Jeżeli prowadzisz działalność na własny rachunek, jesteś freelancerem, nie masz wielkich dochodów i uważasz, że KSeF Ciebie nie obejmuje? Tutaj możesz się poważnie mylić. Państwowy System e-Faktur to nie tylko rozwiązanie dla dużych przedsiębiorstw i działów finansowych z licznym personelem. To system, który już w lutym zapuka do drzwi małych firm i wolnych strzelców, pomimo tego, że zgodnie z przepisami dla nich obowiązek wchodzi w życie dopiero 1 kwietnia.
— Działam jako jednoosobowa firma i współpracuję z trzema dużymi firmami. Właśnie się dowiedziałem, że od lutego faktury mam im przesyłać przez KSeF. Nie ma dla nich znaczenia, że mnie ten obowiązek dotyczy dopiero od 1 kwietnia. Nie zrezygnuję ze współpracy z nimi, więc muszę mieć dostęp do KSeF — relacjonuje pan Krzysztof. I pyta, od czego rozpocząć przygotowania? Na co zwrócić uwagę, aby unikać problemów i stresu na ostatnią chwilę?
W oparciu o doświadczenia pana Krzysztofa, doradców podatkowych i firm oferujących programy do rozliczeń przygotowaliśmy praktyczny przewodnik, krótką instrukcję przygotowania się do tej zmiany. Oto siedem kroków, które dobrze jest zrealizować już teraz.
Czytaj też: Ile masz czasu na przygotowanie do KSeF? Do 1 lutego, czy do innej daty
Krok 1. Upewnij się, czy posiadasz profil zaufany
Każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą swoją przygodę z nowym rodzajem faktur — fakturami ustrukturyzowanymi — musi rozpocząć od zalogowania się do KSeF. W terminologii urzędowej oznacza to autoryzację w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Logowanie jest dostępne pod adresem: Krajowy System e-Faktur (ksef.podatki.gov.pl). Warto tu zauważyć, że po wpisaniu w wyszukiwarce Google frazy “logowanie KSeF”, na pierwszym miejscu wyświetla się odnośnik do serwisu informacyjnego o KSeF, a dopiero na drugim do właściwego KSeF. A ten link jest istotny, ponieważ na stronie informacyjnej trudno jest znaleźć link do logowania.
Jak objaśnia Joanna Łuksza, szef Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL, istnieją trzy sposoby logowania do KSeF. Są to:
- profil zaufany,
- podpis elektroniczny kwalifikowany (cyfrowy ekwiwalent własnoręcznego podpisu osobistego),
- pieczęć elektroniczna kwalifikowana (cyfrowy ekwiwalent standardowej pieczątki firmowej).
Jedyną darmową opcją jest logowanie poprzez profil zaufany (PZ). Podpis lub pieczęć kwalifikowana wiąże się z dodatkowym wydatkiem — często zupełnie niepotrzebnym w małej firmie.
— Przedsiębiorca musi przemyśleć, czy profil zaufany będzie dla niego wystarczający. Pewne jest to, że aby wejść do KSeF, potrzebne jest jedno z tych trzech narzędzi — podkreśla Joanna Łuksza.
Dlatego warto już teraz zatroszczyć się o PZ. Najprościej założyć go online przez stronę pz.gov.pl, używając bankowości elektronicznej.
Joanna Łuksza zaznacza jednak, że nie można za pomocą bankowości elektronicznej zalogować się do KSeF. KSeF nie oferuje takiej możliwości jak ZUS do logowania się do eZUS.
Uwaga: powyższy opis dotyczy głównie jednoosobowych działalności. W przypadku spółek, fundacji i stowarzyszeń, czyli podmiotów niebędących osobą fizyczną, rozpoczęcie pracy z KSeF wygląda inaczej. Najpierw należy złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA, wskazując osoby upoważnione do działania w KSeF. Kiedy urząd skarbowy przyzna uprawnienia, o czym informuje drogą mailową, wskazane osoby mogą zalogować się do KSeF, np. za pomocą profilu zaufanego.
Zobacz też: Chcesz w 2026 r. wystawiać faktury tradycyjnie? Przygotuj się na konsekwencje
Krok 2. Zaloguj się do KSeF i zapoznaj się z systemem
Nasz przedsiębiorca, pan Krzysztof nie zawiera umów na odległość, nie bierze udziału w konkursach ofert, więc nie potrzebuje podpisu kwalifikowanego. Co ważne, posiada profil zaufany i od razu może zalogować się do KSeF. Na tym etapie nie wystawi jeszcze faktury elektronicznej ani jej nie odbierze. Może za to:
- wygenerować certyfikaty (więcej o nich piszemy w kolejnym punkcie);
- przyznawać uprawnienia innym osobom lub jednostkom.
Warto zrozumieć różnicę między tymi dwoma narzędziami KSeF.
— Certyfikat to techniczny klucz, który umożliwia programowi do fakturowania połączenie się z kontem w KSeF — wyjaśnia Joanna Łuksza. I dodaje, że uprawnienie nadaje się konkretnej osobie (np. księgowej) lub jednostce (np. firmie księgowej). Zakres uprawnień może być zróżnicowany, od szerokiego (do wystawiania i otrzymywania faktur) do wąskiego (tylko do ich przeglądania).
