Przedsiębiorstwa zadają coraz więcej konkretnych pytań dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF. Zarówno tych prostych, jak i bardziej złożonych. Według doradców podatkowych, najczęstsze zapytania dotyczą m.in. sposobu przekazywania uprawnień do korzystania z KSeF, rozliczania kosztów pracowniczych, pozyskiwania faktur związanych z podróżami służbowymi oraz zmian w JPK_VAT. Odpowiadamy na wszystkie te zagadnienia.
Do uruchomienia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur pozostało bardzo mało czasu. Termin startu to 1 lutego br. Dla wielu przedsiębiorstw to czas intensywnych przygotowań do wdrożenia KSeF. Poszukują wsparcia m.in. u doradców podatkowych. Dlatego zapytaliśmy ich, jakie pytania są zadawane najczęściej i jaka jest właściwa odpowiedź.
— Firmy pytają m.in., jak rozpocząć proces nadawania uprawnień do korzystania z KSeF, a także czy korzystniejsze jest wskazanie osoby w ZAW-FA, czy użycie pieczęci elektronicznej? — wyjaśnia Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP.
Czytaj też: Chcesz w 2026 r. fakturować w dotychczasowy sposób? Przygotuj się na konsekwencje
Wiele osób wciąż nie jest świadomych, że ZAW-FA to formularz służący do rejestracji początkowych uprawnień w KSeF. Za jego pośrednictwem należy wnioskować o przyznanie dostępu do KSeF dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi.
Jak dodaje Magdalena Jaworska, doradca podatkowy, radca prawny i partner w Quidea, podatnik, który zamierza dokonać zgłoszenia w ZAW-FA, powinien to zrobić jak najszybciej. — Aktualnie obserwuje się bowiem informacje o opóźnieniach w działaniach urzędów skarbowych rozpatrujących zgłoszenia ZAW-FA — mówi ekspertka.
Wskazać osobę w ZAW-FA czy skorzystać z podpisu elektronicznego?
Dopiero po złożeniu formularza ZAW-FA i jego akceptacji przez urząd skarbowy, możliwe jest elektroniczne nadawanie uprawnień innym osobom i podmiotom w KSeF.
Aby przedsiębiorstwo mogło wykorzystywać KSeF do wystawiania i odbierania faktur, a także do nadawania uprawnień (np. pracownikom lub biurom rachunkowym), musi najpierw dokonać autoryzacji w ramach tzw. uprawnień właścicielskich.
— W tym celu można wyznaczyć jedną osobę (tzw. administratora KSeF) w formularzu ZAW-FA, który należy złożyć w odpowiednim urzędzie skarbowym, albo skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego — wyjaśnia Janina Fornalik.
Zdaniem ekspertki, korzystniejszym (choć również niepozbawionym wad) rozwiązaniem jest pieczęć. Z kilku przyczyn.
— Po pierwsze, przetwarzanie formularza ZAW-FA może aktualnie trwać dłużej. W zależności od urzędu skarbowego może to zająć nawet kilkanaście dni. Używając pieczęci, można od razu dokonać uwierzytelnienia w systemie — podkreśla Janina Fornalik.
Po drugie, jak dodaje ekspertka, jeśli firma potrzebuje certyfikaty uwierzytelniające do połączenia swojego systemu IT (finansowo-księgowego, fakturowego, ERP itp.) z KSeF przez API, to liczba certyfikatów generowanych przez jedną osobę jest ograniczona do dwóch. Natomiast przy użyciu pieczęci można wygenerować ich aż 100.
Co odróżnia certyfikat osobisty od pieczęci?
— Oczywiście administrator KSeF ma możliwość nadania uprawnień kolejnym osobom, a każda z nich będzie mogła wygenerować dwa certyfikaty. Jednak co istotne, w takim certyfikacie osobistym będzie widoczny numer PESEL danej osoby. Z kolei certyfikat wygenerowany dla firmy będzie zawierał jej NIP — wyjaśnia Janina Fornalik. To istotne w przypadku odejścia osoby z certyfikatem z firmy, ponieważ, jak mówi nasza rozmówczyni, uprawnienia trzeba będzie cofnąć i nadać innej osobie. — Ten problem nie pojawia się w przypadku uwierzytelnienia za pomocą pieczęci firmy — podkreśla Fornalik.
