Największe przedsiębiorstwa generują faktury w KSeF od 1 lutego, lecz oferują swoim kontrahentom także prezentacje faktur. Celem jest zapewnienie nabywcom dóbr i usług czytelnego potwierdzenia wygenerowania faktury, zanim sami zalogują się do KSeF i zweryfikują, czy otrzymali dokument. Dodatkowo, wiadomo, że prezentację można wykorzystać np. podczas rejestracji pojazdu w urzędzie gminy lub miasta. Jednakże takie odwzorowanie faktury może wywołać poważne problemy dla nabywców. Wyjaśniamy, jakie.
KSeF wyraźnie oddziałuje na nawyki. Przed 1 lutego wielu sprzedawców wystawiało faktury wraz z produktem lub bezpośrednio po wykonaniu usługi. Nabywca dysponował fizycznym dowodem transakcji i na jego podstawie regulował płatność za produkt lub usługę. Od 1 lutego klient, nabywający towar lub usługę, może w chwili transakcji odejść bez żadnego dokumentu. Sprzedawca, i to nie tylko ten największy, ma możliwość wygenerowania e-faktury ustrukturyzowanej i przekazania jej do KSeF, zamiast dostarczyć ją kupującemu, jak to miało miejsce dotychczas. Prezentacje faktur mają na celu złagodzenie tej zmiany i widać, że firmy chętnie z nich korzystają.
Pan Andrzej zarządza na wschodzie Polski firmą zatrudniającą blisko 100 osób, funkcjonuje w sektorze motoryzacyjnym, posługuje się dwoma swoimi systemami księgowymi. Obecnie tylko jeden jest zintegrowany z KSeF. Jak relacjonował w Business Insider, pierwszą fakturę w swoim programie, lecz przesłaną z KSeF, otrzymał już w niedzielę, 1 lutego.
— Na początku nie zorientowałem się, od kogo może być i za co. Dopiero jej prezentacja, którą otrzymałem pocztą elektroniczną, pozwoliła zrozumieć, o co chodzi — opowiadał pan Andrzej. To mu uzmysłowiło, jak istotna jest integracja systemów firmowych z KSeF.
Wyjaśniamy, co odróżnia prezentację od “zwykłej” faktury oraz jakie ryzyko się z nią łączy.
Czytaj też: Tak sprzedasz samochód po leasingu bez PIT. Wielu ma problem przy pierwszym kroku
Czym różni się prezentacja od faktury w KSeF
Faktura w KSeF to faktura ustrukturyzowana, czyli plik XML (zgodny ze wzorcem, tzw. schematem). Można ją pokazać na ekranie komputera lub telefonu, ale wygląda tak, jak na poniższej ilustracji. Jest słabo czytelna i zrozumiała w zestawieniu z dotychczas znanymi dokumentami.
Gdy jednak sprzedawca wystawi e-fakturę w KSeF, system przydzieli jej numer (Id_KSeF), może pokazać lub pobrać jej prezentację w formacie PDF, którą można wydrukować.
W uproszczeniu prezentacja będzie zatem bardzo zbliżona do tradycyjnych faktur, jakie kupujący otrzymywali przed 1 lutego.
Na prezentacji, w porównaniu jednak ze “zwykłą” fakturą, muszą się dodatkowo znaleźć dwie informacje:
— Id_KSeF, czyli numer faktury w systemie KSeF oraz
— kod QR, który umożliwi dostęp do faktury w KSeF.
Jak wyjaśniała nam Anna Mytyk z Ministerstwa Finansów “prezentacja faktury to odzwierciedlenie dokumentu, który już jest w KSeF. Mówimy więc o sytuacji, gdy w transakcjach B2B sprzedawca wygenerował fakturę w KSeF i ona już widnieje w systemie.”
Mytyk dodała, że prezentacja wygląda identycznie jak faktura. Elementem prezentacji faktury jest zawsze jednak kod QR, który ułatwia odnalezienie faktury w KSeF.
Czy prezentacja faktury wystarczy do rejestracji samochodu?
Prezentacja ułatwia również codzienne czynności.
Przedsiębiorca, który zamierza zarejestrować pojazd w urzędzie gminy lub miasta, może wykorzystać prezentację faktury, która dokumentuje np. nabycie pojazdu. Takie wytyczne do wydziałów komunikacji przesłało Ministerstwo Infrastruktury (pismo z 16 stycznia 2026 r., sygn. DTD-3.4400.791.2025).
Oczywiście podczas rejestracji wciąż można przedstawić zwykłą fakturę, papierową lub wydruk pdf. Takie faktury wciąż (przed 1 kwietnia) mogą wystawiać mniejsi podatnicy.
Każda faktura wygenerowana w KSeF posiada przypisany kod QR, a jego zeskanowanie natychmiast przekierowuje użytkownika do portalu, gdzie można sprawdzić numer KSeF faktury, NIP sprzedawcy. Aby pobrać prezentację, trzeba podać szczegółowe dane z faktury.
