Już 1 lutego Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie obligatoryjnie. Dla sporej liczby podmiotów — jak np. spółki, jednostki samorządu terytorialnego, fundacje czy związki — wdrożenie KSeF nie jest jednakże tak łatwe, jak dla osób prywatnych. Te podmioty swą styczność z KSeF muszą zainicjować od przesłania we właściwym urzędzie skarbowym zgłoszenia ZAW-FA. Co to takiego i w jaki sposób je złożyć? Objaśniamy.
Przykładowo, jeśli Jan Kowalski, który niedawno utworzył spółkę komandytową, chce posiadać dostęp do KSeF, musi wskazać na formularzu ZAW-FA pierwszą osobę upoważnioną przez spółkę do zarządzania jej kontem w systemie.
ZAW-FA zatem to powiadomienie o przyznaniu lub cofnięciu uprawnień do użytkowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przekazuje się je we właściwym urzędzie skarbowym.
Najczęściej formularz jest wykorzystywany na początku używania KSeF — do nadania pierwszych uprawnień. Można go jednakże wykorzystać również później, np. do odebrania uprawnień osobie, która zakończyła pracę w firmie lub utraciła zaufanie podmiotu.
Zobacz też: Logowanie do KSeF. Wyjaśniamy krok po kroku
KSeF w praktyce. Kto powinien złożyć dokument ZAW-FA i dlaczego
Dokument ZAW-FA składa się w sytuacji, gdy:
- podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka, fundacja, JST) zamierza wyznaczyć pierwszą osobę uprawnioną do KSeF,
- podmiot nie dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- podpis kwalifikowany osoby nie zawiera numeru NIP albo PESEL (np. u obcokrajowowców).
W rzeczywistości ZAW-FA składają przeważnie spółki, fundacje oraz jednostki samorządu terytorialnego, które muszą desygnować pierwszego użytkownika KSeF.
➡️ W skrócie ZAW-FA jest konieczny wtedy, gdy podmiot nie jest w stanie samodzielnie przydzielić pierwszych uprawnień w KSeF
Po akceptacji zgłoszenia urząd skarbowy przekazuje wiadomość o przyznaniu uprawnień na wskazany adres e-mail. W zależności od urzędu, od przesłania zgłoszenia do przydzielenia uprawnień może upłynąć od kilku godzin do kilku dni.
Od tego momentu wyznaczona osoba może zalogować się do KSeF, przyznawać uprawnienia kolejnym użytkownikom i podmiotom oraz generować certyfikaty.
Osoba wskazana w ZAW-FA będzie więc mogła przyznać dostęp do KSeF następnym osobom czy podmiotom, np. księgowemu, pracownikowi, członkowi zarządu lub biuru rachunkowemu, a także wytworzyć certyfikaty.
Zobacz też: Chcesz wejść do KSeF i przyznać uprawnienia? Pojawia się problem
Dostęp do KSeF. W jaki sposób wypełnić druk ZAW-FA?
Dokument ZAW-FA można ściągnąć w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl — formularz otwiera się w nowej karcie.
W formularzu należy wpisać podstawowe dane podmiotu (NIP, nazwę, siedzibę) i wskazać pierwszą osobę uprawnioną. Innymi słowy, jest to osoba, która będzie administratorem KSeF danej spółki, np. firma X wskazuje pana Jana Kowalskiego.
To wybrana przez firmę osoba fizyczna, której zostaną przyznane uprawnienia do zalogowania się do KSeF. Może to być np. jeden z członków zarządu albo księgowy/księgowa. W powiadomieniu należy wpisać jej numer PESEL (pole nr 23).
Jeżeli wskazana osoba, to nierezydent, czyli w rozumieniu regulacji podatkowych nie posiada miejsca zamieszkania na terytorium Polski, wpisuje się rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.
ZAW-FA obejmuje także dwa obowiązkowe pola, które są bardzo ważne. Wpisuje się w nich:
- adres e-mail podatnika lub podmiotu, który przydziela uprawnienia (pole nr 19),
- adres e-mail osoby fizycznej uprawnionej, której są przydzielane uprawnienia (pole nr 38).
Właśnie na te adresy zostanie przesłane zawiadomienie o przyznaniu uprawnień.
Na drugiej stronie formularza podpis składa osoba lub osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym. Jeżeli reprezentacja jest wieloosobowa, należy wyznaczyć wszystkie osoby.
Jak przekazać dokument ZAW-FA?
Dokument ZAW-FA można doręczyć tradycyjnie, w urzędzie skarbowym. Wydrukowane i wypełnione zgłoszenie składa się osobiście we właściwym dla podmiotu urzędzie skarbowym albo wysyła listownie.
Zgłoszenie można także przesłać drogą elektroniczną przez e-Urząd Skarbowy lub poprzez e-Doręczenia. Wypełniony dokument i opatrzony podpisem elektronicznym dołącza się do pisma ogólnego jako załącznik.
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.