Dlaczego nie jest to idealne rozwiązanie? Przynajmniej z dwóch powodów. Za pieczęć należy dodatkowo zapłacić (1-2 tys. zł) i jest ona ważna przez określony czas.
— W przypadku pieczęci należy również szczególnie zadbać o wewnętrzne procedury chroniące firmę przed jej nieuprawnionym użyciem, również w sprawach innych niż KSeF — dodaje Janina Fornalik.
Jak powiązać fakturę z KSeF z wydatkiem pracowniczym, np. delegacją
Kolejnym problemem dla firm jest rozliczanie wydatków pracowniczych, np. związanych z delegacją. — To jedno z głównych wyzwań po wprowadzeniu KSeF we wszystkich większych firmach, gdzie pracownicy ponoszą wydatki na rzecz firmy (np. na stacjach benzynowych, w restauracjach czy hotelach) — zauważa Janina Fornalik.
Obecnie hotel lub restauracja wystawia fakturę papierową lub w formacie PDF, którą pracownik po powrocie z delegacji przekazuje do firmy w celu rozliczenia. Wówczas nie ma wątpliwości, czego dotyczy faktura i kogo dotyczy.
— Firmy pytają m.in., jak tym zarządzać w KSeF, jaki dokument otrzyma pracownik “przy kasie”, np. w hotelu czy sklepie i jak go połączyć z fakturą otrzymaną przez KSeF — wyjaśnia Janina Fornalik.
— Nie będzie tutaj jednej odpowiedzi, ponieważ sprzedawcy mogą wydawać różne dokumenty potwierdzające sprzedaż. Kwestii tej nie regulują przepisy — zaznacza ekspertka z MDDP.
W Podręczniku KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów podało, że przykładem dokumentu, który może otrzymać pracownik, jest “potwierdzenie transakcji”. Będzie to zatem dokument, który np. hotel może wystawić przed wprowadzeniem faktury za świadczone usługi (np. nocleg) do KSeF. Nie będzie jednak na nim kwoty VAT.
Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że sprzedawca w takich sytuacjach nie będzie mógł wystawić klientowi faktury w trybie offline24. Wyjaśnijmy, że gdyby to było możliwe, to klient otrzymałby fakturę taką jak obecnie (papierową lub elektroniczną, np. w PDF), a hotel miałby 24 godziny na przesłanie faktury do KSeF. Według MF takie rozwiązanie nie jest jednak możliwe.
Dlaczego identyfikacja faktur pracownika jest ważna?
— Idealnym rozwiązaniem byłoby więc wystawienie i przesłanie faktury np. za usługi hotelowe do KSeF (faktury ustrukturyzowanej), a następnie wydanie klientowi (pracownikowi firmy, który skorzystał z noclegu) tzw. wizualizacji faktury z numerem KSeF i kodem QR umożliwiającym podgląd faktury w KSeF. Taki scenariusz jest jednak mało prawdopodobny — stwierdza Janina Fornalik.
Zdaniem ekspertki, w praktyce pracownicy będą otrzymywać różnorodne dokumenty. Janina Fornalik wyjaśnia, że firma, której pracownik skorzystał np. z noclegu, otrzyma fakturę za zakup usługi (noclegu) w KSeF. Zostanie ona więc wprowadzona do firmy wraz z innymi fakturami zakupowymi. — Konieczne jest zatem przekazywanie przez pracowników danych pozwalających na identyfikację tej faktury i przypisanie jej do konkretnego pracownika, np. jego nazwiska, numeru identyfikacyjnego czy miejsca generowania kosztów w firmie, których dotyczy wydatek. Z pewnością rozliczenia pracownicze będą wymagać dodatkowej pracy od pracowników księgowości — uważa Janina Fornalik.
Do końca 2026 r. możliwe jest jeszcze jedno rozwiązanie. Do tego czasu sprzedawcy wciąż będą mogli wystawiać paragony z NIP jako faktury uproszczone, jeśli wartość wydatku nie przekracza 450 zł brutto. W takich sytuacjach nie będzie konieczności wystawienia faktury w KSeF. — W tym okresie będą również funkcjonować faktury wystawiane z kas fiskalnych (niezależnie od kwoty). Takie rozwiązanie jest powszechne na stacjach benzynowych, które posiadają urządzenia fiskalne drukujące faktury. Jednak od 2027 r. wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w KSeF, również te na niewielkie kwoty — dodaje Janina Fornalik.
