W Krajowym Systemie e-Faktur istotne jest poprawne określenie terminu na fakturze. Istotne są trzy odmienne momenty: termin widniejący na fakturze (pole P_1), moment jej przekazania do KSeF oraz moment przyznania numeru KSeF.
W tradycyjnych fakturach oraz elektronicznych (PDF) istniał jeden termin wystawienia faktury — ten, który figurował na dokumencie. W KSeF sytuacja wygląda inaczej. Termin z faktury (czyli podany w polu P_1) może się różnić od daty jej przesłania do KSeF i przydzielenia numeru KSeF przez system. To generuje komplikacje, a podatnicy popełniają pomyłki. Odpowiedni termin wpływa bowiem na to, kiedy sprzedawca sporządził fakturę, kiedy nabywca ją otrzymał oraz za jaki czas można odliczyć podatek VAT.
— Na granicy miesięcy rozbieżności pomiędzy tymi terminami mogą prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach, zarówno po stronie sprzedającego, jak i kupującego — zaznacza Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt.
Czytaj też: Kupujesz paliwo na Orlenie. Ta zmiana od 1 kwietnia może cię zaskoczyć
Co stanowi termin wystawienia faktury w KSeF
Najwięcej wątpliwości powoduje, czy o terminie wystawienia decyduje pole P_1, czy data przesłania pliku XML do KSeF. — Odpowiedź brzmi: to zależy od tego, czy stosujemy tryb online czy offline — wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Podstawowy to tryb online. — Faktura jest uznawana za sporządzoną w trybie online jedynie wtedy, gdy data wprowadzona przez podatnika w polu P_1 jest tożsama z datą przesłania jej do KSeF. Wówczas datą sporządzenia jest data przesłania do KSeF — objaśnia Piotr Juszczyk.
Jeśli jednak data przesłania jest późniejsza niż data w polu P_1 (na przykład data P_1 to 26 marca, a przesłania do KSeF — 27 marca), to faktura nie jest już traktowana jako standardowa faktura online. — Ministerstwo Finansów wyraźnie zaznacza, że taka faktura jest postrzegana jako wystawiona w trybie offline24, a terminem jej sporządzenia pozostaje data wpisana przez podatnika w polu P_1 — informuje Piotr Juszczyk. Wyjaśnijmy, że wystawienie faktury w trybie offline24 oznacza, że podatnik musi ją przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
— Często powtarzana opinia, że “zawsze brana jest pod uwagę data wysłania do KSeF”, jest po prostu nadmiernym uproszczeniem. Jest ona istotna tylko wówczas, gdy data wysyłki i data z pola P_1 są identyczne — podkreśla Piotr Juszczyk.
Potwierdza to także instrukcja KSeF 2.0 przygotowana przez Ministerstwo Finansów. Można w niej znaleźć przykład, w którym podatnik wprowadził w polu P_1 datę 2 lutego 2026 r., a przesłał fakturę do KSeF dopiero 3 lutego 2026 r. W takim przypadku MF jednoznacznie wskazuje, że datą sporządzenia nie jest 3 lutego, lecz 2 lutego, ponieważ faktura jest uznawana za wystawioną w trybie offline24.
Jednocześnie MF podkreśla, że odwrotna sytuacja, czyli wpisanie w polu P_1 daty późniejszej niż dzień wysyłki, spowoduje odrzucenie pliku XML na bramce KSeF.
Piotr Juszczyk ilustruje to na przykładzie.
Przykład
Sprzedawca wystawił fakturę za zrealizowane usługi w marcu. W polu P_1 wpisał 31.03.2026 r., fakturę wysłał do KSeF 3 kwietnia 2026 r., a numer KSeF został przyznany 4 kwietnia 2026 r. W takim przypadku terminem wystawienia faktury będzie 31 marca 2026 r., a nie 3 kwietnia.
Ponieważ data przesłania do KSeF jest późniejsza niż data zaznaczona w polu P_1, faktura jest uznawana za wystawioną w trybie offline24, a datą wystawienia pozostaje data z pola P_1.
