Niektórzy przedsiębiorcy posiadają błędne przekonanie co do tego, jak będzie działał obligatoryjny Krajowy System e-Faktur — oznajmiają specjaliści. Zaskoczenia dotyczą nawet kwestii fundamentalnych, jak przygotowanie poprawnych szablonów faktur i prezentacji wizualnych faktur dla odbiorców i podmiotów z zagranicy. Spółki są również zdziwione zmianami w JPK_VAT od 1 lutego, a te dotykają wszystkich płatników VAT. Lęki dotyczą działania systemu i limitów.
KSeF od 1 lutego obejmie również najmniejsze firmy. Aczkolwiek spora część z nich będzie obligatoryjnie wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r., to już od 1 lutego 2026 r. będą musiały faktury z KSeF otrzymywać, tak jak wszyscy inni. Eksperci podkreślają, że najdrobniejsze jednostki są tym zdumione.
— W dalszym ciągu istnieje szereg zagadnień, na które nie tylko przedsiębiorstwa, ale i Ministerstwo Finansów poszukuje odpowiedzi — oznajmia Kamil Chmielewski, doradca podatkowy, menadżer w Zespole ds. Podatków Pośrednich w KPMG w Polsce. To zaś generuje obawy.
Zgadza się z tym Magdalena Jaworska, doradca podatkowy, radca prawny i partner w Quidea.
Czytaj też: KSeF. O to najczęściej pytają firmy. Doradcy podatkowi odpowiadają
— Z naszych niedawnych obserwacji wynika, że zarówno sami podatnicy nie są jeszcze należycie gotowi na KSeF, jak również pojawiają się sygnały o problemach natury technicznej i organizacyjnej powiązanych z funkcjonowaniem platformy KSeF — mówi Magdalena Jaworska. Zwraca ona uwagę, że coraz bardziej daje się podatnikom odczuć pechowy termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF (1 lutego 2026 r.).
Wyjaśniamy, co zaskakuje płatników, którzy wdrażają się w KSeF. Sprawdź, żebyś i ty nie był w szoku.
Co zaskakuje podatników, gdy dowiadują się o KSeF
Jak objaśnia Magdalena Jaworska niestety dołączenie do systemu KSeF to nie jedyny wymóg, jaki nastąpi 1 lutego 2026 r. Ponadto Ministerstwo Finansów nałożyło na wszystkich płatników VAT powinność dostosowania JPK_VAT do nowych reguł KSeF.
Pierwotnie zmiany w JPK_VAT miały wejść w życie 1 lipca 2026 r., ale MF je przyśpieszyło. Przewiduje je rozporządzenie ministra finansów z 12 grudnia 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1800). Wejdzie ono w życie już 1 lutego 2026 r. tak jak obowiązkowy KSeF. — To znaczy, że przedsiębiorcy mają ostatnie tygodnie na przygotowania. Nowe powinności JPK_VAT będą obejmować wszystkich podatników VAT czynnych — zarówno tych zobligowanych do wystawiania e-faktur w KSeF, jak i tych, którzy wdrażają KSeF dopiero od kwietnia albo później — wyjaśnia Magdalena Jaworska. Jej zdaniem, można było to ułożyć inaczej, aby zmiany nie wchodziły w życie jednocześnie.
— Płatników niepokoją także ostatnie wieści o zwłokach w obsłudze urzędów rozpatrujących zgłoszenia ZAW-FA, czyli formularzy służących do rejestrowania uprawnień podstawowych w KSeF przez spółki. A przecież nadanie uprawnień i pozyskanie certyfikatów to dopiero początek długiej drogi przygotowania do systemu — mówi Magdalena Jaworska.
Ekspertka zwraca również uwagę na kolejne bolączki i zapytania przedsiębiorców. — Pojawiają się zapytania o efektywny odbiór faktur w systemie. Do tego dochodzą wątpliwości związane z funkcjonowaniem KSeF— zarówno kwestie techniczne, jak i interpretacja przepisów. Mnóstwo firm nie ma pełnej gotowości, wciąż są zaskakiwane nowymi rozwiązaniami, a administracja (zarówno MF, jak i poszczególne urzędy) również wykazuje oznaki niepełnego przygotowania — uważa Magdalena Jaworska.
Kamil Chmielewski dodaje, że dylematy mają zarówno najmniejsi podatnicy, jak i ci najwięksi, którzy jako pierwsi będą musieli wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r.
Termin wysyłki faktur w KSeF. Co zaskakuje przedsiębiorców?
Przedsiębiorcy — mali i duzi — są zaskoczeni m.in. restrykcyjnymi terminami wysyłki faktur w KSeF. Chodzi zarówno o bieżące fakturowanie, jak i to w przypadku np. braku dostępu do internetu w firmie, czy zwykłej awarii wewnętrznych systemów księgowych.
