Wcześniej pracownik, udający się w podróż służbową, pobierał fakturę na przedsiębiorstwo, po powrocie oddawał ją do działu księgowego i na tym cała procedura się kończyła. Po wprowadzeniu obowiązku KSeF sytuacja uległa komplikacji. Zarówno firmy, jak i ich pracownicy, podróżujący w delegacje, napotykają trudności.
Kwestia delegacji i fakturowania wzbudza gorące dyskusje na forach Facebooka i innych platformach społecznościowych. Użytkownicy komunikują, że to problem wymagający natychmiastowego rozwiązania, a nie odkładania “na później”.
— Ewidencjonowanie wydatków pracowniczych to jedno z istotniejszych wyzwań związanych z KSeF — potwierdza Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Mowa o przypadku, w którym pracownik wyjeżdża w delegację, korzysta z zakwaterowania w hotelu (lub innych usług, np. restauracji), a hotel generuje fakturę w KSeF. Przedsiębiorstwo, delegujące pracownika, musi w konsekwencji ustalić: czy faktura, którą otrzymało w KSeF, w ogóle wymaga uregulowania (czy na pewno dotyczy naszej firmy?) oraz którego pracownika ta faktura dotyczy.
W związku z tym firmy narzucają dodatkowe obowiązki związane z fakturami na swoich pracowników, którzy udają się w podróże służbowe. A jeśli pracownik nie postępuje zgodnie z wytycznymi firmy, problem dotyka zarówno jego, jak i przedsiębiorstwo. — Po powrocie pracownika z delegacji, dział księgowości musi przeprowadzić “śledztwo”, co generuje dodatkową pracę — wyjaśnia ekspertka.
W praktyce firmy stosują różnorodne metody postępowania w odniesieniu do wydatków pracowniczych.
Czytaj też: KSeF dla małych firm odroczony. Wątpliwości budzi sposób liczenia progu
Na czym zasadza się problem z delegacjami pracowniczymi
KSeF zmienił dotychczasowy tok postępowania w zakresie procesowania delegacji.
W przeszłości (przed obowiązkowym KSeF) każdy koszt był przypisany do konkretnego pracownika. Jak relacjonują firmy na forach: pracownik ponosił wydatek, wracał z delegacji, dostarczał fakturę, opisywał ją i przekazywał do rozliczenia. Faktura trafiała do działu księgowości do rozliczenia już po akceptacji.
W KSeF ten układ ulega odwróceniu — najpierw do firmy wpływa faktura w KSeF, a dopiero potem konieczne jest “dopasowanie” do niej pracownika, zatwierdzenie lub odrzucenie kosztu i jego rozliczenie.
Faktura do KSeF wpływa bowiem samoczynnie (niezwłocznie po jej wysłaniu do systemu przez sprzedawcę, np. hotel), a pracownik może zgłosić poniesiony koszt dopiero po kilku dniach.
Firmy stawiają pytania: czy to “nasz” wydatek, a jeśli tak, to czyj, którego działu, którego pracownika.
To nie jest kłopot działu księgowości, lecz całej firmy. Z tego względu przedsiębiorcy wdrażają różne rozwiązania, aby uporać się z tym problemem.
Naturalnie, mówimy o sytuacji, w której np. hotel wystawia fakturę pracownikowi w KSeF.
Jaką fakturę może jeszcze otrzymać pracownik w delegacji?
Jak przypomina Janina Fornalik, w okresie przejściowym do końca 2026 r. firmy mają możliwość generowania poza KSeF faktur z kas fiskalnych oraz paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł, które pełnią funkcję faktury uproszczonej. — Takie dokumenty pracownik może otrzymać w 2026 r. “do ręki” i rozliczyć je w dotychczasowy sposób — zaznacza Fornalik.
Jeśli jednak sprzedawca nie skorzysta z tych przejściowych rozwiązań, wystawi fakturę w KSeF (od lutego lub od kwietnia 2026 r. — w zależności od osiąganych obrotów).
Faktury za delegacje i koszty pracownicze. Jak sobie z tym poradzić?
— Faktura wygenerowana przez sprzedawcę (np. hotel, restaurację) w KSeF wpłynie do systemu KSeF pracodawcy i trafi do jednego “worka” wraz z pozostałymi fakturami kosztowymi. Stąd w dużych przedsiębiorstwach zaistniała konieczność wprowadzenia wewnętrznych regulacji — wyjaśnia Janina Fornalik.
