Przedsiębiorcy zdążyli się przyzwyczaić, że po otrzymaniu rachunku za usługi, jak np. połączenia telefoniczne lub dostęp do sieci, mogą bez zwłoki dokonać płatności. Wystarczyło wcisnąć przycisk przekierowujący do płatności, który docierał drogą mailową, bądź zrealizować płatność bezpośrednio z aplikacji danej firmy. Część przedsiębiorców komunikuje, iż po wprowadzeniu KSeF, takie możliwości już nie istnieją. Zbadaliśmy to.
Uregulowanie rachunku, który znajduje się w KSeF, zależy m.in. od tego, jakiego narzędzia używamy. Jeżeli wykorzystujesz bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, to rzeczywiście rachunki np. za energię elektryczną, gaz czy usługi telekomunikacyjne nie zostaną zapłacone od razu. Wymagany jest np. transfer środków z konta bankowego.
— KSeF to rządowy rejestr e-faktur i jego rola nie sprowadza się do realizacji płatności. W dużym uproszczeniu KSeF można porównać do urzędu skarbowego, gdzie w konkretnym miejscu (API KSeF) składa się wniosek o wygenerowanie faktury (plik XML zgodny ze schematem FA(3)), a po jakimś czasie otrzymuje się potwierdzenie jego realizacji (przypisanie numeru KSeF, a następnie urzędowe poświadczenie odbioru, czyli UPO), a nabywca i np. biuro księgowe mogą pobrać zarejestrowane dokumenty — oznajmia Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos. Co nie oznacza, że KSeF nie może zostać w przyszłości rozbudowany o funkcję obsługi płatności, chociaż — jak mówi ekspert — Ministerstwo Finansów dystansuje się od takich koncepcji.
W rzeczywistości istnieje jednak także inna opcja uiszczania opłat za faktury w KSeF. Wyjaśniamy, jak to wygląda w firmach telekomunikacyjnych: Orange, Play oraz Plus, u dostawców mediów, a także w sytuacji, gdy używasz programów komercyjnych zespolonych z KSeF.
Czytaj też: Chcesz powiadomienie SMS o fakturze w KSeF? To jedyna droga
Czy istnieje możliwość zapłaty za usługi telekomunikacyjne za pośrednictwem aplikacji lub z odnośnika?
W praktyce wielu operatorów, w tym firmy telekomunikacyjne i dostawcy mediów (energii elektrycznej, gazu), generują faktury w KSeF, a następnie wciąż przesyłają wizualizacje faktur na adres e-mail lub do aplikacji. Zasady dotyczące płatności nie uległy zmianie.
Jak informuje Wojciech Jabczyński, rzecznik prasowy Orange Polska, nic się w tej kwestii nie zmieniło. — Będziemy rozsyłać wizualizacje faktur wystawionych w KSeF klientom — przedsiębiorcom na adres e-mail lub w portalu/aplikacji. Na tej podstawie klient ma możliwość uregulowania należności za usługi, tak samo, jak dotychczas — mówi Wojciech Jabczyński.
Dodaje, że dostępne dla konsumentów sposoby regulowania opłat za usługi Orange także nie uległy modyfikacji. — Są to: przelew bankowy (samodzielny, za pośrednictwem poczty lub innego podmiotu przyjmującego płatności), e-płatności (link lub fotokod widoczny na wizualizacji faktury, portal Mój Orange) polecenie zapłaty i zlecenie stałe — wymienia Wojciech Jabczyński.
Analogicznie sytuacja prezentuje się w Play oraz Plusie.
— Klienci biznesowi w dalszym ciągu będą otrzymywać obraz faktury w formacie PDF. Niniejszy dokument nie będzie stanowił faktury w świetle przepisów prawa, a jedynie jej wizualizację. Będzie on udostępniany pod nazwą “Wizualizacja Faktury Nr…” i jego celem jest zapewnienie komfortu oraz przejrzystości dla odbiorców — odpowiedziało nam biuro prasowe Play. Oznacza to również, że faktury będzie można uregulować tak, jak miało to miejsce do tej pory (przed wprowadzeniem KSeF).
— Od 1 lutego 2026 r. wystawiamy faktury dla firm w KSeF, lecz jednocześnie dokumenty zawierające kod QR potwierdzający rejestrację w KSeF są w dalszym ciągu równolegle wysyłane do klientów — poinformowało nas biuro prasowe Plusa (Polkomtel). Również u tego operatora przedsiębiorcy otrzymują więc wizualizacje faktur (z kodem QR) i mogą je opłacić np. w aplikacji.
Podobnie przebiegają płatności za media. Aktualnie wciąż istnieje możliwość regulowania za nie należności, np. poprzez zalogowanie się do aplikacji (np. za gaz w PGNiG, które niedawno zmieniło nazwę na myOrlen). Wystarczy kliknąć “Opłać fakturę”.
Czy rachunki można opłacić z programów komercyjnych współpracujących z KSeF?
Przedsiębiorcy otrzymują faktury także w programach komercyjnych, które są połączone z KSeF (za pośrednictwem API KSeF). Czy programy od dostawców komercyjnych przewidują funkcję “Opłać fakturę”?
— Jeżeli program komercyjny przed wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF umożliwiał uregulowanie faktury, to po implementacji KSeF najprawdopodobniej nadal oferuje taką funkcjonalność — stwierdza Michał Sosnowski.
Ekspert wyjaśnia, że KSeF nie narzuca zmiany sposobu postępowania związanego z płatnościami, natomiast wdrożenie ujednoliconego formatu dokumentu (faktura ustrukturyzowana, czyli ta w KSeF ma postać pliku XML) sprzyja automatyzacji obiegu faktur.
— Z kolei otrzymywanie danych szczegółowych i pozycji faktur w postaci ustrukturyzowanej, czyli łatwo przyswajalnej dla systemów, umożliwia precyzyjniejszą weryfikację i zatwierdzenie zgodności z zamówieniem, dostawą itd. Na końcu tego ciągu zdarzeń znajduje się płatność, potencjalnie automatyczna — konstatuje Michał Sosnowski.
Co ulegnie zmianie od 1 stycznia 2027 r. w obszarze płatności
Od 1 stycznia 2027 r. pojawi się obowiązek umieszczania w tytule przelewu wychodzącego numeru faktury przyznanego przez KSeF (lub zbiorczego identyfikatora płatności, gdy jednym przelewem opłacanych jest kilka faktur). W ten sposób płatności będą powiązane z wystawieniem faktury w KSeF.
— Umieszczenie numeru faktury KSeF w tytule przelewu będzie zmianą stosunkowo niewielką — to zamiana jednego identyfikatora na inny. Znaczącą modyfikacją w systemach będzie zbiorczy identyfikator płatności — zauważa Michał Sosnowski.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.