Justyna Ołtarzewska, projektantka z aglomeracji warszawskiej, żywi nadzieję, iż system zostanie ulepszony w ciągu następnych dwóch miesięcy, co pozwoli jej zaoszczędzić sporo czasu. Krzysztof Tokarski, właściciel mikrofirmy z Zabrza, dostrzega potencjał w KSeF — w szczególności w aplikacji mobilnej — lecz napotyka pewien problem i oczekuje szybkiego rozwiązania. Księgowa z Krakowa oraz pan Andrzej, właściciel przedsiębiorstwa średniej wielkości, zwracają uwagę na poważne trudności z otrzymywaniem faktur. Spytaliśmy przedsiębiorców, jakie są ich odczucia odnośnie do KSeF po dwóch dniach jego funkcjonowania. Wszyscy mają jeden zbieżny wniosek.
W pierwszy dzień roboczy nie Krajowy System e-Faktur uległ awarii, lecz profil zaufany. To jedynie uwidoczniło szerszy problem: deficyt stabilności, komunikacji oraz narzędzi, które odpowiadają na wymagania firm i księgowych.
Użytkownicy KSeF — właściciel firmy o średniej wielkości, projektantka odzieży, prowadząca sklep internetowy, producent pokarmu dla zwierząt, działający jednoosobowo, oraz księgowa — dzielą się z nami swoimi spostrzeżeniami na temat tego, co działa, a co wymaga poprawy, aby za dwa miesiące KSeF nie był synonimem całkowitej klęski. Każdy z nich uważa, że system ma atuty, każdy proponuje, co należy zrobić, aby działał sprawniej.
Zobacz też: Startuje rewolucja, czyli KSeF. Chcesz być przygotowany? Przeczytaj
Pierwszą fakturę otrzymał o 6 rano w niedzielę
Pan Andrzej zarządza firmą zatrudniającą około 100 osób we wschodniej Polsce, prowadzi działalność w sektorze motoryzacyjnym, używa dwóch własnych systemów księgowych. Aktualnie tylko jeden z nich jest zintegrowany z KSeF. Pierwszą fakturę w swoim programie, lecz przesłaną z KSeF, dostał już w niedzielę, 1 lutego, o godzinie szóstej rano.
— Początkowo nie byłem w stanie zidentyfikować, od kogo ona jest i za co. Dopiero jej wizualizacja, którą otrzymałem drogą mailową, pozwoliła zrozumieć, o co chodzi — relacjonuje pan Andrzej. To mu unaoczniło, jak istotna jest integracja systemów firmowych z KSeF.
— Z punktu widzenia naszej firmy to ukazało, że integracja naszego oprogramowania z KSeF jest fundamentalna — objaśnia pan Andrzej.
Dodaje, że w jego przedsiębiorstwie nie wszyscy mają dostęp bezpośredni do KSeF. Jest to działanie celowe. Uprawnienia należy przydzielać z rozwagą, a jednocześnie osoby odpowiedzialne za zakupy muszą wiedzieć, czy faktura ich dotyczy i jak ją zaksięgować.
— Dlatego wizualizacja faktury, w formie wydruku, przesłana drogą mailową jako plik pdf czy dostępna w komercyjnych programach, z których korzystamy, jest moim zdaniem niezwykle istotna — stwierdza pan Andrzej.
Ceni sobie podejście takich instytucji jak Poczta Polska, które deklarują, że będą wysyłać wizualizacje, aby umożliwić użytkownikom oswojenie się z systemem. — To rozsądne z biznesowego punktu widzenia — ocenia.
Z drugiej strony do KSeF wysyła minimalny zakres danych — dokładnie tyle, ile jest wymagane. Cała pozostała część, opisy, notatki, wewnętrzne informacje, pozostają w naszym systemie, ponieważ stanowią dane operacyjne firmy. Każda organizacja musi sama ustalić, co jest jej potrzebne w KSeF-ie, a co powinno pozostać wyłącznie w systemie wewnętrznym
Obawy? Nadużycia
Czego najbardziej obawia się pan Andrzej? — Nie kryję — martwię się nadużyciami, w szczególności tymi na niewielką skalę — odpowiada bez wahania.
— Nie są to znaczne sumy, lecz znam przypadki, gdy otrzymuję faktury za “bliżej nieokreślone gaśnice”, “drobne usługi”, rzekomo uzgodnione z kimś z firmy. Teraz mogą one trafiać do KSeF. Jeżeli takich faktur będzie więcej i ktoś je zaakceptuje i zrealizuje przelew, straty będą znaczne — dodaje pan Andrzej.
Zatem przez pierwsze miesiące każdą fakturę będzie weryfikował osobiście.
Największy problem? Komunikacja
Jaki najpoważniejszy problem dostrzega pan Andrzej w KSeF? Z pewnością nie technologię. Dla niego największym problemem jest niedostateczna komunikacja.
