Biznesmeni niemalże 100 tys. razy kontaktowali się telefonicznie z KAS w kwestii KSeF i posłali 50 tys. wiadomości e-mail. – Trzy kwestie pojawiają się regularnie — zaznaczył Naczelnik KAS. Prezentujemy odpowiedzi na te trzy zagadnienia.
Obowiązkowo, od 1 kwietnia, faktury w KSeF powinny wystawiać niewielkie i średnie przedsiębiorstwa, a także osoby prowadzące własną działalność gospodarczą (oprócz przypadków, gdzie obrót nie przekracza 10 tys. zł).
Te grupy to zazwyczaj klienci firm księgowych. Jednakże, przedsiębiorcy napotykają trudności z kwestią, jak upoważnić firmę do zarządzania fakturami wystawianymi i otrzymywanymi w systemie centralnym. — To zasadniczy problem, w związku z którym przedsiębiorcy telefonują na linię informacyjną Krajowej Administracji Skarbowej w temacie KSeF — oznajmia Marcin Łoboda, kierujący KAS.
Dodaje, że dodatkowo najczęściej występują jeszcze dwie inne kwestie: czy osoba prowadząca JDG musi składać ZAW-FA, a także czy, w sytuacji, gdy osoba dysponuje upoważnieniem do paru podmiotów (spółek), musi ubiegać się o przyznanie kilku zaświadczeń, dla każdego podmiotu indywidualnie.
Odpowiadamy na wszystkie trzy problemy, które zgłaszają przedsiębiorcy. Wyjaśniamy, krok po kroku, jak delegować firmę księgową do KSeF. Dostępne są trzy rozwiązania, a proces ten jest dość zawiły.
Czytaj również: KSeF stwarza komplikacje firmom oraz księgowym. Możliwe jest wysłanie wadliwego dokumentu bez ostrzeżeń
Jakie atrybuty dostępu do KSeF można przydzielić dla firmy księgowej
W KSeF możliwe jest nadanie pracownikom, współpracownikom lub firmie księgowej kilku rodzajów uprawnień:
- do przydzielania, modyfikacji i odbierania atrybutów dostępu innym osobom,
- do generowania faktur w KSeF,
- do wglądu w faktury w KSeF,
- do fakturowania własnego.
Zatem, należy zdecydować, komu i jakie atrybuty chcemy przypisać.
Z perspektywy nadawania uprawnień firmom księgowym, istotne są dwie opcje: do generowania faktur oraz do wglądu w faktury.
Dostęp do KSeF umożliwia przeglądanie zbioru faktur danego płatnika podatku (sprzedażowych oraz nabywczych) oraz pobieranie ich zobrazowań z KSeF.
Jeśli przedsiębiorca korzysta z usług firmy księgowej, to dostępne są cztery możliwości przyznania uprawnień do KSeF, w zależności od schematu kooperacji z biurem. Do wyboru istnieją cztery schematy:
- Kompletna obsługa przez księgową: przedsiębiorca przyznaje firmie uprawnienia do generowania i pobierania faktur. Księgowa zarządza całością dokumentacji w KSeF (określona osoba fizyczna).
- Kompletna obsługa przez firmę księgową: przedsiębiorca przyznaje uprawnienia właścicielowi firmy księgowej, czyli danemu podmiotowi.
- Obsługa mieszana: przedsiębiorca we własnym zakresie generuje faktury sprzedaży w KSeF (przy użyciu własnego programu lub aplikacji MF), natomiast firma/księgowa ma możliwość wglądu (pobierania) faktur zakupu i sprzedaży w celu ich księgowania.
- Przekazywanie dokumentów: przedsiębiorca we własnym zakresie zajmuje się KSeF, a księgowej przesyła dokumenty, np. wizualizacje e-faktur. Taka wizualizacja posiada kod QR, który umożliwia jej odnalezienie w KSeF. W takim przypadku przedsiębiorca nie nadaje więc uprawnień księgowej (firmie księgowej) do KSeF. Biuro rozlicza podatki na bazie wizualizacji faktur, które dostarcza mu przedsiębiorca.
W jaki sposób przydzielić atrybuty dostępu do KSeF księgowej, a jak firmie księgowej
Po pierwsze, podatnik musi samodzielnie zalogować się do KSeF, np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (lub w swoim oprogramowaniu finansowo-księgowym zintegrowanym z KSeF, które pozwala na nadawanie atrybutów dostępu). Wyjaśnienie sposobu logowania znajduje się TUTAJ.
