Osoby dzierżawiące lokale i podatnicy oferujący usługi bez VAT nie chcą generować faktur w KSeF. Do tej pory nie byli zobowiązani do generowania faktur. Jest metoda, by taki stan rzeczy utrzymać.
Osoby wydzierżawiające prywatne lokale, zgodnie z najnowszymi interpretacjami organów podatkowych, muszą generować faktury w KSeF, jeśli zażąda tego lokator. Stanowi to dla nich problem, ponieważ dotychczas wystarczały im rachunki. Wielu dzierżawców nawet nie wie, że jest podatnikiem VAT zwolnionym (tzw. zwolnienie ze względu na wartość sprzedaży, która nie przekracza 240 tys. zł).
Identyczny problem dotyczy podatników VAT zwolnionych ze względu na rodzaj świadczonych usług, czyli oferujący konkretne usługi (np. pośrednictwo w ubezpieczeniach). Według organów podatkowych, rachunki można generować tylko w konkretnych sytuacjach.
Eksperci zaznaczają jednak, że kłopot z fakturami w KSeF da się pominąć – i to zgodnie z prawem.
Czytaj też: KSeF dla mniejszych przedsiębiorstw przełożony. Przychody mogą być nawet większe niż 10 tys. zł
Czy osoby wynajmujące muszą generować faktury w KSeF, czy mogą to być rachunki
Osoby wydzierżawiające prywatnie nieruchomości wolałyby generować rachunki zamiast faktur. Według organów podatkowych jest to niemożliwe. Jak informowaliśmy wcześniej, Dyrektor KIS w interpretacjach indywidualnych wyróżnia dwie sytuacje:
— wynajmu przez osobę fizyczną na rzecz najemcy, którym jest przedsiębiorca (osoba prowadząca działalność lub firma) oraz
— wynajmu przez osobę fizyczną na rzecz najemcy, którym jest konsument (np. student).
W pierwszej sytuacji organ podatkowy dostrzega relację między dwoma podmiotami VAT (nawet jeżeli osoba wynajmująca jest podatnikiem VAT zwolnionym) i uważa, że pojawia się obowiązek uzyskania NIP i wystawiania faktur w KSeF, jeżeli najemca zgłosi zapotrzebowanie na fakturę. Jeśli wartość sprzedaży przekracza 10 tys. zł miesięcznie, faktury w KSeF trzeba generować od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli jest niższa – od 1 stycznia 2027 r.
W drugiej sytuacji — wynajmu mieszkania na przykład studentowi — organ podatkowy dostrzega relację między podatnikiem VAT i konsumentem. W tej sytuacji uważa, że nie ma obowiązku fakturowania w KSeF, ani pozyskiwania NIP. Jeżeli student z jakiegoś powodu zażąda faktury, osoba wynajmująca może ją wygenerować poza KSeF, w formie papierowej lub cyfrowej (ustalonej z lokatorem).
Czytaj też: Nowa interpretacja KIS zaskakuje osoby wydzierżawiające. Dotyka wielu podatników
Kiedy można generować rachunki? Według organów podatkowych na ogół tylko “do czynności wyłączonych z VAT”, czyli tylko w trzech przypadkach:
— kiedy transakcja jest całkowicie poza VAT (nie podlega VAT),
— kiedy podatnik chce udokumentować czynności realizowane przez podmioty niebędące podatnikami,
— kiedy dokument generuje rolnik ryczałtowy, zwolniony z powinności generowania faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT.
Takie twierdzenie przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 marca 2026 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP).
Dodajmy, że identyczny problem, jak osoby wynajmujące mają też inni podatnicy zwolnieni z VAT, w tym ze względu na rodzaj usług, czyli wykonujący usługi bez VAT na podstawie art. 43 ustawy o VAT.
Kto musi generować faktury w KSeF na życzenie nabywcy?
Dyrektor KIS w interpretacjach zaznacza, że podatnicy zwolnieni z VAT muszą generować faktury na życzenie kupujących. Od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. należy je generować za pomocą KSeF.
Takie stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacjach:
— z 12 marca br. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.51.2026.1.JP) — dotyczy podatniczki prowadzącej działalność gospodarczą, korzystającej ze zwolnienia podmiotowego z VAT (ze względu na wysokość sprzedaży — art. 113 ustawy o VAT); Organ stwierdził, że “nie może Pani dokumentować realizowanych usług rachunkiem, ponieważ wykonywane przez Panią czynności podlegają uregulowaniom ustawy o VAT i właściwym dokumentem do ich udokumentowania jest faktura”;
— z 13 lutego br. (sygn. 0114-KDIP4-3.4012.667.2025.2.DS) — dotyczy osoby prowadzącej działalność gospodarczą, która świadczy wyłącznie usługi pośrednictwa ubezpieczeniowego (zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT);
— z 4 lutego br. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG) — dotyczy emeryta zwolnionego podmiotowo z VAT, wydzierżawiającego prywatnie lokal użytkowy dwóm firmom.
Jak legalnie pominąć obowiązek generowania faktur przez podatników zwolnionych z VAT
Jak objaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup, jeżeli lokal od osoby fizycznej, korzystającej ze zwolnienia VAT, wynajmuje firma, to najemca może, ale nie musi, prosić o dokument potwierdzający transakcję. — Osoba wynajmująca może uniknąć powinności generowania faktury, a co za tym idzie, użytkowania KSeF, jeżeli lokator faktury nie zażąda — objaśnia Monika Piątkowska.
Ekspertka dodaje, że przedsiębiorca w rzeczywistości nie potrzebuje takiej faktury. — Jeżeli osoba wynajmująca jest zwolniona z VAT, lokator nie odliczy podatku. Natomiast w odniesieniu do podatku dochodowego i ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu, można to zrobić na podstawie potwierdzenia przelewu i umowy najmu. Należy jednak pamiętać, że to rozwiązanie zależy nie tylko od uregulowań prawnych, ale również relacji między stronami umowy najmu — wyjaśnia Monika Piątkowska.
Tak samo może postąpić również osoba, która świadczy usługi zwolnione ze względu na rodzaj, czyli na przykład pośrednik ubezpieczeniowy. Wystarczy, by nabywca usług nie żądał faktury, a nie pojawi się obowiązek jej generowania — ani w KSeF, ani w żadnej innej formie.
Co z najmem prywatnym osobie fizycznej, na przykład studentowi?
— Jeżeli najem prywatny jest realizowany na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie mamy obowiązku wystawienia takiej faktury, nawet na żądanie lokatora. Jeśli jednak postanowimy wygenerować fakturę, nie trzeba jej wprowadzać do KSeF — odpowiada Monika Piątkowska.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.