Ekspertka podkreśla, że większość przedsiębiorstw zobowiązuje swoich pracowników do umieszczania na fakturach za wydatki poniesione w delegacji (w restauracji, hotelu, na stacji benzynowej) dodatkowych informacji, które ułatwią przypisanie faktury pobranej z KSeF do rozliczenia konkretnego pracownika. — Może to być imię i nazwisko pracownika, numer identyfikujący pracownika (jeśli taki funkcjonuje w firmie) lub inne dane, takie jak MPK (miejsce powstawania kosztów dla potrzeb księgowych), czy nazwa projektu, którego dotyczy delegacja — tłumaczy Janina Fornalik. Niektóre firmy proszą również pracowników o umieszczanie na fakturach kosztowych dodatkowych oznaczeń, np. dotyczących formy płatności (np. — KP — karta płatnicza).
A jeśli takie dodatkowe dane nie zostaną umieszczone na fakturze, to jak stwierdza ekspertka, osoby zajmujące się rozliczaniem wydatków będą zmuszone przeprowadzić “dochodzenie” w strukturach firmy, aby ustalić, kto dokonał danego wydatku. — Będzie to stanowić poważny problem w dużych przedsiębiorstwach, gdzie takich faktur są setki, a nawet tysiące miesięcznie — mówi Janina Fornalik.
Nie tylko imię i nazwisko na fakturze. Czego jeszcze wymagają firmy
— W ramach takiej procedury niektóre firmy dodatkowo wymagają, aby pracownik zażądał wpisania dodatkowych danych w określonym polu faktury ustrukturyzowanej (np. w polu Podmiot3, gdzie przewidziana jest specjalna rola “pracownik” lub informacje dodatkowe). Umożliwiłoby to automatyzację procesu rozliczania takich faktur po stronie pracodawcy — wyjaśnia Janina Fornalik.
Problem polega na tym, że sprzedawca nie jest zobowiązany do spełnienia prośby kupującego, czyli pracownika, który podaje dane do faktury.
W jaki jeszcze sposób firma może ułatwić sobie identyfikację faktur za delegacje
Część firm znalazła alternatywne rozwiązanie.
Jedna z firm (jak wynika z wpisu na grupie dotyczącej KSeF na FB) utworzyła subkonta dla każdego działu i przypisała kartę płatniczą do danego subkonta. Pracownicy, którzy będą dokonywać płatności gotówką, otrzymają zwrot na konto.
W ten sposób firma, na podstawie numeru konta, będzie mogła ustalić, do którego działu przypisać dany wydatek.
Problem? Za subkonta naliczane są prowizje.
Nie zawsze faktura trafia do KSeF. Co ma zrobić pracownik?
Sprzedawca (np. hotel lub restauracja) nie musi jednak od razu wystawiać faktury w KSeF. Na jej wygenerowanie ma czas do 15. dnia kolejnego miesiąca. W związku z tym niektóre firmy i pracownicy mogą domagać się jakiegoś dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji.
— W takiej sytuacji w opracowanym przez MF Podręczniku KSeF 2.0 został zaproponowany dokument określany mianem “potwierdzenia transakcji”. Jednakże podręcznik ten nie stanowi źródła prawa i w tym obszarze praktyka sprzedawców będzie zróżnicowana — mówi Janina Fornalik. Potwierdzenie to nie jest zatem ani obligatoryjne, ani nie wynika z przepisów. Sprzedawcy mogą je wydawać, ale wyłącznie dobrowolnie.
Jak podkreśla Janina Fornalik, sprzedawca (np. hotel) może również wydać pracownikowi firmy (korzystającemu z usług hotelowych) wizualizację faktury, czyli wydruk faktury z kodem QR i numerem KSeF. Jest to jednak możliwe pod warunkiem, że sprzedawca wystawi fakturę w KSeF w chwili, gdy nabywca (pracownik) poprosi o fakturę.
Dodajmy, że część firm informuje swoich pracowników, aby nie przyjmowali ani “potwierdzenia transakcji”, ani wizualizacji. Uzasadniają to tym, że jeśli faktura została wystawiona w KSeF, a pracownik dostarczy wizualizację faktury np. za nocleg w hotelu, to generuje to dodatkową pracę, aby zapobiec podwójnemu księgowaniu lub opłaceniu danego wydatku.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.