Osoby prywatnie wynajmujące lokale mieszkalne są płatnikami VAT, jak potwierdza Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania skierowane przez Business Insidera. Dodatkowo, resort objaśnia, czy osoby te mają obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
Przed wprowadzeniem KSeF pojawiały się doniesienia sugerujące, że osoby, które wynajmują lokale prywatnie, nie mają obowiązku i nie będą musiały tworzyć faktur w KSeF. Niemniej jednak, pojawiają się interpretacje indywidualne, które mówią coś innego. W związku z tym, poprosiliśmy Ministerstwo Finansów o zajęcie stanowiska w tej kwestii.
— Implementacja obligatoryjnego KSeF nie oznacza, że wszystkie transakcje muszą być dokumentowane za pomocą faktur. W pierwszej kolejności należy stwierdzić, czy na podstawie obowiązujących regulacji istnieje wymóg wystawienia faktury, a dopiero potem, czy istnieje konieczność wystawienia jej z użyciem KSeF — rozpoczyna Ministerstwo Finansów.
Czytaj też: Wystawianie faktury w KSeF podlega nowym regułom. “Kluczowe są aż trzy terminy”
Jakie stanowisko w kwestii faktur tworzonych przez wynajmujących przyjął Dyrektor KIS
W interpretacji indywidualnej z dnia 4 lutego 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) sprecyzował, że emeryt, który oddaje w najem prywatnie lokal komercyjny dwóm przedsiębiorstwom, jest zobowiązany do wystawiania faktur, i to za pośrednictwem KSeF.
Informowaliśmy o tym stanowisku w publikacji: Wynajmujesz mieszkanie i chcesz uniknąć KSeF? Sprawdź, jak to zrobić.
Dyrektor KIS zaznaczył, że z tytułu dzierżawy lokalu użytkowego na rzecz podmiotów gospodarczych, w świetle ustawy o VAT, wnioskodawca (emeryt) jest płatnikiem prowadzącym działalność zarobkową. Równocześnie, opierając się na art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, korzysta on ze zwolnienia podmiotowego, ponieważ, jak wspomniał, nie przekroczył i nie przekracza sumy sprzedaży 200 tys. zł w roku bieżącym ani w poprzednim, i nie przewiduje jej przekroczenia w 2026 r. (limit w 2026 r. wynosi 240 tys. zł — przyp.red.).
Dyrektor KIS uznał, że emeryt, na życzenie swoich kontrahentów (przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą), powinien stosować przepisy ustawy o VAT, czyli wystawiać faktury. Transakcje związane z wynajmem lokalu komercyjnego dokonywane na rzecz innych podatników nie powinny być udokumentowane ani za pomocą rachunków, ani not obciążeniowych.
Ministerstwo Finansów oświadcza, że podziela to stanowisko.
Czy osoby wynajmujące prywatnie mieszkania są płatnikami VAT?
Ministerstwo przypomina, że uzyskanie statusu płatnika VAT nie jest uzależnione od faktu, czy osoba ta zarejestrowała działalność gospodarczą w odpowiednim rejestrze, np. w CEIDG. W kontekście podatku VAT, płatnikiem jest także m.in. osoba fizyczna prowadząca tzw. najem prywatny.
Resort tłumaczy, że “usługa wynajmu lokalu spełnia kryteria działalności gospodarczej, o której mowa w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, ponieważ jest świadczona w sposób regularny w celu osiągnięcia zysku (umowy najmu są zwykle długoterminowe, a korzyści finansowe z tego tytułu mają charakter stabilny).”
Resort dodaje, że osoby fizyczne prowadzące wyłącznie tzw. najem prywatny nie mają obowiązku rejestracji jako czynny płatnik VAT, ponieważ jeśli wartość sprzedaży nie przekroczyła u nich w roku poprzednim ani w roku bieżącym kwoty 240 tys. zł, mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy).
Osoby wynajmujące mieszkania i domy mogą również skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT). Obejmuje ono usługi wynajmu lub dzierżawy nieruchomości o charakterze mieszkalnym albo części nieruchomości, na własny użytek, jedynie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu.