— Komunikaty i interpretacje przepisów Ministerstwa Finansów cechują się brakiem precyzji. Pierwszy problem, który przychodzi na myśl. Nie mam obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Będę go miał dopiero od 1 kwietnia. Czy w takim razie mam obowiązek ich odbierania w KSeF? Z jakiego przepisu to wynika? A co w sytuacji, gdy kontrahent wystawi mi fakturę ustrukturyzowaną i nie poinformuje mnie o tym? Termin upływa, odsetki będą narastać — zauważa pan Andrzej.
A to tylko jedno z wielu pytań. Kolejne dotyczy sposobu informowania o awarii KSeF, co umożliwia wystawianie faktur w dotychczasowy sposób.
Deklaruje, że jego firma przez cały luty będzie monitorować działanie systemu, a w marcu rozpocznie wysyłanie wszystkich faktur do KSeF. — Dzięki temu mam nadzieję, że będziemy dobrze przygotowani na 1 kwietnia, kiedy obejmie nas obowiązek wystawiania faktur w systemie — oznajmia pan Andrzej.
Od 1 lutego br. obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur w KSeF mają duże przedsiębiorstwa o obrotach przekraczających 100 mln zł rocznie, a od 1 kwietnia pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem tych, których miesięczna sprzedaż jest niższa niż 10 tys. zł.
Plusy? Oszczędność czasu, pod warunkiem sprawności systemu
Justyna Ołtarzewska, która od 20 lat prowadzi własną pracownię mody w Warszawie, projektuje ubrania dla kobiet i jest właścicielką sklepu online, dostrzega spory potencjał, o ile system będzie stabilny i udoskonalony.
— Od dłuższego czasu zapoznaję się z materiałami na temat KSeF, uczestniczę w szkoleniach, jednak nie odczuwałam potrzeby natychmiastowego wdrażania go. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będę miała dopiero od 1 kwietnia, natomiast odbieram je od 1 lutego. Z tego względu świadomie odłożyłam wdrożenie KSeF na późniejszy termin, po powrocie ze styczniowego urlopu. W poniedziałek wróciłam i właśnie zamierzałam zalogować się do systemu, aby przyznać uprawnienia i pobrać certyfikat, który umożliwi mi zintegrowanie KSeF z moim programem księgowym. Okazało się, że nie mogę nic zrobić — relacjonuje Justyna Ołtarzewska.
Dodaje, że wszystkie czynności wykonuje za pośrednictwem profilu zaufanego, więc jeśli on nie działa, to praktycznie żadne usługi publiczne nie funkcjonują. Podkreśla jednak, że nie postrzega tego jako problemu systemowego, lecz raczej jako tymczasową niedogodność.
— Od początku postrzegam KSeF jako udogodnienie. Docelowo nie będę musiała przechowywać faktur, skanować ich, ani martwić się, czy jakiejś nie zgubiłam. Wszystko będzie dostępne w jednym miejscu, o ile wszystkie faktury rzeczywiście będą przesyłane do systemu — dodaje.
Justyna Ołtarzewska zaznacza jednak, że kluczowa będzie niezawodność systemu.
— Jeśli będzie działać stabilnie, a faktury będą się poprawnie pobierać i nie będą występować błędy, to będę naprawdę usatysfakcjonowana. Na początku prawdopodobnie każdy będzie musiał wszystko dokładnie weryfikować, lecz jeśli system się ustabilizuje, to pozwoli mi zaoszczędzić mnóstwo czasu — podsumowuje.
Zobacz też: Kupujesz paliwo na firmę? Wyjaśniamy, co zmienił KSeF
Oczekuję na sprawną aplikację KSeF
Krzysztof Tokarski, który samodzielnie prowadzi w Zabrzu lokalną produkcję smakołyków dla psów i kotów, zwraca uwagę na jeszcze inny aspekt.
— Ze względu na charakter produkcji pracuję głównie na zamówienie. W oparciu o wcześniejsze doświadczenia z problemami z płatnościami, podczas zbierania zamówień w sklepach osiedlowych od razu wystawiam fakturę VAT, którą drukuję na miejscu lub przesyłam drogą mailową. Dzięki temu dokładnie wiem, kto, co i w jakiej ilości zamówił — wyjaśnia.
W KSeF dostrzegł szansę, dlatego rozpoczął przygotowania do jego wdrożenia wcześniej.
— Gdy tylko usłyszałem o systemie, zacząłem się do niego adaptować. Na szczęście nie było to bardzo skomplikowane — moje biuro księgowe ma pełną integrację z KSeF i samodzielnie pobiera faktury z systemu. Z tego względu nie spodziewałem się trudności — mówi.
