Blisko połowa właścicieli firm najbardziej martwi się niedziałaniem KSeF oraz atakiem hakerskim, to znaczy wyciekiem danych z KSeF. To mogłoby mieć poważne następstwa — konkurencja mogłaby bowiem pozyskać informacje o tym, kto z kim robi interesy i jakie ceny oferuje. Ministerstwo Finansów zapewnia o bezpieczeństwie. Przygotowuje również nowe narzędzie, które dodatkowo poinformuje o możliwej usterce.
O tym, jak zabezpieczone będą informacje w KSeF, jak chronione są serwery i jaki dostęp do danych z faktur będą mieli pracownicy urzędów, mówili dziś przedstawiciele Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej podczas spotkania z przedstawicielami mediów. Zadaliśmy pytania o najbardziej delikatne kwestie, które wywołują niepokój przedsiębiorców.
Przypomnijmy, że Krajowy System e-Faktur zacznie działać już 1 lutego. Obowiązkowo faktury będą wystawiać najwięksi podatnicy (łącznie jest to 4213 podmiotów), a wszyscy podatnicy VAT będą musieli je odbierać z KSeF. Jak powiedział Marcin Łoboda, Szef Krajowej Administracji Skarbowej, nic nie stoi na przeszkodzie, aby każdy podatnik VAT (również małe i średnie firmy) już od 1 lutego wystawiał faktury w KSeF.
Czytaj też: Wydatki pracownicze w KSeF. Tak to trzeba robić
Jakie niebezpieczeństwa wiążą się z KSeF w opinii przedsiębiorców
Fakturowa rewolucja, jak każda zmiana, wywołuje jednak pewne zaniepokojenie wśród właścicieli firm. Zbadał je inFakt (sondaż przeprowadzony pod koniec listopada 2025 r. wśród ponad 1000 przedsiębiorców – patrz ramka poniżej). Według firm największym ryzykiem związanym z KSeF jest niedziałanie systemu KSeF (48 proc. odpowiedzi), obawa przed atakiem hakerskim (40 proc.), zwiększona kontrola państwa nad ruchem gospodarczym (34 proc.) oraz brak zasilania, czyli blackout (32 proc.).
Jak KSeF jest przygotowany na te niebezpieczeństwa?
Skąd firmy mają wiedzieć o usterce KSeF?
Po uruchomieniu KSeF awaria może pojawić się zarówno po stronie przedsiębiorców (brak połączenia z internetem, brak prądu w domu lub firmie), jak i po stronie Krajowego Systemu e-Faktur. Na takie sytuacje przepisy przewidują tzw. tryby awaryjne.
Są trzy:
— tryb offline — na wypadek np. prac ulepszających KSeF,
— tryb awarii — całkowitej usterki KSeF oraz
— tryb offline24 — gdy to u przedsiębiorcy nie będzie zasilania lub dostępu do internetu.
Zasadniczo w takich przypadkach faktury trzeba będzie wystawić poza KSeF, a potem w odpowiednim czasie (np. w trybie offline24 — najpóźniej w następnym dniu roboczym) wprowadzić je do KSeF.
Ministerstwo Finansów będzie informowało o niedziałaniu lub modernizacji systemu w ogłoszeniach na swojej witrynie BIP lub w mediach (w przypadku tzw. całkowitej awarii).
Ponadto, jak zapewnił podczas spotkania z dziennikarzami Roman Łożyński, dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF), ministerstwo kończy prace nad usługą o nazwie “Latarnia”. Dzięki niej podatnicy będą dodatkowo informowani o trybie szczególnym, w jakim działa system. Oczywiście ta usługa będzie działała równocześnie z ogłoszeniami na stronie BIP MF.
Więcej na temat trybów awaryjnych czytaj: Co, jeśli w KSeF pojawi się awaria albo wyłączą prąd? Będą specjalne tryby działania
Jak zabezpieczone są serwery KSeF, na których będą gromadzone faktury?