Nie tylko KSeF. Od 1 lutego trzeba dostosować się do JPK_VAT
— Istotnym wyzwaniem dla podatników jest jednoczesne wprowadzenie zmian w JPK VAT wraz z KSeF, które zaczną obowiązywać od JPK składanego za luty 2026 r. Rozporządzenie wprowadzające te zmiany zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw dopiero 17 grudnia 2025 r. — zauważa Janina Fornalik.
Firmy bardzo często pytają o nowe oznaczenia w JPK_VAT.
W ewidencji sprzedaży i zakupu JPK_VAT należy będzie podać numery KSeF faktur wystawionych w KSeF oraz oznaczyć faktury spoza KSeF. Stosowane będą następujące oznaczenia:
- OFF — faktura, która nie posiada numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji,
- BFK — faktura elektroniczna lub faktura w formie papierowej,
- DI — dokument inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF.
Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów, podanie numeru KSeF będzie dotyczyło faktur wystawionych w KSeF niezależnie od sposobu ich wystawienia i przesłania do KSeF (offline 24, awaria, niedostępność systemu) — według stanu na dzień złożenia JPK_VAT.
Czy za brak dostosowania do zmian w JPK-VAT grożą kary?
Jak tłumaczy Janina Fornalik, nowe oznaczenia już od lutego będą musieli stosować także podatnicy, których obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie od 1 kwietnia 2026 r., a nawet od 1 stycznia 2027 r.
W przypadku faktur sprzedażowych będą musieli używać oznaczenia “BFK”, natomiast w przypadku faktur zakupowych podawać numer KSeF. Jeśli faktura zostanie wystawiona podczas awarii, konieczne będzie oznaczenie “OFF”. Eksperci są zgodni, że spowoduje to spore zamieszanie, a dodatkowo podatnicy mają bardzo mało czasu na wprowadzenie tych zmian.
— Należy również pamiętać, że za błędy w JPK_VAT można otrzymać karę. Nie zostały one wyłączone w 2026 r., tak jak kary za nieprzestrzeganie wymogów KSeF (np. za nieprzesłanie faktury do KSeF). Jednak zanim urząd skarbowy nałoży na podatnika karę za błąd w JPK_VAT, powinien go wezwać do korekty JPK. Dopiero brak reakcji ze strony przedsiębiorcy skutkuje nałożeniem kary — wyjaśnia Janina Fornalik.
Co więcej, jeśli podatnicy nie zdążą wdrożyć zmian w systemach w terminie, aby dostosować się do nowego schematu JPK VAT, to w ogóle nie będą mogli przesłać tego pliku, ponieważ nie będzie to technicznie możliwe. Oznaczałoby to brak złożenia deklaracji, a to już poważniejszy problem.
Jakie inne wątpliwości mają firmy odnośnie KSeF?
Firmy mają wiele więcej problemów z KSeF. Jak mówi Magdalena Jaworska, pojawiają się pytania o sprawne odbieranie faktur w systemie, o tryby awaryjne, zwłaszcza w sytuacjach nakładania się różnych rodzajów niedostępności KSeF, a także specyficzne wątpliwości związane z funkcjonowaniem systemu. Chodzi zarówno o aspekty techniczne, jak i prawne (znaczenie potwierdzeń transakcji, ryzyko błędów w wizualizacji faktur, stałe miejsce prowadzenia działalności, treść rozporządzeń ministra finansów). — To prowadzi do wniosku, że przedsiębiorcy wciąż nie są w pełni przekonani co do wszystkich wymogów związanych z KSeF. Nie dziwi mnie więc, że pojawiają się apele o przesunięcie wejścia w życie KSeF. Wiele firm nie jest w pełni przygotowanych, wciąż zaskakiwane są nowymi rozwiązaniami, a administracja podatkowa (zarówno MF, jak i poszczególne urzędy) również wykazują oznaki braku pełnego przygotowania — komentuje Magdalena Jaworska.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.