Faktury poprawne pod względem technicznym w KSeF, lecz problematyczne biznesowo, to rosnące wyzwanie dla firm. Mogą skutkować powtórną wpłatą VAT lub ociąganiem się z uregulowaniem należności przez odbiorcę. Dowiedz się, jakich pomyłek unikać i jakie jest podejście fiskusa.
Nie chodzi tylko o nieścisłości przy wystawianiu faktury. Możesz sporządzić formalnie nienaganny dokument i wprowadzić go do KSeF, ale kłopoty mogą pojawić się nieco później.
— Najczęstsze pomyłki wynikają z czysto technicznego nastawienia do KSeF. Podatnicy skupiają się na tym, by faktura została zaakceptowana przez system, pomijając fakt, że KSeF sprawdza tylko zgodność ze schematem, a nie merytoryczną zawartość dokumentu. W rezultacie powstają faktury poprawne technicznie, nierzadko poprawne podatkowo, lecz niedopasowane do uzgodnionych warunków handlowych, co prowadzi do dodatkowej komunikacji, poprawek i zwłoki w płatnościach — zaznacza Robert Łuszczyna, senior menadżer w zespole Doradztwa Podatkowego, EY Polska.
— Dość powszechne stają się sytuacje dublowania wysyłki faktur — w KSeF i poza KSeF. Stwarza to zagrożenie dla wystawcy uiszczenia podwójnej kwoty VAT, ponieważ Ministerstwo Finansów sygnalizowało w swych oświadczeniach takie niebezpieczeństwo w oparciu o art. 108 ust. 1 ustawy o VAT [obowiązek uiszczenia VAT wykazanego na fakturze – red.] — wyjaśnia Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w Zespole VAT MDDP. Takie zduplikowane faktury powodują również spory problem u nabywców, którzy muszą wprowadzić dodatkową kontrolę, aby nie zaewidencjonować faktury dwukrotnie.
Eksperci wspominają też o innych sytuacjach, w tym o błędach, które skutkują opóźnieniem lub brakiem uregulowania należności przez kontrahenta.
Czytaj też: Resort finansów przygotowuje modyfikacje w ryczałcie. Wiemy, kogo dotkną zmiany
Na czym polega problem z powielaniem faktur w KSeF?
Zgodnie z regulacjami faktura winna być najpierw wystawiona w KSeF, a następnie można udostępnić jej prezentację w czytelnym formacie, np. PDF z odpowiednimi oznaczeniami (kod QR i nr KSeF). — Niemniej jednak, część sprzedawców przesyła zwykłe faktury w dotychczasowej formie na adres e-mail, a po jakimś czasie przesyła te faktury do KSeF. To niesie za sobą ryzyko zarówno dla wystawcy [podwójna wpłata kwoty VAT z faktury w KSeF i z faktury spoza KSeF – red.], jak i dla odbiorcy [weryfikacja – red.] — podkreśla Janina Fornalik.
Wyjaśnia, że niektóre firmy wciąż generują tradycyjne faktury w dotychczasowym stylu, jeśli na przykład nie zdołały wdrożyć fakturowania w KSeF, a takie faktury już dają nabywcy prawo do odliczenia VAT i uwzględnienia wydatku w kosztach podatkowych. — Późniejsze dostarczenie faktury dokumentującej tę samą transakcję do KSeF generuje jedynie komplikacje, pomimo zmian znaczników w JPK_VAT i podania numeru KSeF — tłumaczy Janina Fornalik.
Brak spójności danych na fakturze i jej wizualizacji. Jakie konsekwencje?
Dość powszechnym kłopotem jest też brak zgodności informacji na fakturze wystawionej w KSeF oraz jej wizualizacji udostępnionej klientowi.
— Zazwyczaj nie dotyczy to obowiązkowych elementów faktury. Przykładem są faktury za usługi telekomunikacyjne, gdzie na wizualizacji pojawiają się dodatkowe raty należne za spłatę telefonu, których nie ma w samej fakturze ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF. Powoduje to praktyczne trudności z ewidencjonowaniem faktur — zauważa Janina Fornalik.
W praktyce należałoby zaksięgować fakturę, a nie jej wizualizację.
Jeden z zasadniczych problemów z KSeF — korekty i brak not korygujących
W KSeF nie można anulować faktur, a nabywca nie ma możliwości wystawiania not korygujących. To generuje kolejne komplikacje, a także kolejne ryzyko nieprawidłowości. Podatnicy (sprzedawcy) mogą korygować błędy, sporządzając faktury korygujące.
— Część systemów nie dysponuje jednak techniczną możliwością wystawienia faktury korygującej bez modyfikacji wartości na fakturze, a więc na przykład, gdy pojawi się błąd w nazwie lub adresie nabywcy, zmianie opisu usługi czy terminu zapłaty — objaśnia Janina Fornalik. Wyjaśnia, że przedsiębiorstwa radzą sobie z tym problemem w ten sposób, że generują faktury korygujące “do zera”, a następnie nowe faktury z prawidłowymi danymi.
— Urzędy skarbowe podważają prawidłowość takiego sposobu korekty, co może prowadzić do zakwestionowania obniżenia podatku VAT na podstawie korekty zerującej, a w konsekwencji do dwukrotnego wykazania podatku VAT należnego — przestrzega Janina Fornalik.
Reasumując, należy wystrzegać się korekt do zera i ponownego generowania faktury, jeżeli kwoty na fakturze pozostają niezmienione.
Kiedy klienci powstrzymują się od uiszczenia zapłaty za fakturę? Błąd po stronie sprzedawców
W kontekście KSeF pojawia się również błąd polegający na tym, że na fakturze brakuje danych, które zostały przewidziane w umowie między kontrahentami.
— Aktualnie to jeden z najczęstszych problemów. Dane takie jak numer umowy, numer zamówienia, numer palety czy numer produktu u nabywcy nie są wymagane przez przepisy, lecz są uzgadniane z kontrahentami w ramach ustaleń umownych lub dodatkowych warunków transakcji. Dla kontrahenta są one kluczowe do rozpoznania transakcji i jej rozliczenia. Bez tego niemożliwe jest poprawne zaewidencjonowanie transakcji i późniejsze opłacenie faktury — mówi Robert Łuszczyna.
Także Janina Fornalik przyznaje, że występują sytuacje, gdy na fakturze brak jest danych, które przewiduje umowa. — W rezultacie, klient może nie zgodzić się na zapłatę za fakturę, jeśli umowa wyraźnie wskazuje, że płatność zostanie dokonana na podstawie prawidłowo sporządzonej faktury, a za taką uznawana jest faktura nie tylko zgodna z przepisami, ale dodatkowo uwzględniająca dodatkowe informacje takie jak np. numer zamówienia [czy dane jednostki organizacyjnej, np. szkoły, w jednostkach samorządowych wskazane w polu Podmiot3 – red.]. Są to informacje ważne po stronie odbiorcy z uwagi na proces obiegu faktur i akceptacji do zapłaty wewnątrz organizacji — dodaje Fornalik.
Jak dodaje Robert Łuszczyna, kontrahenci wstrzymują się z zapłatą, jeśli faktury w KSeF nie zawierają kompletu koniecznych informacji. — Nie kwestionują faktury z KSeF, a jej zawartość. Faktury są często nienaganne technicznie i podatkowo, jednakże posiadają braki od strony biznesowej. Warto podkreślić, że sam fakt udostępnienia faktury w KSeF nie jest równoznaczny z jej akceptacją do zapłaty — wyjaśnia Robert Łuszczyna.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.