— W powyższym przykładzie faktura została za późno przesłana do KSeF, za co od 1 stycznia 2027 r. przewidziane są sankcje. Dlatego tak ważne jest właściwe określenie momentu wystawienia faktury w KSeF — zaznacza Piotr Juszczyk. Dodajmy, że skoro data wystawienia to 31 marca (z pola P_1), to podatnik miał obowiązek ją przesłać do KSeF najpóźniej 1 kwietnia (najpóźniej kolejnego dnia roboczego, czyli w tzw. trybie offline24).
Jaki jest termin odebrania faktury w KSeF
Odrębną kwestią jest moment otrzymania faktury przez kupującego.
— Jest to moment przydzielenia fakturze numeru KSeF. W powyższym przykładzie oznacza to, że kupujący otrzymał fakturę 4 kwietnia — wyjaśnia Juszczyk.
Inaczej będzie jednak w przypadku wystawienia faktury w czasie awarii KSeF. W takiej sytuacji sprzedawca udostępnia kupującemu fakturę poza KSeF, a momentem jej otrzymania przez kupującego jest faktycznie dzień jej otrzymania.
Za jaki okres można odliczyć VAT
— Kupujący może odliczyć VAT nie wcześniej niż w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedającego, i równocześnie nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymał fakturę. Tak wynika z ustawy o VAT — przypomina Piotr Juszczyk.
Jeśli zatem, powracając do powyższego przykładu, kupujący odebrał fakturę 4 kwietnia (wtedy został nadany numer KSeF), może on odliczyć VAT najwcześniej w rozliczeniu za kwiecień 2026 r. — Sam fakt, że w polu P_1 widnieje data 31 marca 2026 r., nie daje jeszcze uprawnienia do odliczenia VAT w marcu, skoro kupujący otrzymał fakturę dopiero w kwietniu — tłumaczy Piotr Juszczyk.
Ekspert przypomina także o orzeczeniu Sądu UE z 11 lutego 2026 r. (sprawa T-689/24). Informowaliśmy o nim w Business Insiderze. Z orzeczenia wynika, że prawo do odliczenia VAT nie powinno być uzależnione jedynie od momentu otrzymania faktury. Kupujący może więc skorzystać z prawa do odliczenia VAT w danym okresie rozliczeniowym, jeśli otrzyma fakturę przed złożeniem pliku JPK za ten okres. Innymi słowy, wracając do naszego przykładu, w świetle orzeczenia SUE, podatnik mógłby odliczyć VAT w rozliczeniu za marzec, a nie za kwiecień, ponieważ:
— usługa została zrealizowana w marcu i wtedy powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy,
— kupujący otrzymał fakturę 4 kwietnia, a więc przed terminem złożenia pliku JPK_VAT za marzec (25 kwietnia).
— Regulacje ustawy VAT muszą być szybko zmienione i dostosowane do orzeczenia SUE. Obecnie z pewnością będą pojawiały się spory dotyczące momentu odliczenia podatku VAT — uważa Piotr Juszczyk.
Część ekspertów twierdzi jednak, że podatnicy już mogą powoływać się bezpośrednio na orzeczenie SUE i odliczać VAT wcześniej (zgodnie z orzeczeniem, a nie ustawą o VAT).
Czytaj więcej: Nowe zasady odbioru faktur w KSeF. “Nie każdy zna kluczową datę”
Kiedy zaksięgować wydatek udokumentowany fakturą w KSeF w koszty
— Inaczej wygląda kwestia kosztów uzyskania przychodów. Tutaj trzeba być bardzo ostrożnym, ponieważ KSeF nie zmienia wprost zasad rozpoznawania kosztów w PIT i CIT — przestrzega Piotr Juszczyk.
Jak mówi, dla kosztów nadal kluczowe są reguły właściwe dla podatków dochodowych, a więc przede wszystkim charakter kosztu i zasady jego potrącalności. Tutaj również data wystawienia dokumentu wciąż ma istotne znaczenie, szczególnie przy uproszczonym ujmowaniu kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR).
— Jeśli więc w analizowanym przykładzie datą wystawienia faktury jest 31.03.2026 r., to właśnie ta data może być kluczowa dla ujęcia kosztu, a nie data wysyłki do KSeF czy data nadania numeru KSeF. Innymi słowy, w praktyce może dojść do sytuacji, w której koszt zostanie ujęty jeszcze w marcu, a VAT naliczony będzie podlegał odliczeniu (zgodnie z ustawą o VAT) dopiero w kwietniu — wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.