedury urzędowe, nauka, usługi gastronomiczne, porządkowe, transport, paliwa, energia, dostęp do sieci i wiele innych. W tych obszarach wszędzie występują faktury — stwierdza Piotr Juszczyk. A te będą musiały znaleźć się w KSeF. Od pierwszego dnia lutego nie wszystkie, lecz większość.
Wyjaśniamy, jak KSeF oddziaływać będzie na codzienne sprawy realizowane przez mieszkańców.
Czytaj też: Co zaskakuje firmy w KSeF? Specjaliści objaśniają, na co się przygotować
Gdzie wymagana jest faktura, a wejdzie KSeF?
— To będzie norma, a nie opcja. KSeF zacznie się również manifestować w powszechnych usługach, z których korzystają osoby: wynajem lokali, prywatna służba zdrowia, rehabilitacja, kształcenie, różnego rodzaju usługi wystawiane “na firmę” — wylicza Piotr Juszczyk.
Przykłady?
Jeżeli nabyłeś samochód i zamierzasz go zarejestrować, musisz przedstawić albo akt kupna/sprzedaży albo fakturę za nabycie pojazdu. Jeśli ocieplasz prywatny budynek i pragniesz skorzystać z preferencji podatkowej w PIT, musisz posiadać fakturę od wykonawcy albo za zakup materiałów, ponieważ wymaga tego urząd skarbowy.
Jeżeli w żłobku lub szkole twojego dziecka obiady zapewnia firma cateringowa, to wystawia i pobiera faktury. Jeżeli kupujesz spory telewizor, to zazwyczaj prosisz o fakturę, a nie zwykły paragon (choć podstawową formą udokumentowania takiej transakcji jest paragon, a konsumenci będą mogli otrzymywać faktury poza KSeF). Korzystasz z leasingu na samochód? Konieczna jest faktura. Można podawać wiele przykładów. W niektórych kwestiach obywatele będą mieli bezpośredni kontakt z KSeF, a w wielu innych jedynie pośredni.
Większość faktur od lutego będzie już w Krajowym Systemie e-Faktur (obowiązkowo będą je generować największe podmioty, np. dostarczyciele prądu i sieci telekomunikacyjne), a jeszcze więcej ich się pojawi od kwietnia, gdy faktury w KSeF będą musieli wystawiać również mali i średni przedsiębiorcy.
Sprzedawcy będą tworzyć faktury w KSeF, a gdy będzie ona już w systemie, odbiorca będzie mógł uzyskać wizualizację faktury. Wyjaśniamy to poniżej. Nadal, po staremu, możliwe będzie wystawianie faktur (w formie papierowej lub jako PDF) konsumentom oraz podmiotom zagranicznym.
— KSeF niezwykle silnie zarysuje swoją obecność w naszym codziennym funkcjonowaniu i to nie tylko w sferze gospodarczej. Będziemy regularnie stykać się z różnymi rodzajami faktur w zależności od tego, jak konkretny wystawca podejdzie do zagadnienia fakturowania — objaśnia Łukasz Krasowski, doradca podatkowy i radca prawny z Kancelarii LTCA.
Czytaj też: Trudno ci zrozumieć KSeF? Tłumaczymy to wspólnie z Ministerstwem Finansów
Jakie faktury będzie trzeba przekazać np. do urzędu?
Przykładowo, wyjaśnia Łukasz Krasowski, jeżeli będziemy chcieli zarejestrować auto w urzędzie, a faktura zakupu zostanie sporządzona w KSeF, konieczne będzie okazanie jej wizualizacji (wydruku), opatrzonej specjalnym kodem QR zawierającym numer KSeF faktury.
Jeśli firma cateringowa będzie dowozić posiłki do szkoły to dostawca może nie mieć przy sobie faktury, ponieważ ta nie będzie jeszcze dostępna w KSeF, więc potwierdzenie dostarczonych towarów będzie musiało odbyć się na innym dokumencie.
— Ważny problem dotyczy również wydatków pracowniczych/służbowych. Jeśli pracownik poniesie wydatek i weźmie fakturę na firmę, to przy stanowisku recepcyjnym hotelu może nie otrzymać żadnego dokumentu — faktura będzie w KSeF, a to oznacza, że pracownik nie będzie miał, jak udokumentować takiego wydatku — wyjaśnia Łukasz Krasowski.
Więcej o wydatkach pracowniczych przeczytasz w artykule: Wydatki pracownicze w KSeF. Tak to trzeba robić.
Takie faktury będą funkcjonować od 1 lutego
— Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF coraz częściej nabywcy otrzymają nie fakturę w wersji papierowej albo PDF, lecz numer faktury w systemie KSeF. Przez jakiś czas będziemy jednak równocześnie używać: faktur z KSeF, papierowych, PDF-ów i będą one wystawiane w różnych trybach — mówi Piotr Juszczyk.
Również Łukasz Krasowski zauważa, że od lutego w obiegu będziemy posiadać cały asortyment faktur, od papierowych przez elektroniczne, aż po faktury z KSeF. — Będą się one od siebie różnić nie tylko zakresem danych, ale także zmieni się ich wygląd. Może to spowodować niemałe komplikacje w kwestii poprawnego dokumentowania transakcji, z którymi podatnicy będą musieli poradzić sobie we własnym zakresie — mówi Krasowski.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.