— Ustalenie w firmie poprawnych zasad fakturowania, w tym przestrzeganie narzuconych terminów wysyłki faktury do KSeF (np. w ramach trybu offline24, gdy fakturę trzeba dosłać w kolejnym dniu roboczym po jej sporządzeniu), wymagać może w praktyce istotnego dostosowania IT systemów fakturowych. Jest to problem szczególnie w dużych organizacjach, gdzie dokument przechodzi przez rozbudowane procesy weryfikacji i akceptacji, albo odwrotnie wystawiany jest automatycznie, ale z różnych powodów może być wysłany do KSeF później niż następnego dnia roboczego. Wykonanie stosownych modyfikacji w systemach billingowych wymaga często dużych nakładów pracy, a i tak spotkałam się z sytuacjami, gdy niektóre modyfikacje mające na celu dostosowanie do nowych przepisów nie były wręcz możliwe — mówi Magdalena Jaworska.
Ekspertka przyznaje, że w firmach o przedłużonym procesie fakturowania, rozbudowanych procesach billingowych sprostanie krótkim terminom na wysłanie faktury do KSeF może okazać się sporym wyzwaniem. — Od 1 stycznia 2027 r. za naruszenie terminu dosłania faktury do KSeF podatnikowi będzie groziła sankcja (kara do 100 proc. kwoty VAT z faktury) — przestrzega Magdalena Jaworska.
Następny problem to bieżące fakturowanie. — Będzie ono wymagać od podatników zdecydowanie większej uwagi. Znane dotychczas z praktyki — jak datowanie wsteczne, unieważnianie faktur, które trafiły do obiegu, “zamienianie” dokumentów czy ich zgubienie — w rzeczywistości KSeF nie będą już mieć miejsca. Co do zasady jedynym sposobem “usunięcia” lub poprawienia błędów na fakturze będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF — mówi doradczyni podatkowa.
Czytaj też: Chcesz w 2026 r. fakturować po staremu? Licz się z konsekwencjami
Wzór faktury jest jeden, ale nie taki sam dla wszystkich
W KSeF jest jeden wzór faktury, tzw. schema FA(3). Firmy są jednak zaskoczone tym, że pozwala ona wypełnić nawet kilkaset pól. A to oznacza, że każdy przedsiębiorca musi ustalić, które pola będzie wypełniał.
Kolejne zdziwienie to obowiązek ustalenia wizualizacji faktur, które firma będzie przekazywała podmiotom zagranicznym (kontrahentom) i konsumentom. W tym zakresie również MF narzuca pewne wymogi.
— Przygotowanie prawidłowych szablonów faktur ustrukturyzowanych oraz wizualizacji faktur funkcjonujących poza KSeF (dla podmiotu zagranicznego, konsumenta) w firmie to warunek uniknięcia zarzutów związanych z wadliwym fakturowaniem — podkreśla Magdalena Jaworska. Ekspertka przyznaje, że część przedsiębiorców tkwi w mylnym przekonaniu, że sprawne (techniczne) wysłanie faktury do KSeF “rozwiązuje” problem z wystawieniem poprawnej faktury. — Nie uwzględniają faktu, że KSeF to system, który przyjmie nawet fakturę wystawioną w sposób wadliwy lub nierzetelny — a taka faktura będzie widoczna w systemach analitycznych Ministerstwa Finansów praktycznie od razu, w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że ryzyko identyfikacji błędów w fakturowaniu po wejściu w życie KSeF istotnie wzrasta, podobnie jak ryzyko kar za błędy merytoryczne — ostrzega nasza rozmówczyni.
Nowy obowiązek dla wszystkich podatników VAT czynnych. Będzie kara za błędy?
Wszyscy podatnicy VAT czynni muszą dostosować się również do zmian w JPK_VAT. Chodzi o obowiązek oznaczania w części ewidencyjnej JPK_V7M transakcji dokumentowanych fakturą w KSeF, jak i tych dokumentowanych poza KSeF i w trakcie awarii systemu.
— Już od rozliczeń za luty 2026 r. wszyscy podatnicy VAT czynni, nie tylko ci zobowiązani do KSeF od 1 lutego, muszą stosować nowe oznaczenia w prowadzonych ewidencjach VAT: OFF dla awarii, gdy faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, BFK dla faktury elektronicznej i papierowej oraz DI dla dowodów innych niż faktura (w tym wystawionych w ramach trybów offline24) — przypomina Magdalena Jaworska.
Niewiele osób zdaje sobie sprawę, przyznaje ekspertka, że istnieje tu teoretyczne ryzyko kar VAT w związku z niepoprawnym prowadzeniem ewidencji podatkowych. Dodajmy, że zgodnie z procedurą, urząd najpierw będzie informował podatnika o niepoprawnych oznaczeniach w JPK_V7M, a dopiero, jeśli podatnik ich nie poprawki nakładana będzie kara.