Prezentacje to problem dla odbiorców faktur. Dlaczego?
Prezentacje mogą być pomocne dla odbiorców faktur, lecz stanowią również dla firm dodatkowe utrudnienie. Chodzi na przykład o to, aby nie zaksięgować dwukrotnie tego samego zakupu — raz z faktury w KSeF, a drugi raz z prezentacji. Podstawą rozliczenia zakupu (odliczenie VAT, zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów) powinna być wyłącznie e-faktura w KSeF. Należy więc uważać, aby nie dokonać podwójnego zaksięgowania, a także, aby dwukrotnie nie zapłacić za produkt lub usługę.
Jakie ryzyko wiąże się z prezentacjami faktur?
Z prezentacjami faktur w KSeF, jak twierdzą eksperci, wiąże się jednak ryzyko. Jest ono związane z tym, że na prezentacjach widnieje kod QR. Prawidłowy, po zeskanowaniu, natychmiast przenosi użytkownika do portalu, gdzie można zweryfikować numer KSeF faktury i NIP sprzedawcy. I tutaj pojawia się niebezpieczeństwo.
— Prezentacja może jedynie “imitować” fakturę wystawioną w KSeF, w tym może stanowić element tzw. quishingu. Jest to forma oszustw w internecie zwanych phishingiem i zazwyczaj dotyczy wysyłania do nas wiadomości e-mail udających dany podmiot (kontrahenta, a nawet administrację skarbową) i zawierających niepożądane odnośniki, których kliknięcie może prowadzić do utraty danych lub środków pieniężnych. Odmianą tego typu oszustw (które nie znikną, a wręcz mogą się nasilić) może być quishing, czyli tworzenie “fałszywych” kodów QR. Kody te mogą nas przekierowywać do niebezpiecznych stron lub mogą zawierać złośliwe oprogramowanie — ostrzegał już wcześniej w rozmowie z Business Insiderem Kajetan Kubicz, adwokat i partner w LTCA.
Ekspert podkreślał, że niezwykle ważne jest, aby pracownicy w firmach znali sposób i zasady weryfikacji tych kodów oraz weryfikacji oficjalnych stron rządowych, na jakie kody te mają przekierowywać. — Istotne mogą być końcówki linków lub adresów e-mailowych i odpowiednie oznaczenia literowe łudząco podobne do tych prawidłowych. Warto to omówić z osobami odpowiedzialnymi za cyberbezpieczeństwo — mówi ekspert LTCA.
Analogiczne zagrożenie dotyczy wiadomości e-mail rozsyłanych przez oszustów, przed którymi ostrzegło niedawno Ministerstwo Finansów. Resort informował, że oszuści podszywający się pod urzędy skarbowe wysyłają fałszywe wiadomości e-mail z załącznikami. Starają się wyłudzić poufne informacje, takie jak: dane osobowe, numery rachunków bankowych, adresy i hasła poczty elektronicznej. Resort zalecał, aby podatnicy dokładnie sprawdzali adresy, z których przychodzą wiadomości. Chodzi na przykład o drobne różnice w linkach lub adresach (podkreślone).
Prawidłowy adres: [email protected]
Fałszywy adres: us.warszawa.prage@mf.gov.pl
Prawidłowy adres strony www.mazowieckie.kas.gov.pl
Fałszywy adres: www.mazowikie.kas.gov.pl
Jakie dokumenty sprzedawcy mogą wystawić przed wysłaniem faktury do KSeF
Przypomnijmy, że sprzedawca przed wygenerowaniem faktury w KSeF, czyli zanim prześle ją do KSeF, może także wydać nabywcy “potwierdzenie transakcji”.
Chodzi o to, aby nabywca nie odchodził od kasy bez niczego, ale miał jakiś dokument, który potwierdzi, że doszło do transakcji. Jest to jednak opcja dobrowolna (tzw. biznesowa, a nie prawna), a zatem sprzedawcy nie będą zobowiązani do wydawania “potwierdzenia transakcji”. W praktyce wielu nie zamierza korzystać z tej możliwości.
Jak wyjaśniała Anna Mytyk z Ministerstwa Finansów, chodzi na przykład o sytuację, gdy sprzedawca sprzeda produkt, wystawi fakturę, ale jeszcze nie został jej nadany numer KSeF. “W takim przypadku sprzedawca nie może wydać prezentacji z odpowiednimi oznaczeniami (m.in. numerem KSeF — red.). Zastępczo będzie mógł więc wydać potwierdzenie transakcji, czyli dokument poświadczający, że do danej sprzedaży została wystawiona faktura. Będzie na nim kod QR, który nabywca będzie mógł zeskanować i zweryfikować, czy faktura już jest w KSeF”.
Prawidłowo wygenerowany kod QR (na prezentacji lub potwierdzeniu transakcji) ma zatem przekierować użytkownika, posiadacza takiego dokumentu do systemu, do źródła, czyli do faktury w KSeF.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.