Krajowy System e-Faktur ma wejść w życie 1 lutego. W tym terminie najwięksi płatnicy podatków muszą generować faktury w KSeF, a cała reszta lub większość, a więc kontrahenci największych firm, powinni je otrzymywać. Jednakże termin na wygenerowanie faktur za luty upływa 15 marca. Natomiast do 20 marca należy uregulować zaliczki na PIT/CIT za luty, a VAT do 25 marca. Zatem kiedy trzeba być przygotowanym na KSeF? Wyjaśniamy.
Krajowy System e-Faktur to przełom. Nie modyfikuje jednak terminów związanych z podatkami. W dalszym ciągu fakturę należy wygenerować do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. PIT i CIT trzeba regulować co miesiąc, do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, a VAT do 25 dnia miesiąca. W KSeF obowiązuje też tzw. etapowanie, ale odnosi się ono do dat obowiązkowego generowania faktur. Specjaliści z zakresu podatków podkreślają, że odbiorcy faktur muszą być przygotowani na KSeF od 1 lutego. Czy można to odłożyć np. na marzec? Wyjaśniamy.
Czytaj też: KSeF. O co najczęściej pytają przedsiębiorstwa. Doradcy podatkowi odpowiadają
Dlaczego 1 lutego jest istotny także dla wszystkich odbiorców faktur
Od 1 lutego faktury w KSeF muszą generować najwięksi płatnicy podatków, a więc np. dostarczyciele energii elektrycznej, gazu, ciepła, firmy leasingowe, paliwowe itp. W praktyce oznacza to, że ich klienci, a więc nabywcy, będący płatnikami VAT, czyli po prostu przedsiębiorcy, muszą pobierać faktury z KSeF. Z tego powodu wszyscy mówią o tym, że nawet najmniejsze podmioty muszą być gotowe na KSeF już 1 lutego, pomimo że będą miały obowiązek generować faktury od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.
— 1 lutego jest datą orientacyjną, w której podatnik powinien być w pełni przygotowany na odbieranie faktur ustrukturyzowanych. W rzeczywistości trudno określić jeden uniwersalny termin dla wszystkich, dlatego warto to przeanalizować na konkretnym przykładzie, licząc czas “od tyłu” — mówi Bogdan Zatorski, ekspert biznesowo-prawny Symfonii, zajmujący się KSeF.
Ekspert tłumaczy, że jeśli nabywca jest płatnikiem VAT i chce odliczyć podatek z faktury wygenerowanej w KSeF w lutym, powinien ująć ją w ewidencji najpóźniej do 25 marca (termin przesłania JPK_V7M za luty). Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z regulacjami, na odliczenie VAT płatnik podatku ma czas w obrębie miesiąca powstania zobowiązania podatkowego lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych.
— Jednak biorąc pod uwagę podatek dochodowy, aby uwzględnić koszt w rozliczeniu za luty, wartość zaliczki należy obliczyć do 20 marca. Jest to więc ostateczny termin na pobranie faktury z systemu i wprowadzenie jej do ksiąg, aby precyzyjnie ustalić wysokość zobowiązania względem fiskusa — wyjaśnia Bogdan Zatorski.
— Najważniejsza jest jednak logika biznesowa i terminy zapłaty — podkreśla ekspert. Wyjaśnia więc, że jeśli faktura z 7-dniowym terminem zapłaty zostanie wygenerowana w KSeF w poniedziałek 2 lutego, za datę jej dostarczenia uznaje się moment nadania jej numeru KSeF, co oznacza, że termin zapłaty mija 9 lutego. — Nabywca powinien zatem pobrać fakturę najlepiej w dniu jej wygenerowania, aby szybko przygotować przelew i uniknąć zwłoki. Z tego właśnie powodu (choć późniejsze uruchomienie systemu KSeF w niektórych sytuacjach nie zawsze spowoduje od razu negatywne konsekwencje) zalecamy gotowość do działania w nowym systemie na dzień 1 lutego — mówi Bogdan Zatorski.
Czy na początku będziemy mieli powielanie faktur?
Ekspert zwraca też uwagę, że w początkowym etapie wdrażania systemu duzi wystawcy mogą powielać dokumenty, generując faktury w KSeF i udostępniając je również poza KSeF (np. przez platformy klienta lub e-mail). Zwiększa to ryzyko dwukrotnego ujęcia tego samego kosztu, na co nie pozwalają przepisy podatkowe. Co więcej, jeśli sprzedawca wygeneruje tę samą fakturę w KSeF i poza KSeF, to powinien zapłacić dwukrotnie VAT (do tego obliguje art. 108 ustawy o VAT). Należy więc na to uważać.
— Nowoczesne programy księgowe, dzięki weryfikacji numerów KSeF i danych kontrahenta, powinny skutecznie blokować duplikaty zapisów w ewidencji i powielanie faktur — uspokaja Bogdan Zatorski.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.