Co istotne, jak mówi Magdalena Jaworska, zmiany w JPK_VAT spowodują, że trzeba będzie śledzić, którym fakturom został nadany numer KSeF, a które są wystawiane poza systemem. Do tych zmian trzeba więc również dostosować systemy księgowe i procesy raportowania JPKów. — Jednocześnie Ministerstwo Finansów podkreślało, że w początkowej fazie działania (rok 2026) system KSeF nie przewiduje sankcji za samo niepoprawne stosowanie KSeF — jednak zgodnie z przepisami są podstawy do nałożenia kary za niepoprawnie przygotowaną ewidencję — mówi Magdalena Jaworska.
Kiedy KSeF nie będzie działał i jak mocno jest obciążony?
Podatnicy obawiają się również tego, że jeśli wszyscy będą przesyłać faktury w jednym czasie (pod koniec terminu na wystawienie faktury za poprzedni miesiąc), to system może być nadmiernie obciążony. Zastanawiają się też, skąd mają wiedzieć, że KSeF ma awarię, a więc powinni działać w jednym z tzw. trybów awaryjnych (i którym).
Jak mówi Kamil Chmielewski, Ministerstwo Finansów od dłuższego czasu zapowiada uruchomienie usługi o nazwie “Latarnia”, która ma informować przedsiębiorców o obciążeniu KSeF, a także o trybie nadzwyczajnym, w jakim aktualnie funkcjonuje system. — Prace nad tą usługą nadal trwają. Narzędzie to jest bardzo istotne dla przedsiębiorców, ponieważ pozwoli im w sposób zautomatyzowany określić, czy mamy do czynienia z tzw. trybem awarii (o którym mowa w art. 106nf ustawy VAT), czy też z trybem niedostępności (art. 106nh ustawy VAT) — tłumaczy Kamil Chmielewski. Ekspert podkreśla, że rozróżnienie między tymi trybami jest kluczowe, ponieważ w przypadku awarii możliwe jest wystawienie dla nabywcy faktury bez numeru KSeF (KSeF ID), natomiast w przypadku niedostępności sprzedawca nie ma takiej możliwości. — Warto też zauważyć, że po stronie firm (zwłaszcza tych największych) trwają obecnie testy, a wprowadzenie usługi “Latarnia” tuż przed wejściem w życie KSeF 2.0 może sprawić, że nie wszyscy najwięksi przedsiębiorcy zdążą uruchomić swoje rozwiązania na czas — mówi Kamil Chmielewski.
Limity faktur — problem dużych firm?
— Nie wiadomo również, jak będzie wyglądać procedura zwiększania limitu wysyłki faktur ustrukturyzowanych na godzinę w trybie interaktywnym, z uwagi na indywidualne potrzeby danej firmy — wskazuje Kamil Chmielewski.
Przypomnijmy, że Ministerstwo Finansów określiło, ile faktur dziennie i na godzinę może przesłać do KSeF jedna firma.
W ramach jednej sesji (tzw. wsadowej) będzie można wysłać 10 tys. faktur. Natomiast w trybie interaktywnym, odrębnym od sesji wsadowej, podatnicy prześlą maksymalnie 4320 faktur na dobę, czyli 180 na godzinę.
— Obecne limity (180 faktur na godzinę), zwłaszcza w branży retail (handlu detalicznego, czyli sklepy, hipermarkety, dyskonty, platformy e-commerce itp.), są nie do przyjęcia. Z informacji przekazywanych przez Ministerstwo Finansów wynika, że limit ten można zwiększyć, jednak resort nie wskazuje, w jaki sposób można to zrobić — mówi Kamil Chmielewski.
Rozmiar faktury korygującej — kolejne zaskoczenie dla firm?
— Kolejną kwestią, która budzi wątpliwości wśród największych przedsiębiorców, jest dopuszczalna objętość faktur ustrukturyzowanych — mówi ekspert KPMG. Niezależnie od metody wysyłki faktury ustrukturyzowanej do KSeF 2.0, jej rozmiar — jeśli nie zawiera załącznika — nie może przekroczyć 1 MB. Jednocześnie faktura korygująca może odnosić się nawet do 50 tys. faktur korygowanych, co w praktyce oznacza, że jej rozmiar mógłby przekroczyć 12 MB. — Ministerstwo Finansów nie zgadza się na uproszczenia w zakresie podawania skróconych informacji o fakturach korygowanych, dlatego przedsiębiorca powinien wskazać w treści faktury korygującej wszystkie faktury pierwotne, których dotyczy korekta. Jednak w takim przypadku nie będzie możliwe skuteczne przesłanie takiej faktury do KSeF ze względu na zbyt duży rozmiar (liczony w MB) — tłumaczy Kamil Chmielewski. Ekspert dodaje, że Ministerstwo Finansów jest świadome tego problemu, jednak jak dotąd nie przedstawiło żadnych rozwiązań w tym zakresie.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.