Te jednak się pojawiły. Dotyczą one ograniczonego dostępu do aplikacji. Z KSeF można bowiem korzystać za pośrednictwem strony internetowej, wersji webowej na komputerze oraz w dedykowanej aplikacji, którą można pobrać ze sklepu internetowego, np. Google.
— Aplikację zainstalowałem już w grudniu zeszłego roku. Do momentu aktualizacji wydawało się, że działa bez zarzutu, choć nie można było tego stwierdzić z całą pewnością bez wystawionych faktur. Od czasu aktualizacji nie mogę jej uruchomić. Proces logowania przebiega prawidłowo, lecz podczas pobierania danych pojawia się błąd. Nie wiadomo, jaki ani czym spowodowany — narzeka przedsiębiorca.
Taka sytuacja ma miejsce od 1 lutego od godziny 00:05. W rzeczywistości dostęp do KSeF ma wyłącznie z komputera. Tymczasem ze względu na specyfikę prowadzonej działalności potrzebuje wystawiania FV “w terenie”, na urządzeniu mobilnym. — W tej chwili jestem teoretycznie unieruchomiony przez niedziałającą aplikację — opowiada Krzysztof Tokarski. I nawet adres kontaktowy podany przez MF jest nieprawidłowy.
W praktyce w poniedziałek wystawiał faktury jak dotychczas i przesyłał je w formacie PDF, ponieważ nadal ma taką możliwość. — Lecz już obawiam się dnia, kiedy stanie się to moim obowiązkiem. Zastanawiam się, ile faktur nie będę mógł wystawić z powodu przeciążenia aplikacji lub wystąpienia innego błędu — dodaje. Rozważa również, dlaczego ma ponosić koszty i tracić pieniądze z powodu tego, że Ministerstwo Finansów nie jest w stanie na czas stworzyć i wdrożyć prawidłowo funkcjonującego systemu.
Księgowa: “Jesteśmy bardzo wyczerpani”
Zapytaliśmy również księgową z bogatym doświadczeniem, prowadzącą własne biuro rachunkowe w Krakowie, obsługującą liczne podmioty, o jej pierwsze wrażenia związane z KSeF.
— Jesteśmy wyczerpani, bardzo wyczerpani — mówi pani Marta.
— Od dłuższego czasu żyjemy w ogromnym stresie. Nieustanne zmiany, nowe obowiązki, nowe systemy — często wdrażane w ostatniej chwili. JPK-VAT, Polski Ład, JPK-CIT. Dlatego obecnie nie mam w sobie energii, żeby być “twarzą” czy “głosem” tej reformy. Nie czuję się również zobowiązana do stwarzania pozorów, że wszystko jest w porządku — zwierza się nam, choć dostrzega potencjalne zalety systemu.
Zobacz też: Potrzebujesz programu do KSeF? Takie funkcje powinien mieć
Awaria Profilu Zaufanego nie była zaskoczeniem
W poniedziałek usiłowała zalogować się do KSeF razem z klientem — starszym mężczyzną, który obawiał się, czy sobie poradzi. Bardzo zależało mu na tym, aby mieć to już za sobą i przetestować działający system, przyznać uprawnienia, pobrać certyfikaty. Przyjechał specjalnie do biura, lecz nie udało się jej nic mu pokazać, ponieważ profil zaufany nie działał.
Dla pani Marty awaria profilu zaufanego nie stanowiła żadnego zaskoczenia.
— Potwierdziły się moje obawy, które miałam od tygodni. 2 lutego nastąpiła kumulacja terminów: roczne deklaracje płacowe (PIT-11), PIT-4R, PIT-8AR, CIT-6R, VAT, a do tego pierwszy dzień roboczy funkcjonowania KSeF w praktyce. Część księgowych przesyła deklaracje za pomocą profilu zaufanego, ponieważ nie każdy posiada podpis kwalifikowany. Jeżeli w jednym momencie miliony osób logują się profilem zaufanym do urzędu skarbowego, ZUS-u i dodatkowo z ciekawości do KSeF, to naprawdę trudno się dziwić, że system przestaje działać — ocenia pani Marta.
Profil zaufany to nie jest narzędzie przeznaczone wyłącznie do KSeF. — Wykorzystujemy go kilka razy dziennie do różnych spraw: ZUS, deklaracje, podpisywanie dokumentów. — Jeżeli on nie funkcjonuje, to paraliżuje realną pracę, a nie jakieś testy nowego systemu — dodaje pani Marta.
I zastanawia się, co będzie na przełomie marca i kwietnia, kiedy to miliony przedsiębiorców i ich pracowników będą logować się do KSeF.
Podstawowych udogodnień brak
Do tego dochodzi kwestia samego systemu, jego użyteczności. — Wystawienie faktury w systemie centralnym to udręka. Chyba nikt nie pomyślał o tym, jak to robią przedsiębiorcy, jaką posiadają wiedzę, co jest dla nich istotne. Jako księgowa sama zastanawiałam się, co mam zaznaczyć w niektórych rubrykach — wyznaje pani Marta.