Spółki mogą z kolei przydzielić uprawnienia za pośrednictwem formularza ZAW-FA lub później administrator bezpośrednio w KSeF. Dalej koncentrujemy się na osobach fizycznych, przedsiębiorcach.
Zanim przejdziemy do instrukcji, jak technicznie to wykonać krok po kroku, warto wiedzieć, że możesz przydzielić uprawnienia:
— bezpośrednio twojej księgowej (wskazując imię i nazwisko) i wyłącznie ona będzie mogła wykonywać czynności związane z twoimi fakturami w KSeF lub
— firmie księgowej (czyli innemu podmiotowi gospodarczemu) i wówczas właściciel firmy decyduje, który z pracowników biura zajmuje się twoimi fakturami.
Zakres uprawnienia powinieneś przedyskutować z twoją księgową lub biurem rachunkowym. Powinna to też określać umowa zawarta z biurem. Wcześniej należy przemyśleć, czym chcemy się podzielić, a co chcemy mieć pod kontrolą. Należy odpowiedzieć na przykład na pytanie, czy zewnętrzna księgowa powinna mieć możliwość generowania faktur.
Teraz przejdźmy do kwestii technicznych. Po zalogowaniu się do KSeF (Aplikacja Podatnika KSeF) możesz nadać uprawnienia — wybierz “Nadaj uprawnienia”.
Po rozwinięciu listy, należy wybrać zakres uprawnienia. To najtrudniejszy aspekt.
W przypadku, gdy chcesz udzielić uprawnienia konkretnej osobie fizycznej, na przykład twojej księgowej prowadzącej biuro rachunkowe, którą znasz osobiście, po rozwinięciu spisu uprawnień wybierz “Osobie fizycznej do pracy w KSeF”. Następnie podaj jej NIP lub PESEL, imię i nazwisko oraz określ zakres uprawnień (na przykład do generowania i przeglądania faktur, lub tylko do przeglądania), a następnie zatwierdź “Nadaj uprawnienie”.
Natomiast, jeżeli zamierzasz udzielić uprawnienia do KSeF firmie księgowej (czyli podmiotowi, a nie osobie fizycznej) to w rubryce “rodzaje uprawnień” rozwiń listę i wybierz “Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”. Kolejno:
— podaj NIP firmy księgowej oraz jej nazwę,
— wybierz zakres przyznawanych uprawnień oraz
— zdecyduj, czy to uprawnienie przyznajesz “z możliwością dalszego przekazywania uprawnienia”. Chodzi o to, czy firma księgowa ma samodzielnie wyznaczyć, który pracownik zajmie się twoimi fakturami (jeśli chcesz, żeby to firma decydowała, to zaznacz “z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”) czy nie.
Na koniec zatwierdź “Nadaj uprawnienia”.
Czy osoba prowadząca działalność musi złożyć ZAW-FA?
Formularz ZAW-FA dotyczy wyłącznie spółek. Osoba prowadząca JDG nie ma możliwości jego złożenia, co zostało potwierdzone przez Ministerstwo Finansów na platformie X.
twitter.com
Spółki muszą bowiem wskazać osobę do KSeF, czyli osobę zarządzającą KSeF. Do tego służy formularz ZAW-FA. Szczegółowe instrukcje wypełniania znajdują się tutaj: Masz spółkę, fundację? Bez tego wniosku nie uzyskasz dostępu do KSeF
Czy, w przypadku posiadania uprawnienia od paru podmiotów, konieczne jest posiadanie kilku certyfikatów?
Jak wspomina Marcin Łoboda, kierujący KAS, trzecim najczęściej zadawanym pytaniem na infolinii KSeF jest to, czy w sytuacji posiadania uprawnienia od kilku podmiotów, wymagane jest posiadanie kilku certyfikatów. Marcin Łoboda zaznaczył, że nie ma potrzeby posiadania kilku certyfikatów w takiej sytuacji. Wystarczy jeden.
Zatem, jeżeli dana osoba (na przykład księgowa) posiada uprawnienia przydzielone przez kilka podmiotów, nie musi ona posiadać oddzielnego certyfikatu dla każdego z nich — może posługiwać się tym samym certyfikatem i działać w KSeF w zakresie uprawnień przypisanych do konkretnego kontekstu (na przykład pobierania faktur klientów).
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.