Marcin Łoboda, Szef Krajowej Administracji Skarbowej, zapewniał też, że dane z faktur będą przechowywane tylko w KSeF i trzymane przez 10 lat. To uprości życie przedsiębiorcom i pozwoli zaoszczędzić środki (związane z przechowywaniem faktur). Żadna faktura też nie zaginie.
Marcin Łoboda rozwiewał też obawy dotyczące ochrony danych z faktur. Właśnie z uwagi na bezpieczeństwo nie chciał mówić, jakie zabezpieczenia stosuje resort. — Im mniej informacji na ten temat, tym bezpieczniejszy jest ten system — mówi Szef KAS. Zwrócił jednak uwagę, że miliony podatników, w tym przedsiębiorców, składa co roku PIT-y w formie elektronicznej. — Tam także znajdują się dane wrażliwe. Nigdy nie doszło do wycieku danych z PIT. To jest nasze potwierdzenie, że dane będą bezpieczne. Dodatkowo ataki rejestrujemy każdego dnia i są one bezskuteczne — podkreślił Marcin Łoboda. Ponadto Ministerstwo wykonywało testy ataków na systemy informatyczne, które przebiegły bez problemów.
Roman Łożyński wyjaśnił również, że faktury, które będą przesyłane do KSeF będą szyfrowane na starcie. — Co więcej, aby dostać się do e-faktury podatnik, musi się zweryfikować. System obsługujący dostaje zatem dane o adresie IP, z którego loguje się podatnik. Jeśli ktoś będzie chciał nieuczciwie wykorzystać certyfikat, token, dane uwierzytelniania lub będzie bazował na cudzych danych, to system to zauważy, a dodatkowo będzie wiadomo, skąd ta osoba podejmuje swoje działania. Następnie można je będzie zablokować, a odpowiednie organy odnaleźć — tłumaczył dyrektor Łożyński. Dodał, że w tej chwili, od 8 grudnia nieustannie są przeprowadzane próby przełamania systemu za pomocą ataków DDOS (polegają one na wysyłaniu ogromnej liczby zapytań, które mają zablokować serwery — przyp.red.). — Mamy 36 tys. zapytań na sekundę, a mimo to nie ma wycieku danych — wyjaśnił Roman Łożyński.
Czytaj też: Ciebie też będzie dotyczył KSeF. Nawet jeśli nie prowadzisz firmy
Czy pracownicy urzędów będą mieli dostęp do faktur przedsiębiorców
Zbigniew Stawicki, zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, po raz kolejny podkreślił, że do końca 2026 r. nie będzie żadnych sankcji związanych z błędami w KSeF. Wynika to również z przepisów (ustawy o VAT).
Dodał, że dane z faktur są objęte tajemnicą skarbową, a dostęp urzędników skarbowych i celno-skarbowych do tych danych jest opisany w przepisach.
— Dołożyliśmy starań, aby uniemożliwić nieuprawniony dostęp. Każdy pracownik będzie musiał przejść dwuetapowy proces dostępu. Zgodę na to będzie musiał wyrazić m.in. zwierzchnik pracownika. W KSeF istnieje szansa na poprawę jakości relacji państwo-przedsiębiorca. Państwo musi działać w tle. KSeF to spory krok naprzód, aby procedury kontrolne nie dotykały przedsiębiorców, którzy działają zgodnie z prawem. Państwo bierze na siebie część odpowiedzialności za ochronę przedsiębiorców — zapewniał Zbigniew Stawicki.
Apelował też, aby przedsiębiorcy nie czekali z przygotowaniami do KSeF na ostatni moment. — KseF to duży, przełomowy krok dla przedsiębiorców. To nie dotyczy tylko księgowości, a całej firmy. Przedsiębiorcy powinni przyjrzeć się obiegowi dokumentów w firmie — tłumaczył Zbigniew Stawicki.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.