— Rozumiem, że to dopiero początek. Jednak są pewne absolutne podstawy, których w KSeF po prostu brakuje — stwierdza pani Marta.
Zwraca również uwagę na brak oznaczenia, czy dana faktura została już sprawdzona czy pobrana. — Taki filtr znacząco usprawniłby pracę zarówno księgowym, jak i samym przedsiębiorcom — podkreśla księgowa z Krakowa.
Co więcej, jeśli ktoś obsługuje kilka podmiotów — co jest standardem nie tylko w biurach rachunkowych — to powinien mieć możliwość łatwego przełączania się między nimi.
— W KSeF na razie tego nie widzę. Za każdym razem trzeba logować się na NIP danego podmiotu. Człowiek zaczyna się zastanawiać, w jakiej firmie aktualnie pracuje i czy na pewno przegląda właściwe dokumenty. Przy dużej liczbie faktur rodzi to realne ryzyko popełnienia błędów — wyjaśnia pani Marta.
Jej zdaniem można rozważyć wprowadzenie kontekstu, tak jak ma to miejsce np. w ePUAP, gdzie loguje się osoba fizyczna i wyświetla się jej kontekst, czyli rola, w jakiej korzysta z usługi.
— Nie chcę demonizować KSeF-u. Widziałam już wiele “rewolucji” i wiem, że z czasem systemy ewoluują. Prawdopodobnie tak samo będzie w tym przypadku, jednak oczekiwałam czegoś więcej: zaprojektowania KSeF z myślą o księgowych, a nie tylko o strukturze danych — dodaje pani Marta. Ma jeszcze jedną zasadniczą uwagę.
Zobacz też: Wystawiłem pierwszą e‑fakturę w KSeF. “Zajęła mi 30 minut i… zaskoczyła”
Ten zakaz wywoła chaos
Księgowa zwraca uwagę na jeden problem, o którym mówi się za mało, a który — jej zdaniem — bardzo szybko stanie się realnym źródłem chaosu. Chodzi o zakaz wydawania faktury w formie papierowej lub PDF, gdy faktura została wystawiona w KSeF.
— Dziś po południu odbierałam zamówienie w Media Expert — drobny sprzęt, faktura na firmę. Przy kasie otrzymałam jedynie potwierdzenie transakcji z kodem QR, który miał mnie przekierować do faktury elektronicznej. I wtedy naprawdę zaczęłam się zastanawiać: dlaczego to wszystko musi być aż tak skomplikowane? Czy nie mogłam otrzymać po prostu wydruku faktury? KSeF był promowany hasłem: koniec papieru, a my przecież wcale od niego nie odeszliśmy. Klienci — zwłaszcza mali przedsiębiorcy — nadal oczekują fizycznego dokumentu w momencie zakupu. I to jest całkowicie zrozumiałe. Jeśli osoba fizyczna bierze paragon fiskalny, otrzymuje jeden kwitek, nikt tego nie podważa. Dlaczego więc przedsiębiorca nie może otrzymać wydrukowanej e-faktury, skoro i tak odpowiedzialność za jej wysłanie do KSeF spoczywa na sprzedawcy? — pyta pani Marta.
Zobacz też: Będziesz mógł odliczyć VAT z faktury spoza KSeF? Zobacz
Obecnie przepisy stanowią jednoznacznie: można jedynie przekazać wizualizację.
— Zupełnie tego nie pojmuję, zwłaszcza że Ministerstwo Finansów samo podkreśla, że prawo do odliczenia VAT nie jest uzależnione od tego, czy faktura trafiła do KSeF — dodaje pani Marta.
I już obawia się tego, co się wydarzy w praktyce.
— Każda firma, duży sklep będzie stosować inną praktykę. Jedni będą wydawać potwierdzenie transakcji, inni wizualizację, a jeszcze inni odeślą do KSeF. Klienci natomiast będą mi przesyłać wiadomości e-mail właśnie z potwierdzeniami transakcji, screenami, skanami, kodami QR, “kwitkami z kasy”. Będą przekonani, że to faktura. A ja — jako księgowa — będę musiała to wyjaśniać, szukać dokumentów w KSeF, porównywać z tym, co przyszło mailem. Chaos będzie większy niż obecnie — prognozuje pani Marta.
Dlatego jej zdaniem przepisy powinny zostać zmodyfikowane w taki sposób, aby klient, który życzy sobie faktury w sklepie — mógł ją otrzymać.
Wszyscy nasi rozmówcy są zgodni: KSeF to nie jest zły pomysł, pod warunkiem że komunikacja z użytkownikami będzie sprawna, a błędy będą szybko eliminowane.
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.