Firma zakupiła produkt w lutym, faktura dotarła do KSeF 2 marca, jednak zweryfikowała to dopiero 15 marca (wtedy dokonała logowania do KSeF). W jakim momencie firma otrzymała fakturę i kiedy może dokonać odliczenia VAT z niej wynikającego? Sporo firm boryka się z tym dylematem. Objaśniamy, kiedy następuje przyjęcie faktury oraz kwestię odliczenia podatku.
KSeF od 1 lutego bieżącego roku obejmuje wszystkich adresatów faktur, nabywających produkty i usługi, zwłaszcza od największych podmiotów. Nawet jeśli nabywca uzyska wizualizację faktury znajdującej się w KSeF, to i tak podstawą odliczenia jest faktura w KSeF, a nie jej wersja graficzna. Istotna jest także data wpływu faktury, ponieważ od niej zależy termin odliczenia VAT. Wyjaśniamy dodatkowo, czy firmy mogą aktualnie prędzej odliczyć VAT, odwołując się bezpośrednio do orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości UE z 11 lutego 2026 r., które prezentowaliśmy w Business Insiderze.
Czytaj też: Nieruchomość po rozwodzie dla byłej żony. Jak to widzi fiskus?
W jakim momencie odbiorca otrzymuje fakturę? Jaka data ma decydujące znaczenie
— Zgodnie z regulacjami prawnymi fakturę uważa się za otrzymaną (doręczoną) w dniu, w którym została udostępniona w KSeF, a nie w chwili jej rzeczywistego pobrania lub zapoznania się z nią przez odbiorcę. Zatem wiążącym terminem jest moment zatwierdzenia faktury przez system KSeF — wyjaśnia Robert Łuszczyna, senior menadżer w zespole Doradztwa Podatkowego EY Polska.
W konsekwencji, w sytuacji, gdy faktura dotarła do KSeF 2 marca, a podatnik zalogował się do KSeF dopiero 15 marca, to oznacza, że otrzymał ją już 2 marca. Od tego dnia rozpoczynają się terminy płatności. Jeśli nabywca (zgodnie z umową ze sprzedawcą) miał 7 dni na uregulowanie faktury, to znaczy, że termin upływa 9 marca.
Kiedy można odliczyć VAT z faktury w KSeF?
Na wstępie zastrzeżenie — na początku prezentujemy zasadę wynikającą z aktualnie obowiązującej ustawy o VAT. Niemniej jednak Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej uznał ją za niezgodną z dyrektywą. Wyjaśniamy krok po kroku.
— KSeF nie zmienia ogólnej reguły, że VAT od faktur zakupowych można odliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w ciągu trzech następnych miesięcy (łącznie cztery okresy rozliczeniowe) dla rozliczeń miesięcznych, albo w dwóch następnych kwartałach dla rozliczeń kwartalnych. Zatem data wpływu faktury do KSeF (nadanie numeru KSeF) jest zasadnicza dla ustalenia początku prawa do odliczania VAT z faktury — mówi Robert Łuszczyna.
Odliczenie VAT jest możliwe już w rozliczeniu za okres, w którym faktura otrzymała numer w KSeF. — Pod warunkiem że u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy (występuje generalnie w chwili dokonania dostawy produktu lub wykonania usługi) — wyjaśnia Robert Łuszczyna.
Powyższe zasady wynikają z ustawy o VAT. W praktyce oznacza to, że jeśli dostawa produktu miała miejsce w lutym bieżącego roku (u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy), a sprzedawca wystawiłby fakturę w KSeF 2 marca, to nabywca może odliczyć VAT dopiero w rozliczeniu za marzec (miesiąc otrzymania faktury). Pomimo że te zasady obowiązują od dawna, to wciąż zaskakują one niektórych podatników, w tym czytelników Business Insidera.
Jeden z naszych czytelników w wiadomości e-mail do redakcji zwrócił się z prośbą o pomoc i zwrócenie uwagi na problem. — “Prowadzę sprzedaż na Allegro. Za styczeń dostaliśmy fakturę wystawioną dopiero 2 lutego 2026 r. Księgowy poinformował mnie, że z uwagi na datę wystawienia dokumentu nie możemy odliczyć VAT ani uwzględnić kosztu w styczniu — będzie to możliwe dopiero w lutym. W rzeczywistości oznacza to, że każdy miesiąc rozliczeniowy jest przesunięty o jeden miesiąc” — napisał czytelnik. Ubolewa, że oznacza to dla niego brak możliwości rozliczenia znaczącej faktury kosztowej o wartości ponad 21 tys. zł.
Decydujące znaczenie ma tu wspomniane orzeczenie Trybunału Sprawiedliwości UE z 11 lutego 2026 r. (sygn. T-689/24).
Czy można odliczyć VAT wcześniej, niż wynika to z ustawy?
Jak informowaliśmy, z orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości UE wynika, że jeśli sprzedawca przykładowo sprzedał produkt w lutym, a fakturę wystawił 2 marca, to nabywca wszedł w jej posiadanie 2 marca. Nabywca może zatem odliczyć VAT wykazany na tej fakturze w rozliczeniu za luty (w deklaracji składanej do 25 marca), ponieważ fakturę otrzymał przed złożeniem deklaracji za luty. Innymi słowy, z orzeczenia wynika, że nie zawsze trzeba przesuwać moment odliczenia VAT o miesiąc.
Powstaje pytanie, czy firmy mogą powoływać się bezpośrednio na to orzeczenie i wcześniej odliczać VAT, jeśli dysponują fakturą przed przesłaniem JPK_VAT za dany miesiąc?
— Zgodnie z zasadą pierwszeństwa, przepisy unijne mają przewagę nad prawem krajowym, tym samym firmy mogą powoływać się na to orzeczenie bezpośrednio. Oznacza to, że firmy nie muszą czekać — Orzeczenie Trybunału Sprawiedliwości UE z 11 lutego 2026 r. będzie miało zastosowanie od daty jego ogłoszenia, co oznacza, że jego skutki możemy uwzględnić od najbliższej deklaracji za luty — odpowiada Robert Łuszczyna. Co ważne, Trybunał Sprawiedliwości UE wskazał wprost, że “opóźnianie” nie znajduje uzasadnienia w Dyrektywie VAT. — Oznacza to, że prawo do odliczenia powstaje w chwili dostawy produktu lub wykonania usługi, a faktura jest jedynie formalnym dokumentem potwierdzającym to prawo — nie jego warunkiem. Jeśli zatem przykładowo luty 2026 jest miesiącem transakcji, a faktura pojawi się u nabywcy dopiero w marcu (ale jeszcze przed terminem na złożenie deklaracji za luty, czyli do 25 marca), firma ma pełne prawo odliczyć VAT już w swoim rozliczeniu za luty — mówi Robert Łuszczyna.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.