Orlen, jeden z czołowych koncernów w Polsce, będzie zobowiązany do generowania faktur w KSeF już od najbliższej niedzieli, 1 lutego. Mowa o fakturach dla nabywców, którzy kupują na firmę benzynę i inne produkty na stacjach paliw. Jeszcze wczoraj Orlen utrzymywał, że firmy będą musiały pobierać od 1 lutego wszelkie faktury w KSeF. Dziś, odpowiadając na zapytania Business Insidera, demonstruje odmienne nastawienie.
Przypomnijmy, że nakaz wystawiania faktur w KSeF zostanie wprowadzony stopniowo:
- od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorstw, których obroty przekroczyły 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych,
- a od 1 stycznia 2027 r. dla podmiotów tzw. wykluczonych cyfrowo, czyli tych, których obrót brutto udokumentowany fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie.
Adresaci faktur, innymi słowy nabywcy, będą zobligowani do pobierania ich z KSeF już od 1 lutego 2026 r. Dotyczy to klientów największych firm, takich jak na przykład dostawcy energii elektrycznej, gazu, ciepła, spółki leasingowe itp.
Do grona tych największych podmiotów niewątpliwie zalicza się Orlen. Czy to oznacza, że wszelkie faktury za paliwo do pojazdów firmowych będą musiały być pobierane z KSeF? Wyjaśniamy.
Opisujemy także, jakie będą możliwości dokumentowania transakcji w KSeF przed i po dokonaniu sprzedaży.
Czytaj także: KSeF startuje 1 lutego. Sprawdź, co musisz o nim wiedzieć
Jakie jest nowe podejście Orlenu do faktur w KSeF?
Na początku Orlen w swoim komunikacie poinformował, że od 1 lutego wszelkie faktury sprzedażowe będą generowane w KSeF, co oznaczałoby, że wszyscy, którzy nabywają paliwo na działalność gospodarczą lub na firmę, musieliby je pobierać z KSeF. Po zatankowaniu na stacji klient nie otrzymałby żadnego dowodu sprzedaży, ponieważ na tym w zasadzie polega nowatorstwo KSeF — faktury w formie elektronicznej (ustrukturyzowane) nie są wydawane kupującym przedsiębiorcom, lecz przesyłane do KSeF. Stamtąd, to znaczy z centralnego Krajowego Systemu e-Faktur, nabywający je pobierają.
Regulacje zezwalają jednak na opcję m.in. drukowania faktur z kas fiskalnych na dotychczasowych zasadach do końca 2026 r. To jeden z wyjątków, o których wspominaliśmy w Business Insiderze.
W nowym oświadczeniu Orlen oznajmia, że skorzysta właśnie z tej możliwości.
“Jako lider branży stacji paliw w Polsce dokładamy starań, aby zapewnić najwyższe standardy oraz jakość obsługi. Zatem w odpowiedzi na potrzeby naszych klientów zadecydowaliśmy, że po 1 lutego faktury fiskalne dla klientów biznesowych będą wydawane na stacjach w sposób zbliżony do dotychczasowego. Taki stan rzeczy będzie obowiązywał co najmniej do 1 kwietnia br., by zagwarantować naszym klientom większy komfort oraz okres przejściowy, który umożliwi im lepsze przygotowanie i pełne wdrożenie nowych zasad generowania i pobierania faktur” — tak odparł Orlen na pytania Business Insidera.
Nowe stanowisko Orlenu względem KSeF oznacza, że od niedzieli 1 lutego (i przynajmniej do 1 kwietnia) klient, który kupuje benzynę na firmę na stacji, będzie mógł otrzymać wydrukowaną fakturę. Orlen umożliwi więc klientom biznesowym uzyskiwanie standardowych drukowanych faktur na stacjach paliw przynajmniej do 1 kwietnia.
Czytaj także: Logowanie do KSeF. Wyjaśniamy krok po kroku
Jakie będą dodatkowe opcje dokumentowania sprzedaży po wejściu w życie KSeF
Przypomnijmy, że od 1 lutego przed wygenerowaniem faktury w KSeF, czyli zanim sprzedawca umieści ją w KSeF, będzie mógł wydać nabywcy również “potwierdzenie transakcji”. Jest to jednak opcja dobrowolna (tzw. biznesowa, a nie prawna), zatem sprzedawcy nie muszą z niej korzystać. Orlen nie zamierza z tego korzystać.
Jak tłumaczyła w rozmowie z Business Insiderem Anna Mytyk, wicedyrektor Departamentu Podatku od Towarów i Usług w Ministerstwie Finansów, chodzi na przykład o sytuację, gdy sprzedawca sprzeda towar, wygeneruje fakturę, lecz nie nadano jej jeszcze numeru KSeF. “W takim przypadku sprzedawca nie może wydać wizualizacji z odpowiednimi oznaczeniami (m.in. numerem KSeF — red.). W zastępstwie będzie mógł więc wydać potwierdzenie transakcji, czyli dokument poświadczający, że do danej sprzedaży wygenerowano fakturę. Będzie na nim kod QR, który nabywca będzie mógł zeskanować i sprawdzić, czy faktura jest już w KSeF”.
Prawidłowo wygenerowany kod QR (na “potwierdzeniu transakcji”) ma więc przenieść użytkownika, posiadacza takiego dokumentu do systemu, do źródła, czyli do faktury w KSeF.
Z kolei po dokonaniu sprzedaży, gdy sprzedawca prześle fakturę do KSeF, a system nada jej numer KSeF, będzie można wydać tzw. wizualizację faktury. To inaczej jej wydruk (forma papierowa) lub wersja elektroniczna (np. PDF), na której będą dwie dodatkowe informacje: kod QR oraz numer KSeF faktury. O wizualizacji możemy bowiem mówić wtedy, gdy sprzedawca wystawił już fakturę w KSeF i przydzielono jej numer KSeF.
Jak tłumaczyła nam Anna Mytyk z Ministerstwa Finansów “wizualizacja faktury to odzwierciedlenie dokumentu, który znajduje się już w KSeF. Mówimy więc o sytuacji, gdy w transakcjach B2B sprzedawca wystawił fakturę w KSeF i jest ona już w systemie. Sprzedawca może więc wygenerować kod QR i przekazać dodatkowo wizualizację faktury, np. po to, aby nabywca mógł ją przedstawić w sądzie lub w urzędzie. Wizualizacja będzie więc wyglądała identycznie jak faktura. Będzie na niej numer, jeden kod QR i pod tym numer KSeF.”
Uwaga! Nie można generować faktur w KSeF i poza KSeF (z tymi samymi danymi). Jeśli dojdzie do podwójnego fakturowania, to sprzedawca będzie musiał uiścić podwójny VAT do urzędu skarbowego (wykazany na dwóch identycznych fakturach).
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.