Resort dodaje, że zgodnie z ustawą o NIP, czynny płatnik VAT musi posługiwać się identyfikatorem podatkowym NIP, natomiast osoby fizyczne, które nie są zarejestrowane jako płatnicy VAT, w tym te, które prowadzą najem prywatny, mogą używać numeru PESEL. Wyjątkiem są jedynie osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną, które są zarejestrowane jako płatnicy VAT lub prowadzą ewidencję sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. W tych sytuacjach identyfikatorem podatkowym jest NIP.
“Zarówno najem prywatny, jak i działalność nierejestrowana mogą być prowadzone przez podmioty zwolnione z VAT, które nie są zobowiązane do rejestracji jako płatnicy VAT” — dodaje MF.
Ministerstwo Finansów rozróżnia jednak dwie sytuacje:
— gdy osoba fizyczna wynajmuje nieruchomość innej osobie fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej oraz
— gdy osoba fizyczna wynajmuje nieruchomość płatnikowi prowadzącemu działalność gospodarczą.
Resort wyjaśnia, że w przypadku świadczenia usług najmu:
- na cele mieszkalne (czynność zwolniona na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT) lub na cele użytkowe (zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT), dokonywanego przez osobę fizyczną na rzecz innej osoby fizycznej — zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT — nie ma obowiązku wystawienia faktury, nawet na żądanie klienta; nie ma jednak przeciwwskazań, aby w takim przypadku płatnik dobrowolnie wystawił fakturę — w KSeF lub poza KSeF — decyzja należy do płatnika (faktury B2C nie podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF, ale istnieje opcja dobrowolnego wystawienia w systemie),
- na cele użytkowe, dokonywanego przez osobę fizyczną korzystającą ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, na rzecz płatnika prowadzącego działalność gospodarczą — występuje obowiązek wystawienia faktury, jeśli klient zgłosi takie żądanie, zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy. Płatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego będzie zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych płatników udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w formie papierowej, wystawionymi w danym miesiącu, będzie niższa lub równa 10 000 zł — to dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Jak zaznaczono powyżej — stwierdza MF — “podmiot prowadzący np. najem prywatny lub działalność nierejestrowaną, który wystawia faktury na rzecz konsumentów i generuje wyłącznie faktury konsumenckie, nie musi ich tworzyć w KSeF”.
A jeśli osoba wynajmująca udostępnia nieruchomość (mieszkanie, dom, pokój, lokal użytkowy) osobie lub firmie prowadzącej działalność, to na ich prośbę musi wystawiać faktury, i to w KSeF (od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.).
Jak wyjaśnialiśmy w poprzednim artykule, oznacza to, że jeśli najemca nie zażąda faktury, wynajmujący nie będzie musiał jej w ogóle wystawiać.
Kto powinien wystąpić o NIP i zarejestrować się jako płatnik VAT
Osoby fizyczne prowadzące najem prywatny, które są zobowiązane do wystawiania faktur (czyli w sytuacji, gdy najemcą jest firma lub osoba prowadząca działalność) powinny zarejestrować się jako płatnik VAT (dokonać zgłoszenia VAT-R) i uzyskać identyfikator podatkowy NIP (należy złożyć wniosek o nadanie NIP).
“Posiadanie identyfikatora podatkowego NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to również płatników, którzy prowadzą np. najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zmuszeni do wystawienia tej faktury w KSeF”.
Resort przyznaje, że wraz z wejściem w życie obligatoryjnego e-fakturowania nie ulegają zmianie zasady wystawiania faktur określone w art. 106b ustawy o VAT. Zatem płatnik korzystający ze zwolnienia przedmiotowego (art. 43 ust. 1 pkt 36) lub podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9) wciąż będzie wystawiał fakturę tylko na żądanie klienta.
Ministerstwo potwierdza w ten sposób, że jeśli klient (najemca) nie zażąda faktury, to wynajmujący nie będzie musiał jej wystawiać. W konsekwencji, nie będzie musiał ubiegać się o NIP i rejestrować się jako płatnik VAT.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.