Warto tu wiedzieć, że wyłącznie uprawnienia nadane w Module Certyfikatów i Uprawnień, który został uruchomiony od 1 listopada 2025 r., zostaną przeniesione do wersji produkcyjnej.
Czytaj też: Słyszałeś o KSeF, ale jeszcze nic nie zrobiłeś? To musisz wiedzieć
Krok 3. Jeśli korzystasz z programu do fakturowania, wygeneruj certyfikat
Jeżeli przedsiębiorca do tej pory wystawiał faktury w programie komercyjnym, jego dostawca najprawdopodobniej poprosi go o wygenerowanie certyfikatu KSeF.
— Certyfikat funkcjonuje jak klucz — umożliwia programowi przesyłanie faktur w imieniu firmy — wyjaśnia Joanna Łuksza.
Dlatego certyfikat warto wygenerować jak najszybciej i przekazać go dostawcy systemu. Dzięki temu, jak podkreśla Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt, dla firm korzystających z nowoczesnych systemów księgowych wdrożenie KSeF będzie w dużej mierze niezauważalne. — Zmiana będzie miała w zasadzie charakter techniczny — dodaje Juszczyk.
Takie rozwiązanie stosują również m.in. banki oferujące fakturowanie. Tak postępuje np. mBank, który oferuje firmom mOrganizer, a w nim funkcje do wystawiania faktur.
— mOrganizer jest w pełni zintegrowany z KSeF. Aby rozpocząć korzystanie z funkcji związanych z KSeF, klient musi jedynie załadować do mOrganizera certyfikat uwierzytelniający oraz certyfikat do faktur offline — wyjaśnia Piotr Teodorczyk, dyrektor departamentu klienta firmowego w mBanku. Klienci nie upoważniają więc banku do dostępu do KSeF, tylko używają własnych certyfikatów, które po załadowaniu do systemu są szyfrowane i zabezpieczone przed dostępem osób postronnych. — Po załadowaniu certyfikatu użytkownicy mogą przesyłać i odbierać faktury bezpośrednio z KSeF za pośrednictwem mOrganizera — dodaje Piotr Teodorczyk.
Podobnie będzie działać wiele programów, w których np. pojawi się przycisk “wyślij fakturę do KSeF”.
Należy tu zaznaczyć, że certyfikaty wygenerowane przed 1 lutego w wersji KSeF przedprodukcyjnej, będą ważne po tej dacie. Z reguły ich okres ważności wynosi dwa lata. Im szybciej przedsiębiorca zdobędzie certyfikat, tym zredukuje ryzyko problemów po uruchomieniu KSeF.
Krok 4. Wystawiasz faktury w Excelu? Zobacz, jak to robić w KSeF
Pan Krzysztof nie używa jednak programów do księgowości. Na co musi się przygotować?
— Ta grupa przedsiębiorców, a także osoby wystawiające faktury ręcznie na papierze, najbardziej odczują w codziennej pracy wejście KSeF. W praktyce oznacza to konieczność zmiany sposobu pracy lub wprowadzenia dodatkowego oprogramowania — zaznacza Piotr Juszczyk.
Wyjaśnia, że arkusz kalkulacyjny nie umożliwia wystawienia faktury w KSeF. Dane z Excela muszą zostać przekonwertowane do formatu XML i przesłane do systemu za pomocą odpowiedniego narzędzia lub aplikacji. Warto tu podkreślić, że format XML to w rzeczywistości sekwencja dziwnych, niezrozumiałych dla zwykłego człowieka znaków, które definiują strukturę dokumentu, umożliwiając jego przesyłanie między różnymi systemami. Od 1 lutego, aby zrozumieć fakturę, trzeba wygenerować jej wizualizację, obraz. Nie będzie to jednak faktura w rozumieniu prawa podatkowego. Na wizualizacji będzie widoczny kod QR, który pozwoli znaleźć fakturę w systemie.
Co może zrobić pan Krzysztof, aby móc wystawiać e-faktury w KSeF? Ma do wyboru komercyjne programy zintegrowane z KSeF lub darmowe narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów:
- Aplikację Podatnika KSeF,
- Aplikację Mobilną KSeF,
- e-Mikrofirmę.
Pan Krzysztof musi zdecydować, które rozwiązanie wybrać, w lutym, jeśli w tym miesiącu planuje wystawić fakturę.
Inni drobni przedsiębiorcy mają jednak więcej czasu na wybranie najlepszego dla siebie rozwiązania. Od 1 lutego e-faktury za pośrednictwem KSeF muszą wystawiać tylko ci, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł z VAT.
Dopiero od 1 kwietnia obejmie on pozostałe firmy, ale nie wszystkie. Najmniejsze firmy, które miesięcznie wystawiają faktury na kwotę poniżej 10 tys. zł, mają czas do końca roku. Dopiero od 1 stycznia 2027 r. będą musiały w pełni korzystać z KSeF. Do tego czasu będą jedynie odbierać w nim faktury od dużych firm. W związku z tym prawie wszystkie firmy muszą zaznajomić się z KSeF, mieć do niego dostęp, aby odbierać faktury.
Przy wystawianiu faktur istotne są dwie kwestie. Po pierwsze, faktury wystawionej w KSeF nie można edytować, skasować ani anulować.
— Jedynym sposobem na zmianę jest faktura korygująca — stwierdza Joanna Łuksza.
Dlatego, zanim rozpocznie się wystawianie dokumentów “na poważnie”, warto dokładnie poznać wybrane narzędzia. Błąd w nazwie kontrahenta, kwocie, spowoduje konieczność wystawienia faktury korygującej.
Po drugie, nie można wystawić faktury z datą wsteczną. Wielu przedsiębiorców miało w zwyczaju przy miesięcznym rozliczeniu wystawiać faktury za poprzedni miesiąc, czyli np. w marcu za luty, i z lutową datą, aby ją rozliczyć w tym miesiącu.
— W KSeF to nie będzie możliwe — podkreśla Joanna Łuksza.
KSeF nie pozwala na “manipulowanie” datami. Nie będzie można już w marcu wystawić faktury z datą lutową, wszystko trzeba będzie robić na bieżąco. I to może okazać się największym wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców.
Krok 5. Ustal z księgową, jak będzie wyglądała współpraca
Najważniejsze będzie również ustalenie modelu współpracy z księgową lub biurem rachunkowym. Pan Krzysztof aktualnie zbiera faktury z miesiąca, papierowe skanuje i wszystko na chybił trafił przesyła mailem do księgowej. KSeF to całkowicie zmienia. Dlatego warto już teraz zapytać księgową, jaki model współpracy proponuje. W skrócie do wyboru są cztery modele:
- Pełna obsługa przez księgową: przedsiębiorca przyznaje księgowej uprawnienia do wystawiania i pobierania faktur. Księgowa, konkretna osoba fizyczna, zarządza całą dokumentacją w KSeF.
- Pełna obsługa przez biuro rachunkowe: przedsiębiorca przyznaje uprawnienia właścicielowi biura rachunkowego, czyli firmie.
- Obsługa hybrydowa: Przedsiębiorca samodzielnie wystawia faktury sprzedaży w KSeF (za pomocą własnego programu lub aplikacji MF), natomiast księgowa ma prawo do przeglądania (pobierania) faktur zakupu i sprzedaży w celu ich zaksięgowania.
- Przekazywanie dokumentów: Przedsiębiorca samodzielnie obsługuje KSeF, a księgowej przesyła dokumenty, np. wizualizację e-faktury. Taka wizualizacja zawiera kod QR, który umożliwia jej odnalezienie w KSeF.
Każdy z tych modeli ma swoje plusy i minusy, co stanowi temat na osobny artykuł. Kluczowa jest jednak jedna kwestia. Trzeba wiedzieć, kto otrzyma dostęp do KSeF. To system do wystawiania i odbierania faktur, a pełną odpowiedzialność za dokumenty ponosi przedsiębiorca. — To kwestia zaufania — osoba z dostępem widzi dane finansowe, ale w zależności od zakresu uprawnień może działać w imieniu firmy — podkreśla Joanna Łuksza.
Krok 6. Zaplanuj odbiór faktur kosztowych
KSeF to nie tylko wystawianie faktur, ale także ich odbiór. Coraz więcej dostawców będzie przesyłać dokumenty wyłącznie przez system. Faktura może po prostu pojawić się w KSeF — bez maila i bez pliku PDF. Dlatego należy ustalić:
- kto sprawdza KSeF,
- jak często,
- czy robi to program, księgowa, czy przedsiębiorca.
Brak faktury w rozliczeniach to ryzyko błędów podatkowych i problemów przy kontroli. KSeF wymusza więc nowe nawyki — albo regularne logowanie, albo automatyzację.
Krok 7. Nie zostawiaj KSeF na ostatnią chwilę
Najczęstszym błędem drobnych przedsiębiorców jest czekanie do ostatniego momentu. Osoby prowadzące działalność na pewno słyszały, że 1 lutego zostanie uruchomiony Krajowy System e-Faktur.
Niewielu jednak wie, że już od lutego będzie musiało korzystać z tego systemu, ponieważ od tego miesiąca faktury muszą w nim wystawiać firmy z obrotem powyżej 200 mln zł, czyli np. właściciele stacji benzynowych, operatorzy telekomunikacyjni, firmy leasingowe.
Orlen ogłosił już, że będzie wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane w KSeF. Chcesz otrzymać fakturę za paliwo? Musisz mieć dostęp do systemu. Masz auto w leasingu? Faktura również trafi do KSeF. Współpracujesz z dużą firmą? Coraz więcej przedsiębiorstw zapowiada, że od lutego nie będzie akceptować faktur papierowych ani w formacie PDF.
— Dlatego nie warto czekać do 1 lutego, tylko już teraz poszukać informacji o KSeF, sprawdzić, jak uzyskać dostęp do systemu i jak będzie on działał — podsumowuje Joanna Łuksza.
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.